Γιατί χρειάζεστε λίστα ελέγχου συμβάντων

Είτε ξεκινάτε απλά στην επιχείρηση σχεδιασμού εκδηλώσεων είτε είστε καλοκαιρινός προγραμματιστής, είστε εξοικειωμένοι με μια λίστα ελέγχου του γεγονότος ή έχετε ακούσει τουλάχιστον να το αναφέρει κατά τη διάρκεια ενός μαθήματος σχεδιασμού εκδηλώσεων ή μιας βιομηχανικής συγκέντρωσης. Υπάρχει ένας λόγος γι 'αυτό. Μια λίστα ελέγχου συμβάντων είναι ο καλύτερος φίλος του σχεδιαστή, ένα ανεκτίμητο εργαλείο για την επιτυχή διαχείριση των εκδηλώσεών σας.

Σημείωση: μια λίστα ελέγχου συμβάντων είναι επίσης γνωστή ως πρόγραμμα επιστροφής εργασίας ή κρίσιμη διαδρομή.

Ο σχεδιασμός των εκδηλώσεων αφορά το σχεδιασμό. Ακόμα και η πιο δημιουργική ιδέα γεγονότος θα είναι flop εάν δεν είναι καλά προγραμματισμένη και εκτελεστεί. Εδώ έρχεται η λίστα ελέγχου γεγονότων. Είναι ο οδηγός σας για να παραμείνετε οργανωμένοι και να παρακολουθείτε - ή μπροστά - το χρονοδιάγραμμα όταν ζυγίζετε τις μυριάδες ευθύνες και τις ανάμεικτες λεπτομέρειες στο σχεδιασμό ενός επιτυχημένου γεγονότος. Και είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά τη διαχείριση πολλαπλών συμβάντων. Το να ξεχνάς ένα μικρό έργο ή να παραμείνεις πίσω σε μια προθεσμία μπορεί να έχει αποτέλεσμα ντόμινο: άλλες φαινομενικά άσχετες πτυχές της εκδήλωσής σου μπορεί να αρχίσουν να χωρίζονται, ένα προς ένα.

Επομένως, μην βασίζεστε στη μνήμη, τις κολλώδεις σημειώσεις ή τις μουντζούρες στο μαξιλάρι σας, για να διατηρήσετε την επιχειρηματική σας εκδήλωση να λειτουργεί ομαλά. Μάθετε να δημιουργείτε μια λίστα ελέγχου αποτελεσματικού συμβάντος και σύντομα θα γίνει ο καλύτερος φίλος σας.

Πριν ξεκινήσεις

Για να ξεκινήσετε, ξεκαθαρίστε λίγο χρόνο από το πρόγραμμά σας για να εστιάσετε στην εκδήλωση που προγραμματίζετε. Στη συνέχεια, καθαρίστε το μυαλό σας. Σοβαρά. Κανένα σχόλιο στο τηλέφωνο ή απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρέπει να οραματιστείτε αυτό το γεγονός από την αρχή μέχρι το τέλος χωρίς διακοπή ή απόσπαση της προσοχής, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε αποτελεσματικά όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν.

Ετοιμάσου

Σκεφτείτε το συμβάν που προγραμματίζετε και σημειώστε όλες τις λεπτομέρειες που επιβεβαιώνονται: όνομα πελάτη και στοιχεία επικοινωνίας, ημερομηνία του συμβάντος, θέση, αριθμός συμμετεχόντων κ.λπ. Αφαιρέστε ένα ημερολόγιο και σημειώστε την ημερομηνία συμβάντος σε αυτό το ημερολόγιο με έντονους χαρακτήρες γράμματα. Συγκεντρώστε κάθε άλλο σχετικό υλικό - φωτογραφίες του χώρου, λίστα με τους υπεύθυνους εστίασης για επικοινωνία - που αποτελούν μέρος αυτής της εκδήλωσης.

Πηγαίνετε προς τα πίσω

Ο τρόπος για να αρχίσετε να γράφετε μια λίστα ελέγχου συμβάντων είναι να εργαστείτε προς τα πίσω.

Οι επισκέπτες παρακολουθούν μια εκδήλωση ως συγκέντρωση μιας ημέρας ή πολλών ημερών με όλα όσα συμβαίνουν ταυτόχρονα. Όπως μια ζωντανή παράσταση που εμφανίζεται στη σκηνή και εκτελείται όμορφα. Οι διοργανωτές εκδηλώσεων βλέπουν τα γεγονότα ως μια σειρά μικρότερων εκδηλώσεων που ταιριάζουν μαζί σαν κομμάτια ενός παζλ για να καταλήξουν στην τελική εκδήλωση. Έτσι, ως σχεδιαστές, ξεκινάμε από την αρχή. Ποιες είναι αρκετές εβδομάδες ή μήνες πριν από την πραγματοποίηση ενός πραγματικού γεγονότος.

Ξεκινήστε από την αρχή

Όταν αποφασίζετε από πού πρέπει να αρχίσετε να γράφετε τη λίστα ελέγχου του συμβάντος σας, σκεφτείτε να βάλετε μια σταθερή βάση για την εκδήλωσή σας. Πριν από την επιλογή των χρωμάτων και την παραγγελία λουλουδιών, πρέπει να αντιμετωπίσετε τα βασικά. Από την υπογραφή συμβολαίων στη διαπραγμάτευση ενός μπλοκ δωματίων, όλα πρέπει να είναι γραμμένα στη λίστα ελέγχου σας, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο ή μικρό. Το κλειδί είναι να φροντίσετε πρώτα τις εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν εκ των προτέρων για να επιτρέψετε περισσότερο χρόνο στο χρονοδιάγραμμά σας για τα στοιχεία των υποχρεώσεων που συμβαίνουν πιο κοντά στην ημερομηνία του συμβάντος.

Μερικά παραδείγματα στοιχείων που πρέπει να συμπεριληφθούν στη λίστα ελέγχου του προγραμματιστή εκδηλώσεων:

• Υπογράψτε συμβόλαια (με πελάτη, χώρο, προμηθευτές κ.λπ.).
• Επιβεβαιώστε την ημερομηνία και την ώρα με τον χώρο
• Μίσθωση ψυχαγωγίας (μπάντα, ομιλητής κ.λπ.)
• Ασφαλής μπλοκ ξενοδοχείων
• Προσκλήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Επιλέξτε το μενού
• Μίσθωση προσωπικού αναμονής
• Επιβεβαιώστε τον αριθμό των επισκεπτών
• Επισκόπηση της τοποθεσίας
• Επιβεβαιώστε τη ρύθμιση της αίθουσας

Επιτρέψτε επιπλέον χρόνο

Με κάθε στοιχείο στη λίστα ελέγχου συμβάντων σας, προσθέστε επιπλέον χρόνο. Εάν η ημερομηνία για την πραγματική αποστολή των προσκλήσεων είναι 15 Μαρτίου, βάλτε ένα στοιχείο στη λίστα σας για να έχουν τις προσκλήσεις έτοιμες για αποστολή 8 Μαρτίου, μία εβδομάδα πριν. Αυτό σας δίνει κάποιο επιπλέον χρόνο, αν κάτι δεν πάει στραβά με τις προσκλήσεις ή εάν είστε πίσω από το πρόγραμμα για άλλο λόγο.

Συμπερίληψη υπενθυμίσεων στη λίστα ελέγχου σας

Δεν αρκεί να γράψετε "σύμβαση υπογραφής με τον προμηθευτή" στη λίστα ελέγχου σας και, στη συνέχεια, να κάνετε check out το κουτί όταν ολοκληρωθεί. Θα χρειαστεί να βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής έχει λάβει ένα αντίγραφο της σύμβασης και έχει επιστρέψει ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο και σε εσάς. Έτσι, για κάθε μεγάλο στοιχείο, προσθέτετε στη λίστα ελέγχου σας, συμπεριλάβετε μια υπενθύμιση. Για παράδειγμα, "Παρακολουθήστε με τον υπεύθυνο τροφοδοσίας: συμβόλαιο". Προσθέστε μια άλλη, αργότερα υπενθύμιση που αναφέρει "Έλαβε υπογεγραμμένο συμβόλαιο από τον προμηθευτή." Δεν είναι ασυνήθιστο να αντιμετωπίσετε μια εργασία και να το εξετάσετε όταν τελικά ολοκληρώθηκε μόνο από την πλευρά σας.