Πώς να προστατεύσετε τα ψηφιακά στοιχεία της εταιρείας σας

Είναι ο 21ος αιώνας, και όλα είναι ψηφιακά, δηλαδή online. Στην επιχείρησή σας, έχετε ψηφιακά στοιχεία που ίσως δεν έχετε σκεφτεί. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία, όπως όλα τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησής σας, είναι πολύτιμα και πρέπει να προστατεύονται.

Τι είναι τα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία;

Η επιχείρησή σας έχει περιουσιακά στοιχεία - πράγματα αξίας. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν τα πάντα, από μετρητά και εισπρακτέους λογαριασμούς, μέσω επιχειρηματικού εξοπλισμού και οχημάτων, σε γήπεδα και κτίρια.

Ο λογιστής σας συμπεριέλαβε πιθανώς το κόστος και την τρέχουσα αξία των στοιχείων σας στον ισολογισμό σας, αλλά ίσως ξεχάσουν τα ψηφιακά στοιχεία.

Τα ψηφιακά στοιχεία ενεργητικού είναι στοιχεία που υπάρχουν σε απευθείας σύνδεση. Ορισμένα από τα ψηφιακά σας στοιχεία ενδέχεται να υπάρχουν στους δικούς σας διακομιστές ή ενδέχεται να είναι "στο σύννεφο". Τα ψηφιακά στοιχεία περιλαμβάνουν:

• Επιχειρηματικές φωτογραφίες που έχετε δημιουργήσει. Θα μπορούσαν να είναι φωτογραφίες των επιχειρηματικών ή επιχειρηματικών διαδικασιών σας. Αυτά είναι περιουσιακά στοιχεία επειδή θα μπορούσαν να πωληθούν.
• Επιχειρηματικές ιστοσελίδες ή ιστολόγια. Το περιεχόμενο έχει αξία και το "βλέμμα" του ιστότοπου μπορεί να είναι πολύτιμο εάν έχει εμπορικό σήμα.
• Επιχειρηματικών διαδικασιών (για υπολογιστικά φύλλα, για παράδειγμα) που έχουν αναπτύξει οι υπάλληλοί σας και θα μπορούσαν να αναπαραχθούν και να πωληθούν.
• Εφαρμογές που η επιχείρησή σας έχει δημιουργήσει, είτε για πώληση είτε για δική σας χρήση.
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ λίστες επαφών και λίστες πελατών ή πελατών, συμπεριλαμβανομένων των λιστών αλληλογραφίας ενημερωτικών δελτίων, έχουν αξία επειδή μπορούν να πωληθούν.

• Συνδρομές σε ηλεκτρονικά περιοδικά έχουν αξία για τη διάρκεια της συνδρομής.
• Πνευματική ιδιοκτησία-Το υλικό που προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα, τα εμπορικά σήματα ή τα σήματα υπηρεσιών (για παράδειγμα το λογότυπο της εταιρείας σας), διπλώματα ευρεσιτεχνίας. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία μπορεί να υπάρχουν σε έντυπη μορφή, αλλά πιο συχνά είναι μόνο ψηφιακά.
• Προϊόντα σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, τα οποία αποτελούν μέρος του επιχειρηματικού σας αποθέματος. Θα πρέπει να βρίσκονται υπό τον έλεγχό σας, ακόμα κι αν είναι αποθηκευμένα στο διαδίκτυο. Αν είστε πωλητής του Αμαζονίου, για παράδειγμα, τα προϊόντα μπορεί να βρίσκονται στην αποθήκη τους, αλλά έχετε την πώληση.

Γιατί είναι σημαντικά τα ψηφιακά στοιχεία;

Όπως όλα τα πολύτιμα πράγματα που ανήκουν στην επιχείρησή σας, τα ψηφιακά στοιχεία ενεργητικού είναι πολύ σημαντικά για την επιχείρησή σας.

• Μπορείτε να διεκδικήσετε τα έξοδα σχετικά με την αγορά και τη χρήση των περιουσιακών στοιχείων στην φορολογική σας δήλωση. Το κόστος των βραχυπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων (π.χ. παροχές) μπορεί να ληφθεί αμέσως ως δαπάνη, ενώ το κόστος των μακροπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων (που διαρκούν τουλάχιστον ένα χρόνο) μπορεί να δαπανηθεί με την πάροδο του χρόνου (είτε μέσω αποσβέσεων).
• Μπορείτε να πουλήσετε πολλά από αυτά τα περιουσιακά στοιχεία ή να τα εκχωρήσετε, ενώ εξακολουθείτε να τα έχετε.
• Τα περιουσιακά στοιχεία είναι πολύτιμα σε επενδυτές ή κάποιον που αγοράζει την επιχείρησή σας. Το ποσό που κάποιος μπορεί να πληρώσει για να αγοράσει την επιχείρησή σας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αξία των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης.
• Ορισμένα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία, όπως λίστες πελατών ή λίστες συνδρομητών ενημερωτικών δελτίων, είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για τον προσδιορισμό της υπεραξίας. Η αξία της υπεραξίας από την άποψη της λογιστικής και της αποτίμησης βασίζεται σε αυτούς τους καταλόγους.
• Η προστασία των ηλεκτρονικών λογαριασμών και των αρχείων υπαλλήλων σημαίνει ότι είναι διαθέσιμα για ελέγχους. Εάν δεν έχετε λογιστικά αρχεία, ενδέχεται να μην είστε σε θέση να αποδείξετε παρακρατήσεις δαπανών. Μη έχοντας αρχεία υπαλλήλων μπορεί να σημαίνει ότι κινδυνεύετε με πρόστιμα και ποινές.

Πού μπορώ να αρχίσω να προστατεύω τα ψηφιακά στοιχεία μου;

Εντοπίστε και Λίστα. Ξεκινήστε κάνοντας μια πλήρη λίστα όλων αυτών των περιουσιακών στοιχείων. Χρησιμοποιήστε την παραπάνω λίστα ως σημείο εκκίνησης, αλλά δημιουργήστε. Σκεφτείτε οτιδήποτε έχετε στο διαδίκτυο ή στο διακομιστή της επιχείρησής σας που θα μπορούσε να είναι πολύτιμο.Ψάχνετε για πράγματα που είναι ιδιόκτητα (που κατέχει η επιχείρησή σας), πράγματα που κανένας άλλος δεν έχει και μπορεί να θέλει να αγοράσει - ή να πάρει. Εξετάστε αυτά τα ψηφιακά στοιχεία ως πιθανά στοιχεία προς πώληση. Ποια θα ήθελα ή θα θεωρούσατε πολύτιμη εάν αγοράζετε αυτήν την εταιρεία;

Καθιέρωση ιδιοκτησίας και αξίας. Κοιτάξτε τα ψηφιακά στοιχεία που έχετε καταχωρίσει. Ποιος τους ανήκει; Προτού μπορέσετε να προστατεύσετε αυτά τα στοιχεία, πρέπει να δημιουργηθεί ειδική ιδιοκτησία. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποδείξετε ότι η εταιρεία σας διαθέτει ηλεκτρονικά μηνύματα υπαλλήλων ή λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο για να γράψετε πολιτικές που καθορίζουν την ιδιοκτησία.

Ενώ μπορεί να είναι δύσκολο να ορίσετε μια συγκεκριμένη αξία σε ορισμένα ψηφιακά στοιχεία της εταιρείας σας, είναι καλή ιδέα να έχετε κάποια αίσθηση αυτής της αξίας νωρίτερα και όχι αργότερα. Ναι, η αξία αυτών των ψηφιακών στοιχείων μπορεί να αλλάζει, καθώς προσθέτετε πελάτες στη λίστα ή τις σελίδες στον ιστότοπό σας ή πραγματοποιείτε ενημερώσεις για τις διεργασίες, αλλά μια τιμή βάσης μπορεί να οριστεί μέσω αποτίμησης. Βρείτε έναν εκτιμητή επιχείρησης ο οποίος μπορεί να σας δώσει μια εκτίμηση τώρα. Είναι πολύ πιο εύκολο να εκτιμήσεις κάτι που υπάρχει και όχι κάτι που έχει κλαπεί ή καταστραφεί από μια καταστροφή όπως μια πλημμύρα ή μια φωτιά.

Εάν έχετε προϊόντα που πουλάτε μέσω ενός online πωλητή όπως το Amazon ή το eBay, διαβάστε τη συμφωνία για να βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε την κυριότητα.

Δημιουργήστε Συμφωνίες Προστασίας. Προστατέψτε τα ψηφιακά σας στοιχεία μέσω συμφωνιών με εκείνους που θα μπορούσαν να τους κλέψουν. Σκεφθείτε να υπογράψετε συμβάσεις μη αποκάλυψης εργαζομένων, πελατών και συμβούλων. Αυτές οι συμφωνίες έθεσαν άλλους σε ειδοποίηση ότι η κλοπή ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων μπορεί να οδηγήσει σε νομικές ενέργειες.

Καταχωρήστε την ιδιοκτησία σας. Πολλά ψηφιακά στοιχεία μπορούν να καταχωρηθούν, για να πείτε στον κόσμο την ιδιοκτησία σας. Οι επιχειρηματικές φωτογραφίες, οι διαδικασίες και το περιεχόμενο των ιστοτόπων και των ιστολογίων μπορούν να προστατεύονται από πνευματικά δικαιώματα. Τα ψηφιακά στοιχεία όπως τα λογότυπα και τα σχέδια μπορεί να είναι εμπορικά σήματα. Και μην ξεχνάτε τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας για διαδικασίες.

Σχέδιο για το μέλλον. Τι συμβαίνει με τα ψηφιακά στοιχεία της εταιρείας σας, αν κάτι σας συμβεί; Συμπεριλάβετε τα ψηφιακά σας στοιχεία στις συμφωνίες της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, τα ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία που ανήκουν σε μια εταιρική σχέση πρέπει να λογιστικοποιούνται στη συμφωνία εταιρικής σχέσης, μαζί με άλλα περιουσιακά στοιχεία. Αν έχετε μια μικρή επιχείρηση για ένα άτομο ή για μια οικογενειακή επιχείρηση, συμπεριλάβετε αυτά τα στοιχεία στα σχέδια διαδοχής σας.

Αντιγράφων ασφαλείας! Είναι σημαντικό να βρείτε ένα εφεδρικό σύστημα για να προστατεύσετε όλα τα ψηφιακά σας στοιχεία. Έχοντας ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός αντιγράφου ασφαλείας δεν είναι τρελός. Η Lifewire προτείνει ένα διπλό σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, χρησιμοποιώντας πολλούς εξωτερικούς σκληρούς δίσκους. Μπορεί επίσης να θέλετε τόσο backup του σκληρού δίσκου όσο και online backup για να κάνετε διπλό.

Τέλος, καθιερώστε πρωτόκολλα για την προστασία των ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων

Τώρα που έχετε ρυθμίσει το ψηφιακό σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, τεκμηρίξτε το. Ορίστε συγκεκριμένες τρέχουσες εργασίες για αντίγραφα ασφαλείας και χρονοδιαγράμματα για αναθεωρήσεις και ενημερώσεις.

Μεγάλο μέρος της επιχείρησής σας είναι στο διαδίκτυο. κρατήστε το βουητό μαζί καλά από την προστασία αυτών των online ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων