Πώς να αναπτύξετε ένα σχέδιο για εξωτερική ανάθεση

Πολλές συζητήσεις σχετικά με την εξωτερική ανάθεση στα μέσα μαζικής ενημέρωσης το κάνουν να φαίνεται περίπλοκο, αλλά είναι πολύ απλό. Ακόμη και στα σπίτια μας, «αναθέτουμε» πολλά καθήκοντα: μαγείρεμα, διατήρηση των γκαζόν μας και φροντίδα των παιδιών, για να αναφέρουμε μόνο λίγα. Όταν δεν έχουμε το χρόνο, την εστίαση ή τις ικανότητες να κάνουμε τον εαυτό μας το έργο, ψάχνουμε για κάποιον που μπορεί και κάποιος που θα κάνει την εργασία για ένα τίμημα που μπορούμε να πληρώσουμε. Οι εταιρείες λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο, παρόλο που οι αποφάσεις τους ενδέχεται να περιλαμβάνουν περισσότερους παράγοντες και τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων.

Διαδικασία ανάπτυξης

Αλλά όπως οι οικογένειες κάνουν διαφορετικές αποφάσεις, οι εταιρίες μπορούν να φτάσουν σε εκπληκτικά διαφορετικές αποφάσεις σχετικά με την εξωτερική ανάθεση. Δεν υπάρχει πρότυπο που να λειτουργεί για όλες τις επιχειρήσεις, αλλά υπάρχει μια διαδικασία που όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να εξετάσουν:

Πραγματοποίηση

Στο παρελθόν, πολλές εταιρείες ίσως δεν ήξεραν τι ήταν η εξωτερική ανάθεση. Σήμερα, γνωρίζουν την εξωτερική ανάθεση, αλλά μπορεί να μην συνειδητοποιήσουν πόσα προγράμματα outsourcing (και outsourcing) λειτουργούν ήδη: Κέντρα αντιγραφής, ταχυδρομικές αίθουσες, διαχείριση εγκαταστάσεων, πληροφορικής και ακόμη και τμήματα εταιρικής νομικής υπηρεσίας. Η εξωτερική ανάθεση δεν μπορεί να λύσει κάθε πρόβλημα, αλλά η μάθηση για την προηγούμενη γενιά συμβάσεων θα εντοπίσει νέα έργα και θα δώσει πολύτιμη γνώση.

Ο καθορισμός του στόχου

Για να έχετε επιτυχία στη δημιουργία ενός προγράμματος εξωτερικής ανάθεσης, πρέπει να ορίσετε συγκεκριμένους στόχους, όπως μείωση του συνολικού εταιρικού κόστους κατά πέντε τοις εκατό, εστίαση στην αποδοτικότητα μιας μόνο θέσης ή μόνο εξέταση των λειτουργιών που εκτελούνται σε μία επιχειρηματική μονάδα. Οι στόχοι δεν χρειάζονται τεράστιες λεπτομέρειες. Καθώς η εμπειρία σας στην εξωτερική ανάθεση αυξάνεται, οι ορισμοί θα αλλάξουν.

Συμμετοχή

Χρειάζεστε συμμετέχοντες από πολλούς τομείς εμπειρογνωμοσύνης για να δώσετε συμβολή στο σχέδιο, να επαληθεύσετε τις υποθέσεις και να δώσετε την κρίση των εμπειρογνωμόνων. Όταν μεταβαίνετε από ένα γενικό σχέδιο σε συγκεκριμένα έργα, θα επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία και θα δημιουργήσετε υποομάδες με ακόμα πιο συγκεκριμένες γνώσεις.

Ταυτοποίηση

Τώρα που έχετε στόχους και εμπειρογνώμονες για τον εντοπισμό και την ερμηνεία των πληροφοριών, ήρθε η ώρα να εντοπίσετε συγκεκριμένα προγράμματα για το πρόγραμμα εξωτερικής ανάθεσης. Κάθε επιχείρηση αναπτύσσει διαφορετικά κριτήρια και καθοδηγείται από τον πολιτισμό όσο από οικονομική ή λειτουργική ανάλυση, αλλά υπάρχουν κοινά κριτήρια που πρέπει να εξετάσετε:

• Προηγούμενες αποφάσεις: Η επιχείρησή σας πιθανότατα έκανε προηγούμενες αποφάσεις σχετικά με τη χρήση μη υπαλλήλων, όπως οι προσωρινά απασχολούμενοι ή οι συμβάσεις παροχής υπηρεσιών. Εργαστείτε με τις προμήθειες και το PMO σας (Office Management Office) για λεπτομέρειες. Δείτε πώς έχουν αντιμετωπίσει τα ζητήματα αυτής της λίστας και συντάξτε τα διδάγματα που αντλήθηκαν.
• Εξειδίκευση: Εκτελείτε λειτουργίες ή παράγετε προϊόντα χωρίς επαρκή εμπειρία ή αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη διατήρηση διαχειριστών; Η τρέχουσα διεύθυνση έχει ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων; Αν όχι, αυτό θα μπορούσε να είναι ένα καλό έργο εξωτερικής ανάθεσης.
• Ποιότητα: Ακόμα κι αν μια λειτουργία έχει άτομα με τις κατάλληλες δεξιότητες και έμπειρους διαχειριστές, μπορεί να μην έχετε το επίπεδο υπηρεσίας που χρειάζεστε. Ο διευθυντής διεξάγει έρευνες πελατών; Τι λένε οι πελάτες σχετικά με προϊόντα ή υπηρεσίες; Ένα κενό στην ποιότητα ή η έλλειψη ενδιαφέροντος για την εξυπηρέτηση των πελατών είναι μια άλλη σημαία για την εξωτερική ανάθεση.
• Κόστος: Μια εξαιρετικά υψηλής ποιότητας υπηρεσία δεν είναι απαραίτητα καλή αξία. Πώς συγκρίνεται το κόστος σας με τους ανταγωνιστές; Η λειτουργία παράγει μηνιαίες αναφορές: Μονάδα κόστους, κόστος λειτουργίας, πολυετείς τάσεις κόστους; Εάν αυτή η λειτουργία δεν μπορεί να παράγει αυτές τις αναφορές, μια εξωτερική υπηρεσία μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη διαφάνεια στις λειτουργίες σας.
• Κλίμακα: Όταν εξετάζετε ολόκληρη την επιχείρησή σας, θα κάνετε πολλές απροσδόκητες ανακαλύψεις. Μείνε συγκεντρωμένος! Ένα μεγάλο σχέδιο είναι ένας καλύτερος υποψήφιος για εξωτερική ανάθεση από ένα μικρό αριθμό έργων. Αυτό το ενιαίο μεγάλο έργο απαιτεί πολύ λιγότερους διοικητικούς και διαχειριστικούς πόρους.Διατηρήστε μια πλήρη λίστα, αλλά επιλέξτε μόνο υποψηφίους που έχουν μεγάλη επίδραση στο πρώτο σας κύμα έργων.
• Ασφάλεια: Τώρα έχετε καλή ιδέα για πιθανά έργα. Ήρθε η ώρα να τα φιλτράρετε σύμφωνα με τα πρότυπα ασφαλείας. Η ασφάλεια είναι ένα σύνθετο και αμφιλεγόμενο θέμα. Διαφορετικά πρότυπα ισχύουν για διαφορετικούς κλάδους, και ορισμένες επιχειρήσεις είναι πιο συνειδητές από τους ανταγωνιστές τους. Κατανοήστε τα εσωτερικά και βιομηχανικά πρότυπα και περιορίστε ανάλογα τα έργα ανάθεσης εργασιών. Συμπεριλάβετε τη νομική, την τεχνολογία της πληροφορικής, την εταιρική ασφάλεια, τη συμμόρφωση (εάν ισχύει) και τυχόν τμήματα "κινδύνου" στις συζητήσεις σας.
• Προτεραιότητα: Κάθε στοιχείο παραπάνω (και ίσως και άλλα χαρακτηριστικά) πρέπει να βαθμολογείται, και στη συνέχεια κάθε έργο θα πρέπει να έχει μια συνολική "αξία εξωτερικής ανάθεσης". Αναμφισβήτητα, θα υπάρξει μεγάλη συζήτηση σχετικά με ποια χαρακτηριστικά είναι τα πιο σημαντικά, αν τα αποτελέσματά τους είναι ακριβή και αν πρέπει να ληφθούν υπόψη άλλα χαρακτηριστικά. Μην εκπλαγείτε αν η διαδικασία αυτή διαρκεί μήνες ή και χρόνια.
• Επικοινωνία: Μέχρι τη στιγμή που έχετε δώσει προτεραιότητα σε πιθανά έργα, έχετε πραγματοποιήσει πολλές συναντήσεις και μίλησα με πολλούς ανθρώπους. Αναμείνετε ότι αυτές οι συζητήσεις είναι δημόσιες πληροφορίες στα τμήματα που έχετε στοχεύσει στην εξωτερική ανάθεση. Υποθέστε πάντοτε ότι αυτές οι συζητήσεις θα φτάσουν στον πληθυσμό των εργαζομένων σας, συχνά σε πραγματικό χρόνο. Οι προσεκτικά μελετημένες εταιρικές επικοινωνίες πρέπει να είναι έτοιμες και έτοιμες. Ποτέ μην αφήνετε τις φήμες να γίνουν μια καλύτερη πηγή πληροφοριών παρά γεγονότα.

Εκτέλεση

Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, θα έχετε το αρχικό σας σχέδιο εξωτερικής ανάθεσης. Υπάρχουν πολλά περισσότερα βήματα κατά την εκτέλεση αυτού του σχεδίου: Επιβεβαίωση δεδομένων, δημιουργία υποεπιτροπών για συγκεκριμένα έργα, αναγνώριση προμηθευτών, εκτέλεση πιλότων, ανάθεση συμβάσεων κ.ο.κ. Ωστόσο, η ανάπτυξη του σχεδίου σας παρέχει τα πρώτα και πιο σημαντικά βήματα.