Βασικές δεξιότητες διαχείρισης για αρχάριους

Το Επίπεδο 1 της Πυραμίδας Δεξιοτήτων Διαχείρισης παρουσιάζει τις βασικές δεξιότητες που πρέπει να έχει ο αρχάριος διαχειριστής. Είναι το θεμέλιο της πυραμίδας των δεξιοτήτων διαχείρισης, το οποίο δείχνει τις δεξιότητες που ένας διαχειριστής πρέπει να καταφέρει να πετύχει και δείχνει πώς αυτές οι δεξιότητες διαχείρισης οικοδομούνται μεταξύ τους προς την επιτυχία.

Βασικές δεξιότητες διαχείρισης

Υπάρχουν τέσσερις βασικές δεξιότητες διαχείρισης που ο καθένας πρέπει να καταφέρει να έχει οποιαδήποτε επιτυχία σε μια θέση διαχείρισης. Αυτές οι τέσσερις βασικές δεξιότητες είναι ναπρογραμματίζετε, οργανώνετε, κατευθύνετε και ελέγχετε και συζητούνται ξεχωριστά λεπτομερώς παρακάτω.

Σχέδιο

Ο προγραμματισμός είναι το πρώτο και σημαντικότερο βήμα σε κάθε έργο διαχείρισης. Είναι επίσης το πιο συχνά παραβλέπεται ή σκοπίμως παραλείπεται βήμα. Ενώ το ποσό του σχεδιασμού και των απαιτούμενων λεπτομερειών ποικίλει από εργασία σε εργασία, η παράλειψη αυτού του έργου είναι να προσκαλέσει την καταστροφή εκτός από τυφλή τύχη. Αυτό είναι που μας δίνει το παροιμιώδες των 6 P του προγραμματισμού (ή 7 P ανάλογα με το πώς μετράτε).

Παρόλο που οι περισσότεροι άνθρωποι συνδέουν τον προγραμματισμό με τον γενικό επιχειρηματικό προγραμματισμό, υπάρχουν και διαφορετικά επίπεδα προγραμματισμού:

• Στρατηγικό σχεδιασμό
• Τακτικός Σχεδιασμός
• Επιχειρησιακός Σχεδιασμός

Και υπάρχουν διαφορετικά είδη σχεδιασμού:

• Σχεδιασμός Καταστροφών
• Σχεδιασμός διαδοχής
• Σχεδιασμός κρίσεων
• Σχεδιασμός αποζημίωσης

Οργανώνω

Ο διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να οργανώνει ομάδες, καθήκοντα και έργα, προκειμένου να κάνει τη δουλειά της ομάδας με τον πιο αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο. Ως αρχικός διευθυντής, μπορεί να οργανώνετε μια μικρή ομάδα εργασίας ή μια ομάδα έργου. Αυτές οι ίδιες δεξιότητες θα απαιτηθούν αργότερα στην καριέρα σας όταν πρέπει να οργανώσετε ένα τμήμα ή ένα νέο τμήμα της εταιρείας.

Είναι σαφές ότι υπάρχει μεγάλη αλληλεπικάλυψη μεταξύ του προγραμματισμού του έργου και της οργάνωσής του. Όπου ο σχεδιασμός επικεντρώνεται στο τι πρέπει να γίνει, η οργάνωση είναι πιο λειτουργική και επικεντρώνεται περισσότερο στον τρόπο με τον οποίο θα γίνει η καλύτερη δουλειά.

Όταν οργανώνετε την εργασία, πρέπει να:

• να καθορίσουν τους απαιτούμενους ρόλους
• εκχωρήσετε εργασίες στους ρόλους
• καθορίστε τον καλύτερο πόρο (άτομα ή εξοπλισμό) για το ρόλο
• να αποκτήσουν τους πόρους και να τις κατανείμουν στους ρόλους
• να αναθέσετε πόρους στους ρόλους και να αναθέσετε την εξουσία και την ευθύνη σε αυτούς.

Είτε έχετε ανατεθεί μια μικρή ομάδα ή ένα έργο για να διαχειριστείτε, αρχίζοντας οι διαχειριστές πρέπει επίσης να είναι σε θέση να οργανώσουν γραφεία και συστήματα δεδομένων.

Μπορεί να μην είστε σε θέση να μετακινήσετε τους ανθρώπους γύρω σας για να φέρετε μαζί την ομάδα σας, αλλά θα πρέπει να το εξετάσετε. Από την άλλη πλευρά, μπορεί να χρειαστεί να μετακινήσετε πολλούς ανθρώπους σε ένα μικρό χώρο και θα πρέπει να οργανώσετε πράγματα έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να εργαστεί αποτελεσματικά μέσα σε αυτό το διάστημα. Αργότερα στη σταδιοδρομία σας, μπορεί να χρειαστεί να οργανώσετε ένα γραφείο για να φιλοξενήσετε ομάδες από διάφορα τμήματα και τις ειδικές ανάγκες τους.

Θα χρειαστεί επίσης να είστε σε θέση να οργανώσετε όλα τα συστήματα που θα χειρίζονται τα δεδομένα που χρειάζεται η ομάδα σας για να συλλέξει ή να διανείμει. Αυτές τις μέρες, αυτές είναι πιθανώς υπολογιστικά συστήματα. Πρέπει να αποφασίσετε αν, για παράδειγμα, πρέπει να ρυθμίσετε κοινές ιστοσελίδες στο intranet της εταιρείας ή απλώς σε έναν κοινόχρηστο φάκελο στο διακομιστή αρχείων. Πώς θα οργανώσετε τα συστήματα ώστε όλοι όσοι χρειάζονται πληροφορίες να έχουν πρόσβαση σε αυτά (και ότι δεν είναι διαθέσιμα σε όσους δεν πρέπει να το δουν όπως οι ανταγωνιστές σας); Εάν η ομάδα σας χρειάζεται ή παράγει κάτι διαφορετικό από πληροφορίες, πρέπει να οργανώσετε έτσι ώστε η ομάδα σας να παίρνει ό, τι χρειάζονται, όταν τη χρειάζονται, και μπορεί να βγάλει σε άλλους τι παράγει η ομάδα σας την κατάλληλη στιγμή.

Μην ξεχάσετε να οργανώσετε τον εαυτό σας.Θα πάμε σε αυτό σε ένα υψηλότερο επίπεδο στο Επίπεδο 3 της Διαχείρισης Πειραματικών Δεξιοτήτων, αλλά ακόμη και ως αρχάριος πρέπει να είστε σε θέση να οργανώσετε τον εαυτό σας, τον χρόνο σας και τον χώρο σας, ώστε να είστε πιο αποτελεσματικοί.

Τέλος, να θυμάστε ότι είναι σπάνια αρκετά για να οργανώσετε πράγματα μία φορά. Με συνεχείς αλλαγές στους πόρους, τους στόχους και τους εξωτερικούς παράγοντες, θα πρέπει συνήθως να αναδιοργανώσετε για να τις προσαρμόσετε.

Απευθείας

Η διεύθυνση είναι το βήμα δράσης. Έχετε προγραμματίσει και οργανώσει την εργασία. Τώρα πρέπει να καθοδηγήσετε την ομάδα σας για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Ξεκινήστε βεβαιώνοντας ότι ο στόχος είναι σαφής για όλους στην ομάδα. Γνωρίζουν όλοι ποιος είναι ο στόχος; Γνωρίζουν όλοι ποιος είναι ο ρόλος τους για να βρεθεί η ομάδα στο στόχο; Έχουν ό, τι χρειάζονται (πόροι, εξουσία, χρόνος, κλπ.) Για να κάνουν το δικό τους ρόλο;

Τραβήξτε, Μην πιέζετε

Θα είστε αποτελεσματικότεροι στην καθοδήγηση της ομάδας προς το στόχο σας αν τραβήξετε (οδηγήστε τους) αντί να σπρώξετε (να καθίσετε και να δώσετε εντολές). Θέλετε να παρακινήσετε τους ανθρώπους στην ομάδα σας και να τους βοηθήσετε και να τους εμπνεύσετε προς τους στόχους της ομάδας.

Ελεγχος

Μερικοί συγγραφείς προσπαθούν να «μαλακώσουν» αυτή την ικανότητα ονομάζοντάς την «συντονισμό» ή παρόμοιους όρους. Προτιμώ τον ισχυρότερο όρο, τον έλεγχο επειδή είναι σημαντικό ο διαχειριστής να μπορεί να ελέγχει τις δραστηριότητες της ομάδας.

Στα παραπάνω βήματα, έχετε προγραμματίσει το έργο, οργανώσατε τους πόρους για να το κάνετε πιο αποτελεσματικό και κατεύθυνε την ομάδα να ξεκινήσει την εργασία. Στο βήμα ελέγχου, παρακολουθείτε την εργασία που γίνεται. Μπορείτε να συγκρίνετε την πραγματική πρόοδο με το σχέδιο. Βεβαιωθείτε ότι ο οργανισμός λειτουργεί όπως τον σχεδιάσατε.

Εάν όλα πάνε καλά, δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα παρά να παρακολουθήσετε. Ωστόσο, αυτό συμβαίνει σπάνια. Κάποιος αρρωσταίνει, το είδος της βάσης δεδομένων διαρκεί περισσότερο κάθε επανάληψη από ό, τι προβλέπεται, ένας βασικός ανταγωνιστής πέφτει τις τιμές του, μια πυρκαγιά καταστρέφει το επόμενο κτίριο και πρέπει να εκκενωθεί για αρκετές ημέρες ή κάποιος άλλος παράγοντας επηρεάζει το σχέδιό σας. Το βήμα ελέγχου υπαγορεύει τώρα ότι πρέπει να αναλάβετε δράση για να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο και να επαναφέρετε τα πράγματα στον επιθυμητό στόχο όσο το δυνατόν γρηγορότερα.

Συχνά αυτό σημαίνει να επιστρέψετε στο στάδιο του σχεδιασμού και να προσαρμόσετε τα σχέδια. Μερικές φορές ίσως χρειαστεί αλλαγή στην οργάνωση. και θα πρέπει να κατευθύνετε εκ νέου όλους προς τους νέους στόχους και να τους εμπνεύσετε. Στη συνέχεια, βεβαίως, ελέγχετε το νέο σχέδιο και προσαρμόζετε εάν είναι απαραίτητο. Αυτός ο κύκλος συνεχίζεται μέχρι να ολοκληρώσετε την εργασία.

Εργαλεία ελέγχου διευθυντών

Στο βήμα ελέγχου, ορίζετε πρότυπα για την απόδοση και την ποιότητα και στη συνέχεια παρακολουθείτε για να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται. Υπάρχουν τόσα πολλά εργαλεία διαθέσιμα σε εσάς καθώς υπάρχουν πράγματα που πρέπει να παρακολουθήσετε.

• Εργαλεία προγραμματισμού - ορισμένα εργαλεία λογισμικού σας επιτρέπουν να εισάγετε το πρόγραμμά σας και στη συνέχεια να ενημερώνετε τακτικά την πρόοδο. Το πρόγραμμα θα επισημάνει αλλαγές στο πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε τις διορθωτικές ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν.
• Δημοσιονομικοί έλεγχοι - ως διευθυντής, συνήθως θα έχετε προϋπολογισμό. Οι εκθέσεις του Τμήματος Οικονομικών θα σας ενημερώσουν για το πώς οι δαπάνες σας (σε ανθρώπους και άλλους πόρους) αντιστοιχούν στο σχέδιο.
• Οι άνθρωποι ελέγχουν - πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι άνθρωποι της ομάδας σας έχουν την απόδοση όπως είχε προγραμματιστεί. Εάν δεν είναι, πρέπει να βρείτε και να διορθώσετε την αιτία. Δεν καταλαβαίνουν το στόχο; Δεν έχουν κάποιο πόρο ή δεξιότητα που χρειάζονται; Είναι η εργασία πολύ μεγάλη για αυτούς και πρέπει να τροποποιηθεί ή να εκχωρηθεί σε διαφορετικό πόρο; Η δουλειά σας ως διευθυντής σημαίνει να δώσετε στα μέλη της ομάδας σας ανατροφοδότηση σχετικά με τον τρόπο που οι επιδόσεις τους ικανοποιούν το σχέδιο. Όταν δεν το κάνει, πρέπει να λάβετε διορθωτικά μέτρα.