Πόσα απόθεμα πρέπει να κρατήσει η μικρή μου επιχείρηση;

Η μικρή επιχείρησή σας θα πρέπει να διαθέτει αρκετά αποθέματα για να καλύψει τη ζήτηση των πελατών σας, αλλά όχι πάρα πολύ, ώστε το κόστος αυτού του αποθέματος να παρακωλύει οικονομικά τη μικρή επιχείρησή σας.

Υπάρχει ένας αριθμός εκεί έξω που θέλετε να χτυπήσετε. Η δουλειά της βελτιστοποιημένης αλυσίδας εφοδιασμού σας είναι να βρείτε αυτόν τον αριθμό χρησιμοποιώντας δεδομένα που είναι ανακριβή και μερικές φορές άγρια ​​ανακριβή. Σκεφτείτε τους ηγέτες της εφοδιαστικής αλυσίδας σας, όπως ο Ιντιάνα Τζόουνς και ο στόχος απογραφής σας ως η χαμένη κιβωτός. Οι ηγέτες της εφοδιαστικής αλυσίδας προσπαθούν να βρουν την χαμένη κιβωτό και όλοι ξέρουν ότι είναι κάπου στην Αφρική. Υπάρχουν διάφοροι οδηγοί που μπορούν να σας βοηθήσουν να φτάσετε εκεί.

Διαχείριση της ζήτησης πελατών

Οι πελάτες σας δίνουν συνήθως μια ιδέα για το τι θέλουν χρησιμοποιώντας ένα από τα δύο εργαλεία: παραγγελίες και προβλέψεις.

Τα καλά νέα για τις παραγγελίες είναι ότι έρχονται με κάποιο επίπεδο οικονομικής υποχρέωσης από τον πελάτη σας σε εσάς. Τα κακά νέα είναι ότι ορισμένοι πελάτες μπορεί να μην ενδιαφέρονται ότι έχουν οικονομική υποχρέωση σε εσάς και θα προσπαθήσουν να ακυρώσουν ή να αλλάξουν παραγγελίες. Και αυτό συμβαίνει επειδή ο πελάτης σας, όπως και εσείς, έχει κάποια επαγγελματική αλυσίδα εφοδιασμού hotshot που προσπαθεί να καταλάβει πώς να βελτιστοποιήσει την απογραφή. Και μερικές φορές αυτό σημαίνει αλλαγή παραγγελιών που έχετε ήδη τοποθετήσει, πράγμα που μπορεί να σημαίνει:

• Αύξηση παραγγελίας
• Μείωση παραγγελίας
• Τράβηγμα μιας παραγγελίας (δηλαδή επίσπευση)
• Καθυστέρηση παραγγελίας
• Ακύρωση παραγγελίας

Και έτσι η διαχείριση της ζήτησης πελατών δεν είναι τόσο απλή όσο η λήψη των εντολών του πελάτη σας και η εκπλήρωση τους.

Οι προβλέψεις είναι ακόμα πιο ύποπτες από τις παραγγελίες. Οι προβλέψεις συνήθως δεν έχουν καμία οικονομική υποχρέωση που συνδέεται με αυτές. Για παράδειγμα, ο πελάτης σας μπορεί να σας πει, "Προβλέπω ότι θα παραγγείλω 100.000 μονάδες του προϊόντος σας το επόμενο έτος". Και τότε θα μπορούσαν να παραγγείλουν μηδενικές μονάδες του προϊόντος σας από εσάς και δεν θα είχατε καμία προσφυγή εάν ξοδέψατε έναν τόνο χρημάτων κάνοντας 100.000 μονάδες για να τους πωλήσετε.

Εδώ είναι το άλλο πράγμα που πρέπει να καταλάβετε για τις προβλέψεις. πάντοτε είναι λάθος. Είναι είτε πρόκειται να είναι μακριά από ένα ή off με δέκα ή μακριά από ένα εκατομμύριο - αλλά θα είναι λάθος. Δεν είναι πολύ σοφό να κάνετε οποιοδήποτε είδος προγραμματισμού, χρησιμοποιώντας τις προβλέψεις του πελάτη σας.

Παραγγελίες Blanket

Οι παραγγελίες με κουβέρτες είναι ο τρόπος που ο πελάτης σας σας ενημερώνει ότι έχουν αρκετά υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης στην εσωτερική πρόβλεψη ότι είναι έτοιμοι να κάνουν μια μακροπρόθεσμη οικονομική δέσμευση προς εσάς.

Αντί για την πρόβλεψη των 100.000 μονάδων παραπάνω, ας υποθέσουμε ότι ο πελάτης σας έβαλε μια συνολική εντολή αγοράς για 100.000 μονάδες και μέσα στην εν λόγω γενική εντολή αγοράς, δήλωσε ότι θα αγοράσει 10.000 μονάδες κάθε μήνα για δέκα μήνες. Αυτό σας δίνει την οικονομική ώθηση που χρειάζεστε για να αρχίσετε να δημιουργείτε απογραφή 100.000 μονάδων αντί 10.000 μονάδων τη φορά.

Με την κατασκευή 100.000 μονάδων, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τα προγράμματα παραγωγής και τις αγορές πρώτων υλών και να μειώσετε το κόστος μονάδας. Αλλά ξοδεύετε επίσης τα χρήματα για να φτιάξετε μεγαλύτερους όγκους αποθεμάτων και καμία παραγγελία αγοράς δεν είναι αλεξίσφαιρη.

Διαχείριση της ζήτησης πελατών

Το κόλπο για τη διαχείριση της ζήτησης των πελατών χρησιμοποιεί αυτό που γνωρίζετε για να γνωρίζετε τη ζήτηση του πελάτη σας καλύτερα από ό, τι κάνουν. Ο πελάτης σας μπορεί να σας δώσει προβλέψεις ή παραγγελίες αγοράς ή ακόμη και παραγγελίες για παραγγελίες, αλλά θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μόνο αυτές ως σημεία δεδομένων για να κάνετε ισχυρό προγραμματισμό της ζήτησης.

Συνδυάζοντας τα δεδομένα που λαμβάνετε από τους πελάτες σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε και άλλους παράγοντες για να σας βοηθήσουμε στο σχεδιασμό της ζήτησης:

• Οι ιστορικές πραγματικές αποστολές (ποια είναι η παραγγελία του πελάτη σας έναντι της ιστορίας των προβλέψεων;)
• Εποχικότητα (είναι ο προγραμματισμός των πελατών σας για τη βιασύνη των διακοπών;)
• Ανταγωνιστικό τοπίο (οι ανταγωνιστές του πελάτη σας έχουν ξεκινήσει παρόμοια προϊόντα που θα επηρεάσουν την πραγματική ζήτηση του πελάτη σας);
• Προώθηση μάρκετινγκ / πωλήσεων (υπάρχουν οποιεσδήποτε εκπτώσεις ή "αγοράστε ένα, πάρετε ένα" έρχεται που θα οδηγήσει αυξήσεις της ζήτησης;)

Εάν είστε σε θέση να διαχειριστείτε τη ζήτηση των πελατών σας, θα δώσει στη μικρή επιχείρησή σας ένα πόδι για να υπολογίσει ακριβώς πόσα αποθέματα πρέπει να κρατήσετε.

Εσωτερικός χρόνος παράδοσης

Εάν μια αποστολή έφθασε από τον προμηθευτή σας στις 8 π.μ. σήμερα το πρωί, πόσο καιρό θα σας πάρει για να μετατρέψετε τα προϊόντα σε ένα είδος πλοίου και στη συνέχεια να το βγείτε από την πόρτα;

Ας πούμε ότι δεν γνωρίζετε την απάντηση σε αυτή την ερώτηση. Αυτό θα σήμαινε ότι δεν γνωρίζετε ποιοι είναι οι εσωτερικοί σας χρόνοι. Διάφοροι παράγοντες έχουν επιπτώσεις, μεταξύ των οποίων:

• Λάβετε χρόνο
• Απλώστε χρόνο
• Χρόνος επιθεώρησης
• Οι χρόνοι κύκλου παραγωγής (εάν υπάρχουν)
• Χρόνος επεξεργασίας αποστολής

Όλα αυτά μπορεί να σας πάρουν μια ώρα - αν το μόνο που κάνετε είναι να ανοίξετε ένα κουτί από την UPS, βεβαιωθείτε ότι είναι αυτό που έχετε παραγγείλει και βάζετε σε έναν φάκελο για τους πελάτες σας - ή θα μπορούσε να σας πάρει εβδομάδες (εάν έχετε λεπτομερείς επιθεωρήσεις προϊόντος και την προστιθέμενη αξία παραγωγής που κάνετε).

Είτε ακραία είναι εντάξει - όσο γνωρίζετε τι είναι και προγραμματίζετε την απογραφή σας αναλόγως. Εάν ο χρόνος εσωτερικής διεκπεραίωσης για την επεξεργασία 100 τεμαχίων είναι μια εβδομάδα και ο πελάτης σας παραγγείλει 100 τεμάχια του προϊόντος σας δύο φορές την εβδομάδα, πρέπει να έχετε επαρκή αποθέματα στο χέρι για να καλύψετε ζήτηση πελατών (δηλαδή 200 τεμάχια).

Χρόνος προμηθειών προμηθευτή

Όταν παραγγείλετε ένα προϊόν από τον προμηθευτή σας, πόσο καιρό χρειάζεται για να φτάσει το προϊόν σας στην αποβάθρα σας (ή στο θυροτηλέφωνο ή στο εξωτερικό ταχυδρομείο ή όπου η μικρή σας επιχείρηση λαμβάνει παραδόσεις); Υπάρχουν δύο τρόποι να το ξέρετε:

1. Ρωτήστε τον προμηθευτή σας
2. Παρακολουθήστε την απόδοση του προμηθευτή σας

Αν ο προμηθευτής σας σας ενημερώσει ότι μπορούν να σας παραδώσουν σε τέσσερις εβδομάδες, αλλά έχετε παρακολουθήσει την απόδοσή τους και λόγω προβλημάτων παραγωγής, καθυστερήσεων αποστολής, τελειωμάτων στο τελωνείο και άλλων ανεξήγητων καθυστερήσεων, έχετε πράγματι λάβει τις παραδόσεις τους σε οκτώ εβδομάδες, μαντέψτε τι; Σας παραδίδουν σε οκτώ εβδομάδες.

Έτσι, εάν οι πελάτες σας παραγγείλουν 200 κομμάτια από εσάς κάθε εβδομάδα και οι προμηθευτές σας παραδίδουν σε σας σε οκτώ εβδομάδες, θα χρειαστεί να παραγγείλετε 8x200 κομμάτια από τους προμηθευτές σας. Ίσως μπορείτε να δώσετε μια παραγγελία για τους προμηθευτές σας και να τους παραδώσετε σε εβδομαδιαία βάση.

Και αν, όπως στο παραπάνω παράδειγμα, ο εσωτερικός χρόνος παράδοσης είναι μια εβδομάδα, πρέπει να το προσθέσετε σε αυτό που έχετε στην αλυσίδα εφοδιασμού σας. Αυτό είναι 1.800 τεμάχια απογραφής στην αλυσίδα εφοδιασμού σας ανά πάσα στιγμή για να ικανοποιήσει τη ζήτηση των πελατών σας.

Κόστος αγαθών και έξοδα μεταφοράς

Πόσο κοστίζει το απόθεμά σας; Και πόσα μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να αγοράσετε και να κρατήσετε; Στο παραπάνω παράδειγμα, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να παραγγείλετε περισσότερα από τον προμηθευτή σας παρά μόνο τα 1.800 τεμάχια. Εάν υπάρχουν καθυστερήσεις προμηθευτών ή αιχμές ζήτησης πελατών που θέλετε να προστατεύσετε; Έχοντας επιπλέον αποθέματα στο χέρι είναι ένας τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι έχετε αρκετό, εκτός αν δεν μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά.

Το κόστος των αγαθών σας (δηλαδή πόσο κοστίζει το προϊόν που πωλείτε) είναι μόνο ένα μέτρο του τι θα πρέπει να πληρώσετε.Υπάρχει επίσης κόστος αποθεματοποίησης - χώρος αποθήκευσης και ασφάλιση, για παράδειγμα - να εξεταστεί. Μπορεί να θέλετε να μεταφέρετε περισσότερα, αλλά θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το κόστος του αποθέματός σας δεν είναι τόσο μεγάλο που υπερβαίνει τα έσοδα που εισάγετε στις πωλήσεις.

Ποιος είναι ο σωστός αριθμός αποθέματος;

Όταν κρατάτε το σωστό ποσό αποθέματος, είστε σε θέση να παραδώσετε στους πελάτες σας αυτό που θέλουν, όταν το θέλουν - και ξοδέψτε όσο το δυνατόν λιγότερα χρήματα για να το πετύχετε. Παράγετε έγκαιρα; Οι πελάτες σας παίρνουν αυτό που θέλουν; Είναι υγιή τα δικά σας οικονομικά; Ναί? Μεγάλος? Οχι? Τότε δεν κρατάτε το σωστό ποσό αποθέματος.