Ευθύνες των υπαλλήλων των εταιρικών συμβουλίων

Ένα από τα πρώτα καθήκοντα στην ίδρυση μιας εταιρείας είναι η σύσταση εταιρικού διοικητικού συμβουλίου. Οι τρεις πρώτοι εταιρικοί αξιωματούχοι είναι ο πρόεδρος / πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου, ο εταιρικός ταμίας και ο γραμματέας της εταιρείας και θα επικεντρωθούμε σε αυτά τα άτομα.

Αυτά τα άτομα θα καθοδηγήσουν την εταιρεία μέσω της εκκίνησης και των λειτουργιών, και έχουν τη συνολική ευθύνη για τη λειτουργία της εταιρείας. Γενικά, οι ευθύνες του διοικητικού συμβουλίου περιλαμβάνουν την εμπιστευτική ευθύνη για την οικονομική ευημερία της εταιρείας, την ευθύνη για τον καθορισμό της αποστολής και του οράματος της εταιρείας και την εποπτεία στον καθορισμό πολιτικής και την επανεξέταση των ενεργειών των εργαζομένων.

Εταιρικοί αξιωματικοί εναντίον διοικητικού προσωπικού

Οι υπάλληλοι εταιρειών, όπως θα δείτε, έχουν ειδικά καθήκοντα σχετικά με τα καθήκοντα του διοικητικού συμβουλίου. Στις μικρότερες επιχειρήσεις, συχνά τα διοικητικά καθήκοντα ασκούνται από αξιωματικούς του διοικητικού συμβουλίου. Στην περίπτωση αυτή, η ευθύνη του ατόμου αυξάνεται. Για παράδειγμα, ένας εταιρικός ταμία, των οποίων τα καθήκοντα περιορίζονται στην εποπτεία και την πολιτική, όπως περιγράφεται κατωτέρω, μπορεί επίσης να αναλάβει καθημερινές οικονομικές ευθύνες για την πληρωμή λογαριασμών και φόρων.

Μπορεί να είναι απαραίτητο να φοράτε ένα καπέλο με εκτελεστικό υπάλληλο, αλλά να γνωρίζετε ότι οι καθημερινοί καθηκόντων υποβάλλονται στο άτομο σε διαφορετικούς τύπους υποχρεώσεων. Εάν δεν καταβληθούν οι φόροι μισθοδοσίας, ο εταιρικός ταμίας που είχε την ευθύνη να διαπιστώσει ότι οι φόροι αυτοί πληρώθηκαν μπορεί να θεωρηθεί προσωπικά υπεύθυνος για τη μη καταβολή των εν λόγω φόρων. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε την ευθύνη της εταιρείας ως επιλέγετε και να διαχειρίζεστε την εταιρεία σας.

Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου / Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου

Ο πρόεδρος ή πρόεδρος του συμβουλίου είναι υπεύθυνος για τη γενική λειτουργία του διοικητικού συμβουλίου και διασφαλίζει ότι λαμβάνονται όλα τα κατάλληλα μέτρα. Συγκεκριμένα, ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου / πρόεδρος:

• Εξασφαλίζει ότι προγραμματίζεται μια ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου
• Προεδρεύει των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και της ετήσιας συνάντησης
• Εξυπηρετεί ως επόπτης / σύνδεσμος με εταιρικά στελέχη που αναφέρουν στο διοικητικό συμβούλιο
• Εξυπηρετεί ως κύριος εκπρόσωπος της οργάνωσης
• Υπογράφει συγκεκριμένα έγγραφα εξ ονόματος του διοικητικού συμβουλίου και της εταιρείας

Αντιπρόεδρος της Εταιρείας

Ο αντιπρόεδρος μιας εταιρείας μπορεί να μην έχει συγκεκριμένα καθήκοντα αλλά να είναι σε θέση να εκπληρώνει τα καθήκοντα του προέδρου, εάν απαιτείται. Συχνά, ο αντιπρόεδρος προεδρεύει ειδικών επιτροπών ή έχει άλλα τακτικά καθήκοντα, όπως καθορίζονται από το διοικητικό συμβούλιο στη διοίκησή του ή σε ad-hoc βάση.

Γραμματέας της εταιρικής επιτροπής

Ο γραμματέας του διοικητικού συμβουλίου έχει τη γενική ευθύνη να δημιουργεί και να διατηρεί εταιρικά αρχεία και άλλα σημαντικά εταιρικά έγγραφα. Περιλαμβάνεται στην ευθύνη αυτή:

• Λειτουργεί ως γραμματέας
• Καταγράψτε τα πρακτικά όλων των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και των πρακτικών όλων των επιτροπών, όπως απαιτείται. Τα πρακτικά πρέπει να λαμβάνονται σε συγκεκριμένη μορφή και όλες οι ενέργειες του συμβουλίου και των επιτροπών πρέπει να καταγράφονται.
• Διατηρήστε αρχεία όλων των πολιτικών που εγκρίθηκαν από το διοικητικό συμβούλιο.
• Διατηρήστε ένα ημερολόγιο εταιρικών εκδηλώσεων, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας της ετήσιας συνάντησης και των ημερομηνιών έγκρισης του προϋπολογισμού.
• Διατηρήστε αρχεία προσωπικού και μισθοδοσίας για υπαλλήλους της εκτελεστικής εξουσίας που αναφέρονται απευθείας στο διοικητικό συμβούλιο.
• Διατηρείτε όλα τα αρχεία σε ασφαλή χώρο και βεβαιωθείτε ότι όλα τα έγγραφα είναι σε καλή κατάσταση σε περίπτωση ελέγχων.

Εταιρική Ταμία Διοικητή

Ο ταμίας του διοικητικού συμβουλίου έχει πρωταρχική ευθύνη για την οικονομική ευημερία της εταιρείας, αλλά δεν έχει καθημερινή ευθύνη. Συμπεριλαμβάνονται στα καθήκοντα του ταμία:

• Δημιουργία και διατήρηση του ετήσιου προϋπολογισμού της εταιρείας για κάθε φορολογικό (οικονομικό) έτος. Αυτή η ευθύνη περιλαμβάνει την παρουσίαση του προϋπολογισμού στο διοικητικό συμβούλιο προς έγκριση.
• Δημιουργία, εφαρμογή και αναθεώρηση των οικονομικών πολιτικών για την εταιρεία.
• Επανεξέταση των επενδυτικών δραστηριοτήτων της εταιρείας
• Παρακολούθηση του ετήσιου οικονομικού ελέγχου της εταιρείας (εάν είναι δημόσια) και άλλοι έλεγχοι εταιρικών αρχείων και οικονομικών.
• Προεδρεύει της επιτροπής οικονομικών του συμβουλίου