Τι είναι η επιστροφή εξόδων όταν ταξιδεύετε για επιχειρήσεις;

Η επιστροφή εξόδων είναι μια μέθοδος για την επιστροφή των εργαζομένων όταν ξοδεύουν τα δικά τους χρήματα ενώ εργάζονται για την ώρα της επιχείρησης. Αυτά τα έξοδα γενικά συμβαίνουν όταν ο εργαζόμενος ταξιδεύει για επαγγελματικούς λόγους.

Τα έξοδα ταξιδίου μπορούν να περιλαμβάνουν διαμονή, πτήσεις, μεταφορές εδάφους, συμβουλές για καπετάνιο, γεύματα και άλλα συναφή έξοδα που μπορεί να έχει ένας εργαζόμενος ενώ ταξιδεύει για δουλειά. Άλλες επιχειρηματικές δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως λήψη πελατών ή υποψήφιων υπαλλήλων για μεσημεριανό γεύμα ή δείπνο, αγορά βιβλίων ή άλλου εκπαιδευτικού υλικού που καλύπτει ο εργοδότης ή έξοδα οδήγησης.

Τα είδη των δαπανών που ένας οργανισμός θα αποζημιώσει βρίσκονται στα επαγγελματικά ταξίδια, την ψυχαγωγία και τις γενικές ασφαλιστικές δαπάνες της εταιρείας στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, καλύπτονται δαπάνες όπως στεγνό καθάρισμα και συμμετοχή σε γυμναστήριο σε εκτεταμένα ταξίδια. Ενώ η ψυχαγωγία πελατών σε επαγγελματικά ταξίδια αποτελεί κοινό επιστρεπτέο κόστος, οι περισσότερες εταιρείες θέτουν όρια δαπανών για φαγητό και ψυχαγωγία.

Πώς πληρώνουν οι υπάλληλοι τα έξοδα

Όλο και περισσότερο, οι επιχειρήσεις αναθέτουν σε εργαζόμενους χαμηλού και μεσαίου επιπέδου που ταξιδεύουν συχνά με εταιρικές πιστωτικές κάρτες. Αντί να πληρώνουν για έξοδα με τα δικά τους χρήματα, οι υπάλληλοι χρεώνουν όλα εκτός από παρεπόμενα και συμβουλές στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας.

Αυτή είναι μια βολική προσέγγιση για την εξόφληση δαπανών για τον εργαζόμενο επειδή οι λογαριασμοί πιστωτικών καρτών τεκμηριώνουν τα ακριβή έξοδα χωρίς ο υπάλληλος να χρειάζεται να αποθηκεύσει αποδείξεις και να συμπληρώσει τις εκθέσεις των εξόδων ταξιδιού.

Μια άλλη μέθοδος για την πληρωμή των υπαλλήλων για έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών είναι με ανά ημέρα. Η ημερήσια δόση είναι η προκαθορισμένη ημερήσια αποζημίωση που καταβάλλεται στους υπαλλήλους για δαπάνες που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια ταξιδιού για επαγγελματική δραστηριότητα. Αυτά τα έξοδα θα μπορούσαν να είναι για διαμονή, γεύματα, συμβουλές, ταξί και άλλα τέλη επίγειας μεταφοράς.

Συμπλήρωση της έκθεσης δαπανών

Τόσο στην περίπτωση της χρήσης της πιστωτικής κάρτας της εταιρείας όσο και στην πληρωμή μετρητών, οι εργαζόμενοι πιθανόν θα πρέπει να συμπληρώσουν μια έκθεση αποζημίωσης δαπανών κατά την επιστροφή από το ταξίδι. Με την πιστωτική κάρτα της εταιρείας, θα πρέπει να εξηγήσουν λιγότερο από τις προφανείς χρεώσεις που εμφανίζονται στον λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας (όπως ένα γεύμα αργά το βράδυ). Θα χρεώσουν επίσης την εταιρεία για τα πρόσθετα δευτερεύοντα έξοδα που κατέβαλαν με δικά τους χρήματα ή πιστωτική κάρτα.

Όταν ο εργαζόμενος πληρώνει μετρητά, θα πρέπει να καταγράψει και, περιστασιακά, να αιτιολογήσει, κάθε δαπάνη για την οποία ζητείται επιστροφή. Οι περισσότερες εταιρείες ορίζουν ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να υποβάλλονται οι εκθέσεις αποζημίωσης δαπανών και όλες οι δαπάνες να ελέγχονται από τη λογιστική καθώς και οι δηλώσεις της εταιρείας πιστωτικών καρτών. Οποιαδήποτε αδικαιολόγητα έξοδα, ή εκείνα που εξαιρούνται από την πολιτική της εταιρείας, δεν επιστρέφονται-προκαλούν προβλήματα για τον εργαζόμενο.

Ασυνήθεις καταστάσεις

Ας πούμε ότι ένας αντιπρόσωπος πωλήσεων παίρνει μαζί του ένα κατοικίδιο ζώο σε ένα ταξίδι και χρεώνει ένα τέλος κατοικίδιων στο ξενοδοχείο στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας, ισχυριζόμενος ότι το ξενοδοχείο δεν θα διαχωρίσει το τέλος και σχεδίαζαν να αποζημιώσουν την εταιρεία.

Πρόκειται για κατάχρηση κεφαλαίων της εταιρείας; Ετσι φαίνεται. Είτε εγγράφως είτε όχι, είναι αρκετά σαφές ότι η χρήση μιας πιστωτικής κάρτας εταιρείας πρέπει να χρησιμοποιηθεί μόνο για τα έξοδα της επιχείρησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προσωπική χρήση μιας εταιρείας μπορεί να οδηγήσει σε τερματισμό. Ωστόσο, εδώ πρέπει να εξετάσετε. Μήπως ο υπάλληλος πήγε στη λογιστική και εξήγησε το πρόβλημα ότι το ξενοδοχείο δεν ήταν σε θέση να διαχωρίσει τα τέλη κατοικιδίων ζώων; Ή, ήταν ο υπάλληλος που αλιεύθηκε από μια προσεκτική αναθεώρηση των δαπανών της στη λογιστική;

Μια άλλη σκέψη είναι, έχουν επιστραφεί άλλοι εργαζόμενοι από την εταιρεία στο παρελθόν για παρόμοιες δαπάνες; Εάν ναι, η πειθαρχική ενέργεια δεν είναι σωστή. Ωστόσο, αν η πολιτική της εταιρείας δηλώνει σαφώς ότι δεν επιτρέπεται συγκεκριμένη δαπάνη και ο υπάλληλος συλλαμβάνεται (όχι άμεσα) τότε ο ΥΕ θα πρέπει να λάβει κάποια σοβαρή πειθαρχική ενέργεια. Δεν είναι κάθε περίπτωση σαφής. Μερικές φορές θα πρέπει να ρωτήσετε και να κάνετε ένα κομμάτι της σκάψιμο πριν από τη λήψη μέτρων.