Μεγάλα λάθη προγραμματισμού συμβάντων που μπορείτε να αποτρέψετε

Το προϊόν που δημιουργούν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συμβάντων είναι τόσο λεπτό όσο και φευγαλέο. Τα γεγονότα μπορούν να επηρεαστούν αρνητικά από μια ποικιλία περιστάσεων και μόλις γίνει η ζημιά είναι συνήθως αδύνατο να "προσπαθήσουμε ξανά". Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο προγραμματισμός απαιτεί μια τέτοια αφοσίωση στις λεπτομέρειες. Ένα μικρό λάθος μπορεί να προκαλέσει μια αλυσιδωτή αντίδραση από την οποία είναι δύσκολο να ανακάμψει. Παρακάτω αναφέρονται 5 τέτοια λάθη, οπότε φροντίστε να τα προσθέσετε στη λίστα ελέγχου των καταστροφών που μπορούν να προληφθούν.

Δεν επιτρέπεται αρκετός χρόνος εγκατάστασης

Υπάρχει πάντα ένας αγώνας ενάντια στο χρόνο κατά τη δημιουργία ενός γεγονότος, αλλά θα πρέπει να έχετε μια εκτίμηση για το πόσο χρόνο θα χρειαστεί να πάρετε τα πάντα στη θέση του. Τίποτα δεν φαίνεται χειρότερο από το να έχεις ένα δωμάτιο γεμάτο από εργάτες που τρέχουν όταν φτάνει ο πρώτος φιλοξενούμενος. Ο στόχος πρέπει να είναι να έχουν τα πάντα ρυθμισμένα τουλάχιστον 15 λεπτά πριν ανοίξουν οι πόρτες.

Δεν προγραμματίζετε ένα Walkthrough με Πελάτες

Τα υπολογιστικά φύλλα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι παραγγελίες συμβάντων συμπόσια είναι εξαιρετικά εργαλεία για την επικοινωνία των λεπτομερειών ενός γεγονότος. Ωστόσο, η βασιζόμενη αποκλειστικά σε έγγραφα για να ζωγραφίσει μια εικόνα της περίπτωσης μπορεί να οδηγήσει σε παραλείψεις. Η καλύτερη στρατηγική είναι να περνάτε το δρομολόγιο με τον πελάτη σας στο χώρο του ξενοδοχείου όποτε είναι δυνατόν. Συζητήστε κάθε στιγμή και λεπτομέρειες, σαν να συνέβαινε το γεγονός μπροστά σας.

Ξεχάστε να επιβεβαιώσετε τους προμηθευτές σας

Ο μέσος προμηθευτής συμβάντων σας εξυπηρετεί πολλούς πελάτες σε διάφορες κατηγορίες. Εν ολίγοις, αυτό σημαίνει ότι έχουν πολλά να το θυμούνται. Πάντα θέλετε να λάβετε μια προφορική ή ηλεκτρονική επιβεβαίωση από όλους τους προμηθευτές 48 ώρες πριν από την ώρα εγκατάστασης. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συνήθως καλύτερο επειδή μπορείτε να διευκρινίσετε τις προσδοκίες σας και να τους ζητήσετε να απαντήσουν εγγράφως.

Παραβλέποντας ανταγωνιστικά γεγονότα

Εάν είχατε ποτέ έναν "θορυβώδη γείτονα", τότε ξέρετε ήδη πώς μπορεί να αποστασιοποιηθεί αυτές οι καταστάσεις. Η αντιμετώπιση των άλλων γεγονότων στο χώρο σας μπορεί να είναι μια μεγάλη πρόκληση, γι 'αυτό θα πρέπει να συζητήσετε εκ των προτέρων το σενάριο αυτό με τη διοίκηση του χώρου και τους πελάτες σας. Μάθετε ποιος θα μοιράζεται τους ίδιους κοινόχρηστους χώρους και δημόσιους πόρους με το κόμμα σας και θα προσδιορίσετε ποιος έχει την εξουσία να επιλύσει προβλήματα θορύβου σε περίπτωση που προκύψει πρόβλημα.

Δεν έχετε σχέδιο έκτακτης ανάγκης

Τι συμβαίνει με την εκδήλωσή σας σε περίπτωση κακοκαιρίας, ή ακόμα και το κλείσιμο του χώρου σας; Αυτά δεν είναι εύκολο να σχεδιάσουν, αλλά γίνονται αδύνατο να διαχειριστούν την ημέρα της παράστασης. Συμπληρώστε τη στρατηγική έκτακτης ανάγκης σας τουλάχιστον 2 εβδομάδες εκ των προτέρων για καλό μέτρο. Ακόμα κι αν σκοπεύετε να ακυρώσετε την εκδήλωση, θα χρειαστείτε ακόμα μια οργανωμένη μέθοδο επικοινωνίας με όλους τους καλεσμένους σας.

Δεν έχετε αρκετή βοήθεια για την Ημέρα εκδήλωσης

Το κόστος εργασίας είναι πάντα ένα ζήτημα όταν προσπαθείτε να ισορροπήσετε τους προϋπολογισμούς συμβάντων. Τούτου λεχθέντος, η αποτυχία της βοήθειας των χεριών μπορεί να προκαλέσει μεγαλύτερα προβλήματα από την υπερπήδηση του προϋπολογισμού. Δεν μπορείτε να περιμένετε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας εάν είστε ο προγραμματιστής εκδηλώσεων. Ο συντονισμός των υπαλλήλων, των πωλητών και των λεπτομερειών είναι αρκετός για να σας κρατήσει απασχολημένος. Μην φοβάστε να ξοδέψετε μερικές εκατοντάδες δολάρια για να προσλάβετε επιπλέον εργαζόμενους επειδή δεν θα είστε σε θέση να μετακινήσετε τα πράγματα.

Χρήση μιας λίστας συσκευασιών

Η διαχείριση ενός συμβάντος εκτός του χώρου απαιτεί συνήθως εκτενή λίστα αναλωσίμων. Φυσικά, έχετε συνήθως αρκετές εβδομάδες για να πάρετε όλες αυτές τις προμήθειες σε τάξη, αλλά δεν θα κάνουν κανένα αγαθό αν δεν φτάσουν ποτέ στο χώρο. Μια λίστα συσκευασίας παρέχει μια άμεση ενημέρωση για τα πράγματα που πρέπει να φορτώσετε στο αυτοκίνητο.Σίγουρα, θα βρείτε πιθανώς στυλό και ταινία για να δανειστείτε στο χώρο, αλλά τι συμβαίνει αν ξεχάσετε τις ετικέτες ονομάτων σας ή το laptop σας; Κάνετε μια λίστα συσκευασίας και ελέγξτε το δύο φορές πριν φύγετε.

Τα καλά νέα είναι ότι αυτά τα λάθη σχεδιασμού γεγονότων μπορούν εύκολα να προληφθούν. Στην πραγματικότητα, θα μπορούσατε να εκτυπώσετε αυτό το άρθρο και να το δημοσιεύσετε για να σας υπενθυμίσω τι δεν πρέπει να κάνετε. Θυμηθείτε ότι η πρόληψη είναι πάντα ευκολότερη από την αποκατάσταση!