Διατηρώντας τα οικονομικά αρχεία του Νομικού Γραφείου

Εάν επιθυμείτε να είστε δικηγόρος με το δικηγορικό σας γραφείο, πρέπει να καταλάβετε ποια αρχεία πρέπει να διατηρήσετε. Μπορεί να είστε ειδικός στην πρακτική του νόμου, αλλά ίσως να μην αισθάνεστε τόσο σίγουροι για τις λογιστικές σας γνώσεις. Η κατανόηση των βασικών στοιχείων και η χρήση εξειδικευμένου λογισμικού λογιστικής μπορεί να διατηρήσει την πρακτική σας ασφαλή.

Λογιστικά συστήματα

Ένα καλό λογιστικό σύστημα για κάθε μικρή επιχείρηση θα περιλαμβάνει ισχυρούς εσωτερικούς ελέγχους για την παρακολούθηση τόσο των εσόδων όσο και των εξόδων. Ως πληρεξούσιος, πρέπει να διασφαλίσετε ότι το λογιστικό σας σύστημα διαθέτει ισχυρούς εσωτερικούς ελέγχους, τόσο για τα τιμολόγια που χρεώνονται όσο και για τα έξοδα και τα έξοδα που προωθούνται για τους πελάτες.

Ανεξάρτητα από το αν οι λογαριασμοί βασίζονται σε συγκεκριμένο φύλακας, ετήσιο λογαριασμό, ενδεχόμενη αμοιβή ή τέλος παραπομπής, η αμοιβή σας βασίζεται στο χρόνο που δαπανάται για τα έργα των πελατών σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι δικηγόροι συνήθως τηρούν λεπτομερή αρχεία για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται για περιπτώσεις.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χειροκίνητα ή ηλεκτρονικά συστήματα για να παρακολουθείτε το χρόνο σας και να χρεώνετε τα έξοδα. Οι κάρτες βιβλίων πελατών χρησιμοποιήθηκαν για την καταγραφή αυτών των πληροφοριών πριν από την εμφάνιση του νόμιμου λογισμικού χρέωσης χρόνου και χρέωσης. Ανεξάρτητα από τη μέθοδο τήρησης αρχείων που προτιμάτε, συνήθως θα θέλετε να καταγράψετε το χρόνο που αφιερώνετε σε θέματα πελατών, μαζί με τυχόν χρεώσιμα έξοδα.

Από καιρό σε καιρό, μπορείτε να πληρώσετε για έξοδα του πελάτη σας για την καταβολή τελών ή άλλων επιβαρύνσεων. Οι περισσότεροι εξουσιοδοτημένοι δικηγόροι καταγράφουν αυτές τις προωθημένες δαπάνες στο σύστημα με τρόπο παρόμοιο με τους άλλους λογαριασμούς εισπρακτέων.

Λογισμικό λογιστικής θα έχει ειδικά περιοδικά για την καταγραφή ενός μόνο τύπου συναλλαγής που συμβαίνει συχνά. Για τους πληρεξούσιους, το περιοδικό ταμειακών εισπράξεων θα παρουσιάσει ανάλυση (1) εισπραχθέντων τελών και (2) επιστροφών εξόδων, συμπεριλαμβανομένης της κατανομής μεταξύ των τακτικών γενικών εξόδων που καταβλήθηκαν και των δαπανών του πελάτη που καταβλήθηκαν. Η πολυπλοκότητα του περιοδικού των εισπράξεων μετρητών θα ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος της δικηγορικής εταιρείας, η πιο βασική από την οποία είναι μόνο η δήλωση τράπεζας και έλεγχος αντιγράφων.

Βασικά αρχεία

Εκτός από τα αρχεία που αναφέρθηκαν παραπάνω, οι δικηγόροι συνήθως διατηρούν τουλάχιστον τα ακόλουθα:

1. Βιβλίο ραντεβού: Ένα βιβλίο ραντεβού περιέχει αρχεία ραντεβού, συνήθως σε μορφή ημερολογίου.
2. Λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών: Στο ημερολόγιο εισπρακτέων λογαριασμών εμφανίζονται οι απαιτήσεις που χρεώθηκαν αλλά δεν εισπράχθηκαν.
3. Μεμονωμένα ημερολόγια πελατών:Οι λογαριασμοί αυτοί περιλαμβάνουν περιγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών, χρεώσεις και πιστώσεις, περίληψη μη χρεώσιμων χρεώσεων και τελικά τιμολόγια.
4. Αρχεία χρόνου υπόθεσης: Οι εγγραφές χρόνου καταγράφονται για κάθε πελάτη.
5. Μητρώο υποθέσεων σε εξέλιξη: Αυτός ο κατάλογος συνοψίζει κάθε νομικό έργο που εκτελείται και οργανώνεται συνήθως από το όνομα του πελάτη.
6. Συνοπτικές αναφορές χρόνου: Οι αναφορές χρόνου μπορούν συνήθως να ταξινομηθούν από τον πληρεξούσιο ή από τον πελάτη και να περιέχουν πληροφορίες όπως ο χρόνος, οι ημερομηνίες εργασίας, οι χρεώσεις και άλλα έξοδα.

Αυτά είναι τα βασικά βιβλία και τα αρχεία που οι περισσότεροι δικηγόροι, ανεξάρτητα από την ειδικότητα, θα έχουν στη διάθεσή τους για τις επιχειρήσεις τους. Πολλοί δικηγόροι χρησιμοποιούν λογισμικό λογισμικού και λογισμικό διαχείρισης νομικών πρακτικών για τη διατήρηση των βιβλίων και των αρχείων τους σε ηλεκτρονικές μορφές. Ενώ ορισμένα γραφεία χρησιμοποιούν το QuickBooks, πολλές άλλες εταιρείες χρησιμοποιούν νομικά προγράμματα λογισμικού ειδικά για τη βιομηχανία, όπως το Abacus Next, το Clio ή το ProLaw για να διαχειριστούν τις πρακτικές τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το παρόν άρθρο προορίζεται μόνο για εκπαιδευτικούς σκοπούς. θα πρέπει να συμβουλευτείτε έναν φοροτεχνικό για να συζητήσετε τυχόν ερωτήσεις ή θέματα που έχετε σχετικά με τη λογιστική, την τήρηση αρχείων ή το εισόδημά σας.