Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο κλοπής υπαλλήλων

1. Δραστική αλλαγή ζωής: Η απώλεια ενός αγαπημένου μέσω του θανάτου, του διαζυγίου ή του χωρισμού είναι μια καταστροφική εξέλιξη για κανέναν. Αυτό θα μπορούσε να μειώσει το εισόδημα του εργαζομένου και να αυξήσει τα έξοδα. Αντιμέτωπος με την τοποθέτηση λογαριασμών, ο εργαζόμενος εκμεταλλεύεται την ευκαιρία να πάρει μικρά χρηματικά ποσά. Συχνά πιστεύουν ότι μπορούν να το πληρώσουν χωρίς να πιαστούν.
2. Ζώντας πέρα ​​από την κλίμακα αμοιβών τους: Οι μεγαλύτερες απώλειες οφείλονται χαρακτηριστικά στους υπεξαίνοντες που επιδιώκουν να ζουν πέρα ​​από τα μέσα τους. Επιδιώκουν να ζήσουν την καλή ζωή, αλλά δεν είναι σε θέση να αντέξουν οικονομικά τα αγαθά και τις ανέσεις. Τα κλεμμένα κεφάλαια χρησιμοποιούνται για την απόκτηση ακριβών αυτοκινήτων, σπιτιών και ειδών πολυτελείας. Ο εργαζόμενος μπορεί να πάρει ακριβά διακοπές και να ασχοληθεί με δραστηριότητες που κοστίζουν περισσότερο από ό, τι μπορούν να αντέξουν οικονομικά.
3. Ευκαιρία: Οι εργαζόμενοι μπορούν να ξεκινήσουν να χλεύονται και να ψαρεύουν μικρά ποσά επειδή παρουσιάστηκε η ευκαιρία. Οι πελάτες ενδέχεται να ξεχάσουν να διεκδικήσουν την αλλαγή τους ή οι λογιστές μπορούν να βρουν την ευκαιρία να προσαρμόσουν τα βιβλία χωρίς να παρατηρηθούν. Η αξιοποίηση αυτών των ευκαιριών μπορεί να γίνει συνήθεια και σύντομα να ξεφύγει από τον έλεγχο.
4. Εθισμοί: Τα άτομα που ασχολούνται με την καταναγκαστική συμπεριφορά που κοστίζει τα χρήματα δεν είναι καλοί υποψήφιοι για θέσεις εργασίας που αφορούν τον χειρισμό μετρητών ή τη λογιστική. Οι πιέσεις μπορούν να ξεπεράσουν ακόμα και τις καλύτερες προθέσεις και οι εργαζόμενοι καταλήγουν να τροφοδοτούν τα χρήματα των επιχειρήσεων για να τροφοδοτούν τα τυχερά παιχνίδια, τα ναρκωτικά και άλλους εθισμούς.
5. Απληστία: Η καλή αγάπη της παλιάς μόδας οδηγεί τους αξιόπιστους υπαλλήλους να εκμεταλλευτούν τις ευκαιρίες να αναλάβουν από μόνα τους αυτό που έχει ανατεθεί για επιχειρηματικούς σκοπούς. Η κλοπή μπορεί να λάβει τη μορφή εκτροπής κεφαλαίων ή εξοπλισμού και άλλων αγαθών για δική τους χρήση.
6. Κακά μήλα που πέρασαν τη διαδικασία προβολής: Η διαδικασία ανίχνευσης της απασχόλησης θα πρέπει να εξαλείψει τους υποψήφιους με ποινικό μητρώο, αλλά μερικές φορές μερικοί θα περάσουν τον έλεγχο εξαιτίας ανεπαρκούς έρευνας στο παρελθόν ή δυσλειτουργιών στην επεξεργασία αρχείων. Τοποθετημένα σε θέση εμπιστοσύνης, αυτά τα άτομα μπορεί να σχεδιάζουν το σχέδιό τους να κλέψουν από την εταιρεία ακόμη και από την αρχή.
7. Εκδίκηση: Οι αντιληπτές αδυναμίες μπορούν να οδηγήσουν τους υπαλλήλους να αναζητήσουν ανταμοιβή με κλοπή από την εταιρεία. Ένα άτομο που έχει μεταβιβαστεί για προωθητική ή μεταγενέστερη μεταφορά σε μια προτιμώμενη τοποθεσία ή κάποιος που λαμβάνει αρνητική αξιολόγηση υπερβολικά προσωπικά μπορεί να αισθάνεται ότι διεκδικεί αυτό που τους έχει στερηθεί με κλοπή από την εταιρεία.

Αμυντικές στρατηγικές για την ελαχιστοποίηση της κλοπής των εργαζομένων

Η καλύτερη άμυνα είναι μια προληπτική προσέγγιση στο πρόβλημα της κλοπής εργαζομένων. Οι ειδικοί ασφαλείας υποδεικνύουν ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές πρέπει να υποθέτουν ότι συμβαίνει ή ότι θα συμβεί όταν θα προκύψει η ευκαιρία. Αυτό δεν σημαίνει να αντιμετωπίζουμε όλους τους υπαλλήλους με καχυποψία επειδή αυτός είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να καταρρεύσει το ηθικό. Η στρατηγική απαιτεί μια συνολική επανεξέταση των συστημάτων για τον εντοπισμό των κενών στις διοικητικές και επιχειρησιακές διαδικασίες.

• Ενίσχυση της διαδικασίας εξέτασης πριν από την απασχόληση για τον εντοπισμό των κόκκινων σημαιών. Οι θέσεις που παρέχουν πρόσβαση σε λογιστικά και οικονομικά αρχεία πρέπει να υπόκεινται σε ελέγχους ιστορικού υψηλού επιπέδου, οι οποίοι καλύπτουν το πιστωτικό ιστορικό και όλες τις συναντήσεις με το σύστημα ποινικής δικαιοσύνης.Οι εκχωρήσεις σε μετρητά θα πρέπει να παρέχονται στους εγκατεστημένους υπαλλήλους αντί για τους νέους μισθωτές. Να είστε επιφυλακτικοί για ασυνέπειες στο βιογραφικό σημείωμα ή τα ψεύτικα ψέματα, επειδή αυτό μπορεί να είναι ένδειξη αμφισβητήσιμου χαρακτήρα.
• Δημιουργία συστήματος ελέγχων και ισοζυγίων, ιδίως για τους εργαζομένους σε ευαίσθητες θέσεις με πρόσβαση σε μετρητά και άλλους χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Εφαρμόστε ένα σύστημα φίλων που περιλαμβάνει τουλάχιστον δύο εργαζόμενους που εργάζονται μαζί ανά πάσα στιγμή. Οι διαδικασίες που απαιτούν την ακύρωση των πωλήσεων και την έκδοση επιστροφών πελατών πρέπει να απαιτούν έγκριση από έναν επόπτη ή διαχειριστή. Στο λογιστικό και λογιστικό τμήμα, τα βιβλία θα πρέπει να διατηρούνται από μια ομάδα εργαζομένων αντί να αναθέτουν μόνο ένα άτομο στα βιβλία. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να ανατεθεί σε ένα άτομο ο έλεγχος όλων των οικονομικών αρχείων, τα οποία θα πρέπει να υπόκεινται σε αιφνιδιαστικούς ελέγχους από τρίτους επαγγελματίες.
• Χρησιμοποιήστε έναν εξωτερικό λογιστή για να εξετάσετε βασικά οικονομικά αρχεία. Οι τραπεζικές καταστάσεις, οι εκδοθείσες επιταγές και οι λαμβανόμενες επιταγές καθώς και τα βιβλία για πληρωτέους λογαριασμούς και εισπρακτέους λογαριασμούς θα πρέπει να ελέγχονται από τρίτους. Βεβαιωθείτε ότι οι δικαιούχοι είναι επαληθεύσιμοι και ότι οι υπογραφές των εταιρικών σας επιταγών είναι νόμιμες.
• Εγκαταστήστε ένα σύστημα παρακολούθησης βίντεο ως αποτρεπτικό. Οι άνθρωποι είναι λιγότερο πιθανό να εμπλακούν σε ανέντιμη συμπεριφορά, αν γνωρίζουν ότι βρίσκονται σε κάμερα. Οι κάμερες είναι εκεί για να αποθαρρύνουν την επικίνδυνη συμπεριφορά πριν συμβεί. Η παρακολούθηση βίντεο σε πραγματικό χρόνο μπορεί να είναι χρήσιμη σε περιοχές υψηλού κινδύνου και υψηλής αξίας, όπως οι αποθήκες και ο πάγκος πωλήσεων πολυτελών ειδών.
• Καθορίστε ρουτίνες απομάκρυνσης των σκουπιδιών. Εξαλείψτε όλες τις πιθανότητες χρήσης του συστήματος διάθεσης και ανακύκλωσης για να κλέψετε εμπορεύματα για προσωπική χρήση ή για μεταπώληση αλλού. Η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει την αποσυναρμολόγηση και την ισοπέδωση όλων των κιβωτίων και των κιβωτίων, χρησιμοποιώντας σαφείς σακούλες σκουπιδιών μόνο και εξασφαλίζοντας μία μονόδρομη πρόσβαση στους εργάτες.
• Βελτιώστε το ηθικό των εργαζομένων. Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης είναι αμφίδρομη. Γνωρίστε τους υπαλλήλους, δημιουργήστε σχέσεις και δημιουργήστε σχέσεις επειδή οι άνθρωποι ενδέχεται να είναι λιγότερο πιθανό να δώσουν στον πειρασμό εάν είναι ευτυχείς στη δουλειά και ενδιαφέρονται για τη σταδιοδρομία τους.
• Ανοίξτε μια γραμμή συμβουλών εργαζομένων. Σε σχέση με την προηγούμενη πρόταση, οι εργαζόμενοι που είναι πιστοί στην εταιρεία μπορούν να βοηθήσουν στον περιορισμό των απωλειών που οφείλονται σε απάτη και κλοπή, αναφέροντας τις υποψίες τους ανώνυμα. Εξασφαλίστε την εμπιστευτικότητα όλων των αναφορών και διερευνήστε προσεκτικά κάθε αναφορά πριν από τη λήψη μέτρων.

Για να καταδικάσει ή να μην καταδικάσει

Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν δυσανάλογα θύματα υπεξαίρεσης και απατεώνες. Εξήντα τέσσερις τοις εκατό των μικρών επιχειρήσεων αναφέρουν ότι έχουν πέσει θύματα κλοπής εργαζομένων, αλλά μόνο το 16% το αναφέρουν βάσει μελέτης που διεξήγαγε ένας διδακτορικός φοιτητής στην ποινική δικαιοσύνη στο Πανεπιστήμιο του Cincinnati. Συχνά, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν κάνουν τίποτα παραπάνω από την πυρκαγιά του υπαλλήλου επειδή η άσκηση δικαστικών διαδικασιών είναι δαπανηρή, χωρίς τη διασφάλιση ότι τα κλεμμένα κεφάλαια θα επιστραφούν. Άλλες εταιρείες απέχουν από το μήνυμά τους για να αποφύγουν τον έλεγχο των εμπιστευτικών τους αρχείων.

Όταν πρόκειται για κλοπή εργαζομένων, η πρόληψη είναι η καλύτερη άμυνα. Ελέγξτε τα συστήματα και τις διαδικασίες σας για τον εντοπισμό ευπρόσβλητων περιοχών και πραγματοποιήστε τις αλλαγές όπως είναι απαραίτητο. Μπορεί να βοηθήσει στην εργασία με ένα ουδέτερο κόμμα με μια νέα προοπτική να βρει τις κόκκινες σημαίες. Όταν εντοπίζονται περιστατικά απάτης που τελειώνουν κλοπές εργαζομένων, ενεργήστε γρήγορα, αποφασιστικά και σταθερά. Ακολουθήστε μια πολιτική μηδενικής ανοχής για να προστατέψετε την εταιρεία σας από τις σημαντικές απώλειες που οφείλονται στην κλοπή των εργαζομένων.