Ομάδες Διαχείρισης Έργων & Πώς Συνεισφέρει κάθε Μέλος

Το είδος των έργων που εκτελούν οι επαγγελματίες διαχειριστές έργων είναι συνήθως μεγάλης κλίμακας και περίπλοκο. Απαιτούν την εισαγωγή πολλών ανθρώπων, μεταξύ των οποίων εσείς ως διαχειριστής έργου.

Δεν γνωρίζουν όλοι για κάθε ρόλο και ακριβώς τι κάνουν, γι 'αυτό θα τους περιγράψουμε εδώ.

Χορηγός προγράμματος

Συχνά σε μια μεγάλη οργάνωση ένα άτομο υψηλού επιπέδου, πιθανώς ανώτερο διευθυντικό στέλεχος ή διευθυντής, θα ενεργεί ως χορηγός του έργου. Αυτός ο ρόλος μπορεί συχνά να είναι όπως η σχέση εργασίας που θα έλαβε ένας πρόεδρος μιας εταιρείας με έναν διευθύνοντα σύμβουλο: τον κριτικό φίλο / ηθική υποστήριξη / τον βασικό επικοινωνιακό σε μια ποικιλία ακροατηρίων (αναλαμβάνοντας τον κατάλληλο ρόλο ανάλογα με το πλαίσιο). Αλλά ο ρόλος είναι λίγο πιο πολύπλοκος από αυτό.

Ο χορηγός του έργου είναι ο συνήγορος σας στο υψηλότερο επίπεδο, συνεργαζόμενος μαζί σας πιο στενά από οποιονδήποτε άλλο στην ανώτερη διοικητική ομάδα. Παρουσιάζουν την πρόοδό σας στην ανώτερη διοίκηση και είναι υπεύθυνοι, μαζί σας, για την επιτυχία ή όχι του έργου.

Έχουν μια ευρύτερη άποψη για το τι συμβαίνει σε ολόκληρο τον οργανισμό και μπορούν να δουν πού βρίσκεται το έργο στην καλύτερη εικόνα. Θα είναι σε θέση να κατευθύνουν το έργο για να επιτύχουν τους στόχους του όπως καθορίζονται από τα ανώτερα στελέχη και στο πλαίσιο της κατεύθυνσης του ταξιδιού του οργανισμού. Μπορούν να φροντίσουν για τη διάθεση πρόσθετων πόρων και για ανοιχτές πόρτες που μπορεί να σας κλείσουν ως διαχειριστές έργων λόγω της σχετικής έλλειψης αρχαιότητας.

Ουσιαστικά ο χορηγός του έργου υπάρχει για να αναλάβει την επιχειρηματική ευκαιρία ή την ανάγκη και να το προωθήσει για να διασφαλίσει ότι τα ζητήματα αντιμετωπίζονται και τα οφέλη που πραγματοποιούνται, ενώ είναι σε θέση να επιλύσουν θέματα εκτός ελέγχου του διαχειριστή του έργου.

Διευθυντής έργου (αυτό είναι εσύ)

Είστε το κέντρο αυτού του έργου. Πρέπει να ξέρετε ποιοι είναι οι στόχοι, όπου αυτό ταιριάζει στη μεγαλύτερη εικόνα ενώ ταυτόχρονα έχει μια λαβή για μεγάλο μέρος της λεπτομέρειας σε κάθε στάδιο.

Είστε ο σχεδιαστής (συμπεριλαμβανομένης της διατήρησης του διαγράμματος Gantt), ο διοργανωτής και ο εκτελεστής και αυτός που πρέπει να έχει τις δεξιότητες διαχείρισης του έργου για να εξασφαλίσει ότι τα πάντα, συμπεριλαμβανομένης της επιτυχίας, μετριούνται και αναφέρονται με ακρίβεια.

Πρέπει να είστε ένας αντικειμενικός κριτής για ένα μεγάλο μέρος του τι συμβαίνει, ενώ ταυτόχρονα είναι στην υποκειμενική καρδιά όλων όσων συμβαίνουν.

Πελάτης / πελάτης έργου

Αυτό είναι το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την πληρωμή για την εργασία. Συχνά αυτή είναι η ομάδα που είναι υπεύθυνη για το πρόβλημα ή την ευκαιρία που έχει δημιουργήσει το έργο για να εξετάσει. Πρόκειται για τους ανθρώπους που μπορούν να κερδίσουν το μεγαλύτερο μέρος του έργου, επομένως ο προϋπολογισμός τους κινδυνεύει.

Προμηθευτές

Όταν το έργο σας απαιτεί εξειδικευμένα σύνολα δεξιοτήτων, αυτά βρίσκονται συχνά έξω από το εσωτερικό προσωπικό του οργανισμού σας. Τα υλικά που απαιτούνται για ένα έργο συχνά προέρχονται και από το εξωτερικό του οργανισμού σας - είτε από αποθέματα χαρτιού, άσφαλτο ή αεροσκάφη.

Αυτές οι πρόσθετες δεξιότητες ή υλικά θα είναι συχνά ζωτικής σημασίας για την επιτυχία ενός έργου. Εάν δεν έχετε το σωστό επαγγελματία ή τα τούβλα που φθάνουν πολύ αργά (ή νωρίς) μπορεί να έχουν επιζήμια αποτελέσματα στην επιτυχία του έργου σας.

Το Συμβούλιο του Έργου

Οι παραπάνω ομάδες συνήθως αποτελούν το συμβούλιο του έργου. Το διοικητικό συμβούλιο έχει συνήθως βασικούς ανθρώπους που μπορεί να φανεί ότι αντιπροσωπεύουν τα διαφορετικά ενδιαφέροντα στο έργο. Αυτά εμφανίζονται συχνά σε ομάδες που αποτελούνται από:

• Ομάδες προμηθευτών (βλ. Παραπάνω)
• Ομάδες χρηστών (ο πελάτης, βλ. Παραπάνω)

Το διοικητικό συμβούλιο προεδρεύεται συνήθως από τον ανάδοχο του έργου και είναι το φόρουμ στο οποίο το έργο προωθείται προς το τέλος. Ο υπεύθυνος του έργου είναι μέρος αυτής της ομάδας και το χρησιμοποιεί για να επικοινωνήσει με αυτούς τους βασικούς ενδιαφερόμενους, να υποβάλει έκθεση και να καθοδηγήσει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αναπτυχθεί το έργο.

Συντονιστής του έργου

Μεγάλα έργα μπορούν επίσης να επωφεληθούν από έναν συντονιστή έργου για να βοηθήσει με το admin. Αυτό εξασφαλίζει τις καθημερινές αλλά ζωτικής σημασίας εργασίες. Αυτό μπορεί να καλύψει τα πρακτικά των συναντήσεων, την τιμολόγηση ή την παραγγελία χαρτικής.

Οι διαχειριστές του έργου μπορούν μερικές φορές να μπουν στον πειρασμό να κάνουν μόνοι τους αυτές τις απλές εργασίες, αλλά το καθένα μπορεί να είναι μια εκροή στην ώρα τους. Θα πρέπει να διαχειρίζεστε το έργο και να μην διαχειρίζεστε το admin - αυτό είναι ένα σημαντικό σύνολο δεξιοτήτων, αλλά οι διαχειριστές του έργου πρέπει να γνωρίζουν πότε να εκχωρήσουν.