Διαχείριση της απροσδόκητης εργασίας

Το ρητό "Τίποτα δεν πηγαίνει ποτέ όπως έχει προγραμματιστεί" είναι τόσο ακριβές στην εργασία όσο και οπουδήποτε αλλού. Όταν τα πράγματα πάνε στραβά, είναι συχνά χωρίς προειδοποίηση. Εάν θα μπορούσατε να αποτρέψετε αυτές τις ατυχίες από το να συμβεί πρώτον, θα το κάνατε. Ενώ ορισμένα από αυτά τα προβλήματα είναι προβλέψιμα, τα περισσότερα δεν είναι. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε πώς μπορούμε να προσδιορίσουμε και να αντιμετωπίσουμε αυτές τις καταστάσεις αμέσως μόλις προκύψουν. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τη διαχείριση των απροσδόκητων εργασιών:

1. Προσδοκώ κάτι να πάει λάθος, ακόμα κι αν δεν ξέρετε τι

Να είστε πάντα επιφυλακτικοί για προβλήματα. Κανείς δεν θέλει να είναι ένας δογματιστής, αλλά όσο νωρίτερα αναγνωρίζετε ότι υπάρχει μια επιπλοκή, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να αρχίσετε να κάνετε τα βήματα για να το διορθώσετε. Εξαιρετικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων είναι κρίσιμες όταν αντιμετωπίζετε τέτοιου είδους καταστάσεις. Περιλαμβάνουν την ικανότητά σας να αναγνωρίζετε την ύπαρξη ενός προβλήματος και στη συνέχεια να εντοπίζετε την αιτία του.

Ένα μικρό ατύχημα μπορεί να εξελιχθεί σε ένα μεγάλο πρόβλημα και στη συνέχεια σε μια κρίση αρκετά γρήγορα, εκτός εάν ληφθούν άμεσα μέτρα. Όταν ένα πρόβλημα αγνοείται ή δεν αναγνωρίζεται, θα καθίσταται όλο και πιο δύσκολο, ή και αδύνατο, να επιλυθεί με την πάροδο του χρόνου. Η εγρήγορση σας μπορεί να σώσει την εταιρεία σας από σοβαρές ζημιές.

2. Μην πανικοβληθείτε

Το βασικό σας ένστικτο μπορεί να είναι να πανικοβληθείτε όταν κάτι πάει στραβά. Η αδρεναλίνη σας θα αρχίσει να ρέει, κάτι που μπορεί να σας ωθήσει σε δράση. Ωστόσο, θα θολώσει την κρίση σας. Η ικανότητά σας να παραμείνετε ηρεμία βοηθά στην επιτυχία σας στη διαχείριση του απροσδόκητου. Ο πανικός μας αναγκάζει να εκτοξεύσουμε μικρές επιπλοκές. Αυτή η συναισθηματική αντίδραση θα μπορούσε να μετατρέψει μια μικρή βλάβη σε μια τεράστια κρίση στο μυαλό σας.

Πάρτε μια βαθιά ανάσα και περάστε μια στιγμή ή δύο για να αξιολογήσετε την κατάσταση και να σκεφτείτε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια. Παρόλο που πρέπει να αντιδράσετε γρήγορα, μην βιαστείτε. Αυτό θα οδηγήσει μόνο στη λήψη εσφαλμένων αποφάσεων και στη λήψη αδικαιολόγητων ενεργειών.

3. Προετοιμάστε τις λύσεις εκ των προτέρων

Παρόλο που είναι αδύνατο να σχεδιάσετε για κάθε σενάριο χειρότερης περίπτωσης, να έχετε μια στρατηγική στο μυαλό σας για να αντιμετωπίσετε πράγματα που είναι πιο πιθανό να πάει στραβά. Για παράδειγμα, εάν είστε υπεύθυνος για μια μεγάλη διάσκεψη που φιλοξενεί ο οργανισμός σας, να είστε προετοιμασμένοι για να ακυρώσετε την υπηρεσία εστίασης την τελευταία στιγμή ή για να δυσλειτουργεί το σύστημα ήχου. Την ημέρα πριν από την εκδήλωση, επιβεβαιώστε με τον προμηθευτή και ελέγξτε ότι λειτουργεί το ηχητικό σύστημα.

Προτεραιότητα με το σχεδιασμό για πιο κοινά γεγονότα, όχι αυτά που είναι απίθανο. Εάν ανησυχείτε για πάρα πολλά πράγματα που πηγαίνουν στραβά, δεν θα μπορείτε να κάνετε τη δουλειά σας. Προσαρμόστε τα σχέδιά σας καθώς είναι απίθανο να συμβούν γεγονότα. Για παράδειγμα, αν δεν χρειάζεστε ένα σχέδιο για να απαντήσετε σε έναν τυφώνα τον Ιανουάριο, χρειάζεστε ένα τον Ιούλιο.

4. Χρησιμοποιήστε τις κρίσιμες δεξιότητες σκέψης σας

Εκτός από τις εξαιρετικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων, εξαιρετικές δεξιότητες κριτικής σκέψης είναι επίσης απαραίτητες για την επιτυχή διαχείριση των απροσδόκητων στην εργασία. Λάβετε μια συστηματική προσέγγιση για την επίλυση μικρών επιπλοκών και σημαντικών κρίσεων. Αν και η γρήγορη δράση είναι επιτακτική, αφιερώστε χρόνο για να βρείτε μερικές εναλλακτικές λύσεις. Στη συνέχεια, αξιολογήστε τα όλα προτού επιλέξετε αυτό που αποφασίζετε είναι καλύτερο. Εάν είναι απαραίτητο, λάβετε πληροφορίες από την ομάδα και τους ανωτέρους σας, τόσο όταν βρίσκεστε με πιθανές λύσεις όσο και όταν επιλέγετε ποια να εφαρμόσετε.

5. Κρατήστε μια λίστα των πόρων στο χέρι σας

Όταν προκύψουν προβλήματα και χρειάζεστε εξωτερική βοήθεια για την επίλυσή τους, μια λίστα παρόχων υπηρεσιών θα αποδειχθεί ανεκτίμητη.Επιστρέφοντας στο παράδειγμα της διάσκεψης και προετοιμάζοντας μια εταιρεία που θέλει να ακυρώσει την τελευταία στιγμή, έχετε μια λίστα με άλλες εταιρείες που μπορείτε να καλέσετε. Αν έχετε προσωπικό επισκευής εξοπλισμού ήχου στη λίστα επαφών σας, η αποτυχία ενός ηχητικού συστήματος δεν θα οδηγήσει στη διάσκεψη σας.

Ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού σας, συμπεριλάβετε τους υδραυλικούς, τους ηλεκτρολόγους, τους εμπειρογνώμονες υπολογιστών, τους επισκευαστές εξοπλισμού γραφείου, τους υπεύθυνους εστίασης και τους φορείς προσωρινής απασχόλησης στη λίστα επαφών σας. Πριν από την πρόσληψη μιας εξωτερικής υπηρεσίας, βεβαιωθείτε ότι έχετε την έγκριση του ατόμου που ελέγχει τις χορδές πορτοφολιών για τον οργανισμό σας. Προσαρμόστε τη λίστα επαφών σας όπως είναι απαραίτητο. Προσθέστε σε αυτό καθώς βρίσκετε επιπλέον παρόχους και διαγράψτε επαφές που δεν έρχονται για σας ή που δεν είναι πλέον στην επιχείρηση. Δίκτυο με τους συναδέλφους σας, ακόμη και σε άλλους οργανισμούς, για συστάσεις και κριτικές.

Μια γρήγορη και μετρημένη απάντηση σε μια κρίσιμη κατάσταση θα μειώσει τις δυσμενείς επιπτώσεις στον οργανισμό σας και την κατώτατη γραμμή του. Το αφεντικό σας θα εκτιμήσει τις προσπάθειές σας να ανταποκριθείτε σε μια δυνητικά ζημιογόνο κρίση.