Έκθεση μη συμμόρφωσης: Πώς να αναφέρετε ένα ζήτημα ποιότητας

Μια αναφορά μη συμμόρφωσης ή έκθεση μη συμμόρφωσης ή NCR είναι ένα έγγραφο σχετικό με την κατασκευή το οποίο καλύπτει την απόκλιση των προδιαγραφών ή την εργασία που δεν πληροί τα πρότυπα ποιότητας. Η αναφορά χρησιμοποιείται ως μέρος των διαδικασιών ελέγχου ποιότητας, περιγράφοντας λεπτομερώς το πρόβλημα, πώς συνέβη και πώς να αποφευχθεί η επανάληψή της. Ένα NCR χρησιμοποιείται επίσης για τον προσδιορισμό μιας ανάλυσης με έναν πελάτη και την τεκμηρίωση οποιωνδήποτε διορθωτικών αλλαγών που έγιναν.

Στοιχεία αναφοράς μη συμμόρφωσης

Μια έκθεση μη συμμόρφωσης πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Ποιος είναι ο βασικός λόγος για το NCR ή τι πήγε στραβά
• Γιατί η εργασία δεν ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές
• Τι μπορεί να γίνει για να αποφευχθεί η επανάληψη του προβλήματος
• Επεξήγηση των διορθωτικών μέτρων που ελήφθησαν / πρέπει να ληφθούν
• Βασικοί συντελεστές που εμπλέκονται στο NCR και προδιαγραφές που επηρεάζονται από το NCR

Πότε να εκδώσετε μια έκθεση μη συμμόρφωσης

Υπάρχουν πολλά κοινά σενάρια στον κατασκευαστικό κλάδο που απαιτούν την έκδοση ενός NCR:

• Εργασίες που δεν κατασκευάστηκαν όπως υποδεικνύεται στο εγκεκριμένο Εκδόθηκε για Κατασκευή σχέδια ζωγραφικής
• Εργασίες που δεν πληρούν συγκεκριμένες ανοχές όπως καθορίζονται στις προδιαγραφές έργου
• Εργασίες που εκτελούνται χρησιμοποιώντας μη εγκεκριμένες μεθόδους ή πρότυπα
• Μη τήρηση του εγκεκριμένου σχεδίου δοκιμών και επιθεωρήσεων
• Τα αποτελέσματα των δοκιμών καταδεικνύουν ότι το προϊόν δεν πληροί τα καθιερωμένα και εγκεκριμένα πρότυπα
• Το χρησιμοποιούμενο υλικό που δεν έχει εγκριθεί ως υποκατάστατο (ίσο ή παρόμοιο)
• Ο σχεδιασμός δεν είναι ακριβής και δεν αντιπροσωπεύει πραγματικές συνθήκες πεδίου

• Η εγκεκριμένη διαδικασία δεν τηρήθηκε, και τα ελαττώματα ποιότητας εντοπίστηκαν από την ομάδα του έργου

Ποιος μπορεί να εκδώσει ένα NCR;

Μια έκθεση μη συμμόρφωσης μπορεί να εκδοθεί από οποιοδήποτε μέλος της ομάδας έργου. Η αναφορά πρέπει να παρουσιάζει ένα μη αμφισβητήσιμο γεγονός και να περιλαμβάνει σαφείς και επαρκείς πληροφορίες αντιγράφων ασφαλείας που να υποστηρίζουν την αξίωση. Το NCR ακολουθεί τις συμφωνημένες προϋποθέσεις για την παρακολούθηση και το κλείσιμο της έκθεσης μετά από κατάλληλες διορθώσεις. Οι αναφορές μη συμμόρφωσης χρησιμοποιούνται συχνά ως εκπαιδευτικά εργαλεία για τους ηγέτες των ομάδων για να εκπαιδεύσουν άλλους εργαζόμενους για να αποτρέψουν την επανάληψη παρόμοιων καταστάσεων.

Οι συνέπειες της αναφοράς μη συμμόρφωσης

Ενώ οι NCRs είναι κρίσιμες για τον ποιοτικό έλεγχο, μπορούν να εισάγουν επιπλέον προβλήματα στη σύμβαση. Μερικές φορές, τα NCR μπορούν να θεωρηθούν από τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα ως κόκκινες σημαίες ή μπορούν να χαρακτηριστούν ως ανεπαρκείς καταστάσεις απόδοσης από τον ανάδοχο, με δυνατότητες οικονομικής επίπτωσης σε μελλοντικά έργα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι NCR μπορούν να ανοίξουν την πόρτα σε αξιώσεις και ακόμα περισσότερες διαδικασίες διαιτησίας. Τα NCR μπορούν επίσης να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις στη διαδικασία κατασκευής όταν απαιτούνται πρόσθετοι πόροι για τη διόρθωση των καταστάσεων ή περιοχών που επηρεάζονται από την έκθεση.

Υπάρχει πολλή γραφειοκρατία και έρευνα που σχετίζεται με ένα NCR, καθώς το εκδίδον μέρος πρέπει να συλλέξει πληροφορίες, προδιαγραφές, πρότυπα και διαδικασίες λίστας που επηρεάστηκαν από την κατάσταση.

Τι να κάνετε όταν λαμβάνετε ένα NCR

Εάν είστε ο παραλήπτης ενός NCR, πρέπει να ενεργήσετε άμεσα και να ακολουθήσετε τουλάχιστον τα παρακάτω βήματα για γρήγορη επίλυση:

• Συναντήστε με το πρόσωπο που εκδίδει το NCR.
• Εφαρμόστε τη διορθωτική ενέργεια και βεβαιωθείτε, μέσω μιας διαδικασίας επιθεώρησης, ότι το ζήτημα επιλύθηκε επαρκώς.
• Απαντήστε σε μια επίσημη επιστολή ή άλλο έγγραφο, περιγράφοντας τη διαδικασία που οδήγησε στη δράση που πυροδότησε το NCR, τεκμηριώντας τη δράση για την επίλυση του προβλήματος και εξηγώντας τα μέτρα που ελήφθησαν για την αποφυγή επανάληψης του προβλήματος.
• Βεβαιωθείτε ότι ο ομόλογός σας συμφωνεί και υπογράφει το σχέδιο δράσης σας.