Ποιος πρέπει να υπογράψει μια επιστολή προσφοράς σε υποψήφιο;

Ποιο επίπεδο υπαλλήλου ή διευθυντή Ανθρώπινου Δυναμικού αναμένεται να αναθεωρήσει και να υπογράψει μια επιστολή προσφοράς που καταρτίζεται από έναν βοηθό ανθρωπίνων πόρων Για πόσους μήνες θα συνεχιστεί αυτή η διαδικασία επανεξέτασης εάν ο βοηθός HR είναι νέος υπάλληλος, ρώτησε έναν αναγνώστη; Τι συμβαίνει αν ο βοηθός HR είναι έμπειρος υπάλληλος;

Κατά την υπογραφή, πρέπει να είναι ο βοηθός HR που προετοιμάζει την επιστολή προσφοράς ή τον υπάλληλο ή διευθυντή ανώτερου επιπέδου που εξετάζει την επιστολή προσφοράς (εάν αναμένεται να πραγματοποιηθεί αναθεώρηση;)

HR Ανταπόκριση σε ποιος πρέπει να αναθεωρήσει και να υπογράψει μια επιστολή προσφοράς σε έναν υποψήφιο

Οι απαντήσεις σε αυτά τα δύο ερωτήματα είναι αυστηρά γνωστές, καθώς δεν υπάρχουν νομικά ζητήματα στις απαντήσεις. Κάποτε, εργαζόμενος ως προσωρινός διευθυντής HR για μια μικρή κατασκευαστική εταιρεία, μεταξύ του πρώην υπευθύνου HR που αναχώρησε και ενός νέου διευθυντή που αναλάμβανε, ο βοηθός HR έστειλε επιστολή προσφοράς με λάθος προσφορά μισθού.

Αυτό το σφάλμα αναγνωρίστηκε αμέσως όταν το γράμμα τραβήχτηκε από το σωρό των εγγράφων που περιμένουν την τελική αναθεώρηση. Ο μισθός που προσφέρθηκε στον υποψήφιο ήταν πολύ χαμηλός για τη δουλειά.

Μιλήστε για ένα άμεσο σημείο εκμάθησης.

Σε μερικούς οργανισμούς, ο διευθυντής HR, ο διευθυντής ή ο VP - ποτέ ένας βοηθός HR - υπογράφει τις επιστολές προσφοράς εργασίας που πηγαίνουν στους υποψηφίους, είναι κακή πρακτική στον ιδιωτικό τομέα. Δεν είναι το πρόσωπο HR που κάνει την προσφορά. Το πρόσωπο HR διαβουλεύεται με τον διαχειριστή μίσθωσης ο οποίος πρέπει να λάβει την τελική απόφαση σχετικά με έναν υποψήφιο και να υπογράψει την επιστολή προσφοράς εργασίας.

Η επιστολή προσφοράς είναι η δέσμευση του διευθυντή για το νέο υπάλληλο. Κάνοντας την προσφορά, επιβεβαιώνει τη δέσμευσή του για την επιτυχία του νέου υπαλλήλου. Η υποδοχή ενός νέου υπαλλήλου αποτελεί μέρος ολόκληρης της διαδικασίας πρόσληψης, επιλογής και πρόσληψης. Όλα είναι συστατικά της διαδικασίας onboarding.

Η προσφορά εργασίας είναι ένα άλλο μέρος που καλωσορίζει τον νέο υπάλληλο στον οργανισμό σας και κάνει τον νέο υπάλληλο να αισθάνεται ότι θέλει. Στέλνει ένα ισχυρότερο μήνυμα όταν προέρχεται από το νέο προϊστάμενο του μελλοντικού υπαλλήλου. Φέρει περισσότερο βάρος και εκτιμάται περισσότερο όταν η επιστολή προσφοράς εργασίας προέρχεται από τον διευθυντή του νέου προσώπου. Είναι η αρχή ενός μακροπρόθεσμου δεσμού.

Εξαιρέσεις από τις συνιστώμενες πρακτικές κατά την αναθεώρηση και την υπογραφή μιας προσφοράς εργασίας

Στον δημόσιο τομέα, στις εταιρείες Fortune 500 και σε εργασιακούς χώρους που αντιπροσωπεύονται από την ένωση, η πρακτική αυτή μπορεί να διαφέρει. Όταν ένας οργανισμός είναι μεγάλος και οι εργαζόμενοι είναι διάσπαρτοι σε πολλές τοποθεσίες, από διοικητική άποψη, αυτό προσθέτει χρόνο και σύγχυση στη διαδικασία λήψης προσφορών εργασίας.

Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί έχουν την πρόσθετη πρόκληση της συνέπειας σε πολλαπλές τοποθεσίες, τόσο μεγάλο μέρος της συστηματοποίησης των πρακτικών απασχόλησης στηρίζεται στον ΥΕ. Για να γίνει η υποψήφια επιλογή νόμιμα αξιόπιστη, οι πρακτικές προσλήψεων και προσλήψεων χρειάζονται συνεκτικότητα σε όλες τις τοποθεσίες.

Σε έναν εργασιακό χώρο που αντιπροσωπεύεται από την ένωση, ειδικά στον δημόσιο τομέα, ο διαχειριστής μπορεί να μην έχει τον τελευταίο λόγο σε ποιον αποκτά τη δουλειά. Μπορεί να καθορίζεται συμβατικά από παράγοντες όπως η αρχαιότητα και η εκπαίδευση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι επίσης λογικό τα έγγραφα να προέρχονται από το προσωπικό του HR. Είναι υπεύθυνοι για να διασφαλίσουν ότι οι συνθήκες εργασίας και οι πρακτικές συμμορφώνονται με τη σύμβαση.

Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις, ο ΥΕ πρέπει να ζητήσει από τον πληρεξούσιό του να επανεξετάσει τη μορφή της επιστολής προσφοράς και τη διαδικασία για να εξασφαλίσει ότι είναι σωστή, νόμιμη και προστατεύει τον εργοδότη.Αν όμως η επιστολή προσφοράς διαφέρει από την τυπική μορφή, δεν υπάρχει συνήθως ανάγκη να ζητηθεί από έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει κάθε ξεχωριστή επιστολή.

Πρέπει ένας Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού ή Διευθυντής να Αναθεωρήσει όλες τις Επιστολές Προσφοράς εργασίας

Οποιοδήποτε έγγραφο από διαχειριστή ή αρχηγό του τομέα ανθρώπινου δυναμικού που υποχρεώνει την εταιρεία νομικά ή οικονομικά πρέπει να αναθεωρηθεί από διαχειριστή ή διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού ή ανώτερο. Εδώ γιατί.

• Μια επιστολή προσφοράς και πολλά άλλα έγγραφα που αποστέλλονται από το προσωπικό HR δεσμεύουν νομικά την εταιρεία. Σίγουρα, όταν εντοπιστεί σφάλμα ύψους $ 10.000, μπορείτε να αποσύρετε την προσφορά και να εξηγήσετε ότι πρόκειται για τυπογραφικό λάθος που έγινε από έναν άπειρο υπάλληλο. Αλλά γιατί ανοίγει η εταιρεία σε μια κατάσταση στην οποία πρέπει να επεκταθεί μια αλλαγή μισθωτής προσφοράς; Ένας δυστυχισμένος νέος υπάλληλος μπορεί ακόμα να πάρει τη δουλειά ή θα χάνατε έναν απολύτως κατάλληλο υποψήφιο, ο οποίος αποπληθωρίζεται και τραυματίζεται, εξαιτίας ενός σφάλματος. Επιπλέον, θα μπορούσε να ανοίξει την επιχείρησή σας για ενδεχόμενη νομική ενέργεια.
• Για να τιμηθεί η λανθασμένη προσφορά εργασίας, χρησιμοποιώντας το ίδιο παράδειγμα, είναι εξίσου άκαμπτο. Πριν η εταιρεία επεκτείνει την προσφορά, κάποιος στο HR μελέτησε την αγορά, εξέτασε τι κάνουν οι άλλοι εργαζόμενοι σε παρόμοιες θέσεις εργασίας και ολοκληρώνεται με μια κατάλληλη προσφορά εργασίας. Έτσι, οι συνέπειες επεκτείνονται περαιτέρω εάν οι άλλοι εργαζόμενοι μάθουν για το διαφορικό μισθών.
• Ανεξάρτητα από το επίπεδο εμπειρίας ενός βοηθού ανθρωπίνων πόρων που πρέπει να προετοιμάσει σε ένα γραφείο ανθρωπίνων πόρων την προσφορά αποστολής, ένα δεύτερο ζευγάρι μάτια που εξετάζει οτιδήποτε μπορεί να υποχρεώσει την εταιρεία οικονομικά ή να ανοίξει την πόρτα σε μια νομική ενέργεια είναι έξυπνο. Οι οργανισμοί αναμένουν περισσότερη επαγρύπνηση και επίβλεψη από τους υπαλλήλους που έχουν τον τίτλο διευθυντή ή διευθυντή.
• Η αδυναμία επικοινωνίας μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένους όρους και συνθήκες απασχόλησης που δεν αποτέλεσαν αντικείμενο διαπραγμάτευσης ή υποσχέθηκαν σε υποψήφιο. Για παράδειγμα, ο βοηθός HR μπορεί να γνωρίζει ότι η δουλειά θα πληρώσει 40.000 δολάρια, αλλά κατά τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης, ο υποψήφιος προσφέρθηκε περισσότερο συν ένα μπόνους υπογραφής και, στην καθημερινή απασχολημένη, ο διευθυντής απέτυχε να πει στον βοηθό HR. Όταν ένας υποψήφιος που λαμβάνει μια λανθασμένη προσφορά, επανεξετάζει την ακεραιότητα της εταιρείας σας. Δημιουργείτε ένα εμπόδιο αποδοχής που δεν ήταν απαραίτητο καθώς ο υποψήφιος ανησυχεί για το πώς να χειριστεί την κατάσταση.
• Τα έγγραφα που πηγαίνουν σε άτομα που επιχειρείτε να προσλάβετε στην επιχείρησή σας πρέπει να είναι άψογα. Σηματοδοτούν ένα μήνυμα στον πιθανό υπάλληλο σχετικά με τον πολιτισμό της επιχείρησής σας. Ακόμα και ένα τυπογραφικό λάθος μπορεί να δώσει μια υποψήφια μια παύση. Ένα αντίγραφο του εγγράφου θα διαμένει επίσης στα αρχεία της εταιρείας σας για χρόνια. Έτσι, στις περισσότερες περιπτώσεις, το δεύτερο ζευγάρι των ματιών που εξετάζει το έγγραφο είναι μια έξυπνη πρακτική.

Η επισκόπηση και η εποπτεία των εγγράφων που υποχρεώνουν την εταιρεία οικονομικά ή δυνητικά, νομικά, δεν αποτελούν κριτική για τη γνώση, την εμπειρία ή την επιμέλεια του βοηθού HR. Είναι μια έξυπνη επιχειρηματική πρακτική για όλους αυτούς τους λόγους.

Σημείωση σχετικά με τις προσφορές θέσεων εργασίας: Ο ΥΕ πρέπει να ζητήσει από τον πληρεξούσιο του να αναθεωρήσει τη μορφή και διαδικασία της επιστολής προσφοράς ώστε να διασφαλίσει ότι είναι σωστή, νόμιμη και παρέχει στον εργοδότη νομική προστασία. Αν όμως η επιστολή προσφοράς διαφέρει από την τυπική μορφή, δεν υπάρχει συνήθως ανάγκη να ζητηθεί από έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει κάθε επιμέρους επιστολή προσφοράς.

Διαβάστε περισσότερα: Ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με τα ανθρώπινα μέσα, τη διαχείριση και την εργασία

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα.Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.