Γράφοντας για Επιχειρήσεις - Διαχείριση και ηγεσία

Ο σκοπός της επιχειρηματικής γραφής είναι να μεταφέρει πληροφορίες σε κάποιον άλλο ή να ζητήσει πληροφορίες από αυτούς. Για να είναι αποτελεσματικό το γράψιμο για τις επιχειρήσεις, πρέπει να είστε πλήρεις, συνοπτικοί και ακριβείς. Το κείμενό σας πρέπει να είναι γραμμένο κατά τέτοιο τρόπο ώστε ο αναγνώστης να μπορεί εύκολα να καταλάβει τι τους λέτε ή τους ρωτάτε.

Πολλά γράμματα για τις επιχειρήσεις είναι πενιχρά, άσχημα γραπτά, αποδιοργανωμένα, γεμάτα φρασεολογία, και ελλιπή. Συχνά είναι πολύ μακρύς ή πολύ μικρός. Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά συμβάλλουν στην αναποτελεσματική επιχειρησιακή γραφή.

Είτε γράφετε μια πρόταση πωλήσεων, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας, είτε ένα εγχειρίδιο οδηγιών για ένα πακέτο λογισμικού, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να είστε αποτελεσματικοί. Ακολουθήστε αυτά τα πέντε βήματα:

1. Οργανώστε το υλικό σας
2. Εξετάστε το κοινό σας
3. Γράψτε τις σκέψεις σας
4. Επαλείψτε το υλικό σας
5. Επεξεργαστείτε το υλικό σας

Η οργάνωση είναι κλειδί

Εάν δεν οργανώσετε το υλικό σας, δεν θα ρέει καλά και δεν θα έχει νόημα. Η γραφή μπορεί να είναι απλή ή περίπλοκη. Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανακοινώνει μια συνάντηση προσωπικού, αυτό είναι τόσο απλό όσο συλλέγει τις σκέψεις σας. Από την άλλη πλευρά, ίσως χρειαστεί να αναπτύξετε ένα σύνθετο περίγραμμα πριν από το τελικό υλικό, εάν γράφετε τα αποτελέσματα μιας πρωτοποριακής φαρμακευτικής δοκιμής. Όποια και αν είναι η εργασία, χωρίς ένα κατάλληλο επίπεδο οργάνωσης (ακόμη και να οργανώνετε τις σκέψεις σας), μπορεί να μην συμπεριλάβετε όλα όσα χρειάζεστε ή να αποτυγχάνετε να δώσετε προτεραιότητα στα πιο σημαντικά θέματα.

Παραλείψεις ή λανθασμένη εστίαση θα καταστήσουν την επιχείρησή σας πληρέστερη.

Γνωρίστε το κοινό σας

Πριν αρχίσετε να γράφετε, σκεφτείτε το κοινό που θέλετε. Για παράδειγμα, μια παρουσίαση σχετικά με το νέο πρόγραμμα 401 (k) της εταιρείας σας ενδέχεται να έχει το ίδιο περίγραμμα όταν δοθεί στον CFO σας καθώς και στους υπαλλήλους σας, αλλά το επίπεδο των λεπτομερειών που θα συμπεριλάβετε θα διαφέρει. Πρέπει επίσης να εξετάσετε τον τόνο. Ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας, υπενθυμίζοντάς τους για το ετήσιο picknick της εταιρείας, δεν θα έχει τον ίδιο τόνο με την αποτυχία σας σχετικά με την ετήσια έκθεση της εταιρείας σας.

Επίσης, να θυμάστε ότι θα επικοινωνήσετε πιο αποτελεσματικά με το κοινό σας εάν επικεντρωθείτε σε αυτό που θέλετε να ακούσει και όχι σε αυτό που πρόκειται να πείτε.

Ένα Λόγο Σχετικά με την Καλή Γραφή

Οι καλοί συγγραφείς έχουν διαφορετικά στυλ γραφής. Μερικοί προτιμούν να γράφουν τα πάντα έξω και στη συνέχεια να επιστρέψουν και να επεξεργαστούν. Άλλοι προτιμούν να επεξεργάζονται καθώς πηγαίνουν μαζί. Μερικές φορές το προτιμώμενο στυλ ποικίλλει ανάλογα με το τι γράφουν.

Καθώς γράφετε (ή όταν επεξεργάζεστε) γνωρίζετε το μήκος. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αρκετές λέξεις για να καταστήσετε σαφές το νόημά σας, αλλά μην χρησιμοποιείτε περιττές λέξεις μόνο για να το κάνετε λουλουδάτο. Το επιχειρησιακό γράψιμο πρέπει να είναι σαφές και συνοπτικό, όχι λεπτομερές και λουλουδάτο. Θυμηθείτε, κανένας στην επιχείρηση δεν έχει χρόνο να διαβάσει τίποτα περισσότερο από ό, τι είναι απαραίτητο.

Από την άλλη πλευρά, μην κάνετε το κομμάτι σας πολύ μικρό. Πρέπει να γράψετε αρκετά έτσι ώστε το νόημά σας να είναι σαφές και να μην παρεξηγηθεί. Φανταστείτε εάν ένα κομμάτι του εξοπλισμού σε μια αποθήκη φέρει την ένδειξη "χρησιμοποιείται αλλά καλό". Δεν θα ήταν σαφές αν αυτό σήμαινε ότι το κομμάτι του εξοπλισμού είχε χρησιμοποιηθεί πολύ, ή ότι το κομμάτι του εξοπλισμού δεν ήταν πλέον καινούργιο, αλλά ακόμα λειτουργικό. Μερικές επιπλέον λέξεις θα καθιστούσαν σαφές το νόημα. Επίσης, αποφύγετε τη χρήση ορολογίας ή συντομογραφιών, επειδή μπορούν να σημαίνουν διαφορετικά πράγματα σε διάφορους αναγνώστες. Ανεξάρτητα από το στυλ γραφής, όλοι οι συγγραφείς πρέπει να διορθώσουν και να επεξεργαστούν όλο το γραπτό υλικό, ακόμα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επαναλάβετε και επεξεργαστείτε

Ανεξάρτητα από το στυλ γραψίματός σας, όλοι οι συγγραφείς πρέπει να επιδιορθώσουν και να επεξεργαστούν όλο το γραπτό υλικό, ακόμα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού ολοκληρώσετε τη γραφή, επαληθεύστε τη δουλειά σας. Μπορεί να χρειαστεί να το επεξεργαστείτε. Η διόρθωση ξαναδιαβάζει αυτό που γράψατε για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι λέξεις στο κεφάλι σας το έκαναν σωστά πάνω στο χαρτί. Επειδή οι εγκέφαλοί μας λειτουργούν γρηγορότερα από τα δάχτυλά μας, μπορείτε να παραλείψετε λέξεις, να αφήσετε ένα τέλος ή να χρησιμοποιήσετε το λάθος ομώνυμο (π.χ. "εκεί" αντί "του"). Η διόρθωση σφραγίζει αυτά τα σφάλματα. Προφανώς, η διόρθωση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μιας γραμμής είναι εύκολη και απλώς το βλέπετε καθώς το γράφετε μπορεί να είναι αρκετό.

Ωστόσο, αν γράφετε ένα εγχειρίδιο οδηγιών, η διόρθωσή σας θα είναι πιο περίπλοκη και θα διαρκέσει περισσότερο.

Αφού διορθώσετε το υλικό σας, ήρθε η ώρα να επεξεργαστείτε. Μερικές φορές η διόρθωση και η επεξεργασία μπορούν να γίνουν ταυτόχρονα, αλλά είναι πιο αποτελεσματική όταν γίνονται διαδοχικά.

Ο λόγος που επεξεργάζεστε είναι να διορθώσετε ή να αλλάξετε αυτό που γράψατε για να βελτιώσετε τον ήχο υλικού (και να διαβάσετε). Όταν γράφετε για επιχειρήσεις, αυτό σημαίνει να διορθώνετε τα λάθη και να κάνετε το κείμενο όσο το δυνατόν πιο σαφές και συνοπτικό.

Δεν γράφετε ένα μυθιστόρημα

Όταν γράφετε για επιχειρήσεις, δεν γράφετε το επόμενο "μεγάλο αμερικανικό μυθιστόρημα". Η γραφή σας πρέπει να είναι τόσο περιγραφική όσο χρειάζεται, αλλά δεν χρειάζεται να ζωγραφίζετε ζωντανές εικόνες λέξεων χρησιμοποιώντας πολλά μεγάλα λόγια και αριθμούς λόγου. Αν εννοείς "γυάλινα σπίτια", μην γράφετε "σπιτικές κατοικίες", γράψτε "γυάλινα σπίτια".