Στοιχεία που πρέπει να έχετε στη λίστα ελέγχου προγραμματισμού συμβάντων σας

Κάθε προγραμματιστής εκδηλώσεων που αξίζει το αλάτι του γνωρίζει ότι ένας πίνακας ελέγχου συμβάντων είναι ίσως το πιο πολύτιμο εργαλείο για τον προγραμματισμό ενός επιτυχημένου γεγονότος. Είναι το εργαλείο σχεδιασμού ενός γεγονότος που σας κάνει να νιώσετε άνετα όταν ξυπνάτε στη μέση της νύχτας σε έναν πανικό ιδρώτα που έχετε πείσει ότι είχατε ξεχάσει μια σημαντική λεπτομέρεια στο σχεδιασμό του επόμενου σας γεγονότος. Με μια ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου συμβάντων από την πλευρά σας, μπορείτε να προσεγγίσετε την εκδήλωσή σας με σιγουριά, γνωρίζοντας ότι δεν έχετε παραβλέψει τίποτα.

Τι θα συμβεί αν θεωρήσετε τον εαυτό σας οργανωμένο και χρησιμοποιείτε ήδη μια λίστα ελέγχου κατά το σχεδιασμό ενός γεγονότος, αλλά αντιμετωπίσατε καταστάσεις όπου συνειδητοποιήσατε (πολύ αργά) ότι δεν καταφέρατε να δώσετε κάποιες σημαντικές λεπτομέρειες. Πού πήγες στραβά;

Κάθε συμβάν απαιτεί μια λίστα ελέγχου σχεδιασμού συμβάντων που έχει σχεδιαστεί με γνώμονα αυτό το συγκεκριμένο γεγονός και είναι προσαρμοσμένη στις προδιαγραφές κάθε συμβάντος. Έτσι, κάθε λίστα ελέγχου σχεδιασμού συμβάντων είναι διαφορετικός. Ωστόσο, υπάρχουν πέντε στοιχεία που πρέπει να έχετε στη λίστα ελέγχου της εκδήλωσής σας, ανεξάρτητα από το αν σχεδιάζετε ένα μικρό πάρτι γενεθλίων ή μια μεγάλη εταιρική λειτουργία.

Συμβόλαια συμβάντων υπογραφής

Μπορεί να φανεί προφανές, αλλά να είστε σίγουροι ότι υπογράφετε - και να λάβετε υπογεγραμμένα αντίγραφα σε αντάλλαγμα - όλα τα συμβόλαια που χρειάζεστε για την εκδήλωσή σας. Αυτό περιλαμβάνει συμβάσεις συμβάντων με τον πελάτη, χώρο, πωλητές, ξενοδοχείο, ψυχαγωγία κλπ. Μια σταθερή χειραψία είναι ένας καλός τρόπος για να διεξάγετε επιχειρήσεις αλλά όχι ο τρόπος για να εξασφαλίσετε την πρόσληψη οποιωνδήποτε προμηθευτών και όχι ο τρόπος να δεσμευθείτε να εργαστείτε για έναν πελάτη . Πάρτε τα πάντα γραπτώς και μην κάνετε καμία δουλειά ή να περάσετε μια δεκάρα για το σχεδιασμό της εκδήλωσής σας μέχρι να υπογραφεί και να παραδοθεί όλα τα χαρτιά.

Αν είστε προγραμματιστής εκδηλώσεων ο οποίος χρειάζεται συμβόλαιο εκδήλωσης για τις υπηρεσίες εκδηλώσεων σας, κάντε κλικ εδώ.

Επιβεβαιώστε την ημερομηνία και την ώρα

Είστε γόνατο βαθιά στα στάδια σχεδιασμού για αυτό το γεγονός. Πώς μπορεί κάποιος να πάρει λάθος την ημερομηνία; Οι πωλητές έχουν συχνά έρχονται σε άλλη επιχείρηση. Οι πελάτες μπορούν να συμφωνήσουν σε μια ημερομηνία και ώρα για την εκδήλωση και στη συνέχεια απλά να ξεχάσουν να σας ειδοποιήσουν για την αλλαγή των σχεδίων. Πριν αρχίσετε να προγραμματίζετε την εκδήλωσή σας, ελέγξτε ξανά την ημερομηνία και την ώρα έναρξης και λήξης και λάβετε τα γραπτά, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

Να ενοικιάσετε πρόσθετη βοήθεια

Μην υποτιμάτε την αξία της πρόσθετης βοήθειας την ημέρα της εκδήλωσής σας. Υπάρχει πάντα κάτι που πρέπει να τείνει, και οι περισσότεροι σχεδιαστές εκδηλώσεων είναι ήδη πολύ απασχολημένοι τρέχοντας την εκδήλωση για να αφιερώσουν την προσοχή τους σε καταστάσεις που προκύπτουν. Η πρόσληψη πρόσθετης βοήθειας είναι ένα σημαντικό βήμα που συχνά παραβλέπεται μέχρις ότου είναι πιθανόν πολύ αργά για να προσλάβετε το καλύτερο προσωπικό εκδηλώσεων για τη συγκεκριμένη δουλειά. Μην εγκαταλείπετε τα υπολείμματα όταν πρόκειται να προσλάβετε προσωπικό συμβάντων. Βάλτε αυτό το στοιχείο στη λίστα ελέγχου συμβάντων σας και εξασφαλίστε το καλύτερο εκπαιδευμένο προσωπικό με την εμπειρία που χρειάζεστε που ταιριάζει στον προϋπολογισμό του συμβάντος σας.

Διεξαγωγή μιας διαδικτυακής τοποθεσίας

Τίποτα δεν συγκρίνεται με την οραματισμό κάτι στο μυαλό σας σαν να το βιώσετε από πρώτο χέρι. Η διεξαγωγή ενός walk-through του ιστότοπου του συμβάντος με τον πελάτη και τους προμηθευτές σας είναι ένα κρίσιμο βήμα στη διαδικασία προγραμματισμού συμβάντων. Παρουσιάζει μια ευκαιρία για να θέσει ερωτήματα, να αντιμετωπίσει τις ανησυχίες και να καταλήξει σε συμφωνία σχετικά με την οργάνωση της αίθουσας, τη διακόσμηση, την τοποθέτηση της εγγραφής και τη συνολική ροή της εκδήλωσης. Συχνά, ακόμη και όταν νομίζουμε ότι επικοινωνούμε με σαφήνεια, το όραμά μας για κάτι είναι σε πλήρη αντίθεση με αυτό που οραματίζεται κάποιος άλλος με βάση την περιγραφή μας.

Πάρτε μια διέλευση από το φυσικό χώρο κατά τη διάρκεια των σταδίων του σχεδιασμού, έτσι δεν υπάρχουν εκπλήξεις την ημέρα εκδήλωση.

Συμπερίληψη υπενθυμίσεων στην παρακολούθηση

Στον ιδανικό κόσμο, να πει κάποιος κάποτε θα ήταν αρκετό για να εξασφαλίσει ότι η δουλειά γίνεται. Δυστυχώς, ο πραγματικός κόσμος εργασίας δεν λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο ή τουλάχιστον δεν είναι ο σχεδιασμός εκδηλώσεων. Με τόσες λεπτομέρειες για τη διαχείριση και πολλούς παίκτες που συμμετέχουν σε διάφορα στάδια της εκδήλωσης, είναι εύκολο να χαθεί κάτι. Έτσι, όταν αναπτύσσετε τη λίστα ελέγχου του σχεδιασμού εκδηλώσεων για να σας κρατάμε οργανωμένους και με το χρονοδιάγραμμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει υπενθυμίσεις για ορισμένες επακόλουθες ενέργειες. Για παράδειγμα, αν μιλήσατε με τον τροφοδότη για τις ιδέες μενού, συμπεριλάβετε επίσης ένα στοιχείο στη λίστα ελέγχου της εκδήλωσής σας που έχει ως εξής: "Συνέχεια με τον προμηθευτή σε προτεινόμενο μενού" και "Προγραμματισμός γευσιγνωσίας με τον κηπευτή". δεν είναι κάτι που επιβεβαιώνει κάτι πάρα πολλές φορές.