Γράφοντας Επίσημες Επιστολές και Υλικά

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων και συναντήσεων αναμένεται να συνεισφέρουν ή να γράψουν επίσημες επιστολές πρόσκλησης και υλικό για τις συναντήσεις, ταξίδια παροχής κινήτρων και άλλα προγράμματα που οργανώνουν. Δεν χρειάζεται να φαίνεται σαν μια συντριπτική εργασία, αλλά είναι σημαντικό να ακολουθήσετε ορισμένα βήματα για να ακολουθήσετε την κατάλληλη εθιμοτυπία πρόσκλησης και να αποφύγετε την έλλειψη σημαντικών λεπτομερειών για τους καλεσμένους σας.

Εδώ είναι πώς:

1. Δημιουργήστε ένα θέμα συμβάντος. Πριν γράψετε επιστολές επίσημης πρόσκλησης και υλικό, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού πρέπει να βεβαιωθούν ότι έχουν ένα δελεαστικό θέμα για το πρόγραμμα. Οι ακόλουθες ερωτήσεις θα βοηθήσουν στην έναρξη της διαδικασίας ανταλλαγής ιδεών: Είναι ένα εκπαιδευτικό συνέδριο, σεμινάριο ή ταξίδι κινήτρων; Πού κρατείται; Τι είναι μοναδικό για αυτόν τον προορισμό ή τον τόπο; Ποιο είναι το τραχύ χρονοδιάγραμμα για το γεγονός; Ποιοι είναι οι στόχοι του προγράμματος; Γιατί θα επιθυμούσε να παρευρεθεί ένας συμμετέχων; Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα μεγάλο γεγονός.

1. Δημιουργήστε μια ηλεκτρονική πρόσκληση. Πολλές επίσημες επιστολές πρόσκλησης και υλικό για σημαντικά γεγονότα έχουν πλέον μεταφερθεί σε ηλεκτρονικά συστήματα εγγραφής λόγω του όγκου σημαντικών υλικοτεχνικών γεγονότων που πρέπει να ληφθούν κατά τη διαδικασία RSVP: ορθογραφία των ονομάτων, πληροφορίες επικοινωνίας, διατροφικές απαιτήσεις, πρόσβαση ατόμων με ειδικές ανάγκες, λεπτομέρειες προγράμματος, πληροφορίες δραστηριοτήτων και πολλά άλλα. Σημείωση: Τα λιγότερο περίπλοκα συμβάντα μπορούν να χρησιμοποιούν μία μόνο ιστοσελίδα ή εικόνα γραφικού σχεδιασμού που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη μετάδοση λεπτομερειών εκδήλωσης και επαφών RSVP.

1. Δημιουργήστε μια έντυπη πρόσκληση. Ανάλογα με τη φύση του προγράμματος ή της εκδήλωσής σας, η εθιμοτυπία πρόσκλησης μπορεί να σας προτείνει να γράφετε επιστολές και σημειώσεις επίσημης πρόσκλησης για να ενημερώσετε τους καλεσμένους σας ότι γνωρίζετε πραγματικά την παρουσία τους. Αυτό είναι διαφορετικό από τα υλικά του γεγονότος. Αντ 'αυτού, εξετάστε μια απλή κάρτα πρόσκλησης που παρέχει πολύτιμες πληροφορίες στον επισκέπτη, συμπεριλαμβανομένου του κεντρικού υπολογιστή και του τίτλου του, του θέματος του γεγονότος, των ημερομηνιών και / ή του χρόνου και της επαφής RSVP.
2. Γράφοντας επίσημες προσκλήσεις γεγονότων. Στο πλαίσιο της ηλεκτρονικής πρόσκλησης, θα πρέπει να περιγράψετε πληροφορίες υψηλού επιπέδου σχετικά με το πρόγραμμα και την εκδήλωση. Για παράδειγμα, αν πρόκειται για ταξίδι κινήτρου ή για πολυήμερη διάσκεψη, θα θέλετε να συμπεριλάβετε τα εξής: τον προορισμό, τον κύριο χώρο / χώρο συνεδρίων, το κύριο θέμα, τους ομιλητές (συμπεριλαμβανομένου του BIOS), το χρονοδιάγραμμα, τις δραστηριότητες, σχετικά με την εγγραφή. Οι επιστολές και τα υλικά πρόσκλησης πρέπει να παρέχουν στους επισκέπτες έναν λόγο να παρακολουθήσουν και να περιλαμβάνουν πάντα μια πρόσκληση για δράση.

1. Η εθιμοτυπία πρόσκλησης αρχίζει με επισκόπηση προορισμού / χώρου. Όταν γράφετε επιστολές και υλικά επίσημης πρόσκλησης, είναι πάντα ασφαλέστερο να υποθέσετε ότι κανείς δεν βρισκόταν στον τόπο όπου φιλοξενείτε το πρόγραμμα. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να γράψετε μια σύντομη επισκόπηση του προορισμού ή / και του ξενοδοχείου / εγκατάστασης / τόπου όπου πραγματοποιείται το πρόγραμμα. Εάν προγραμματίζετε ένα γεγονός πολλών ημερών, διατηρήστε αυτές τις πληροφορίες όσο το δυνατόν υψηλότερες, αλλά βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν αρκετές πληροφορίες για να δώσετε στους επισκέπτες μοναδικές ιδέες για τον τόπο και γιατί θα πρέπει να επενδύσουν εκεί το χρόνο μαζί σας.
2. Η εθιμοτυπία πρόσκλησης απαιτεί το πρόγραμμα εκδηλώσεων. Αν προγραμματίζετε ένα γεγονός πολλών ημερών, όπως ένα πρόγραμμα κινήτρων, τα υλικά πρόσκλησης πρέπει να περιλαμβάνουν όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες, ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να προγραμματίζουν κατάλληλα το χρόνο τους μαζί σας.Αυτό σημαίνει ότι η πρόσκλησή σας θα πρέπει να προσδιορίσει τις μεθόδους άφιξης και τις ώρες που θα αναμένεται να συμμετάσχουν, τις ώρες για επαγγελματικές συναντήσεις και δραστηριότητες (και επιλογές δραστηριοτήτων), πληροφορίες για τα γεύματα και πληροφορίες αναχώρησης.
3. Η εθιμοτυπική πρόσκληση απαιτεί περιγραφές δραστηριοτήτων. Όταν γράφετε επίσημες επιστολές πρόσκλησης και υλικό, παρέχετε μια επισκόπηση των διαφόρων δραστηριοτήτων, για να βοηθήσετε τους επισκέπτες να προσδιορίσουν καλύτερα τι ταιριάζει με τα ενδιαφέροντά τους. Το πρόγραμμα γκολφ σας είναι ένα 1/2 ημερών ή πλήρες γεγονός; Ποια είναι η "τάξη" εκείνου του ποταμού που κυλάει στο ποτάμι; Ποιο είναι το υψόμετρο όπου φιλοξενείτε την εκδήλωση και πόσο ψηλά θα σας πάει το πρόγραμμα ποδηλασίας βουνού; Ποιος είναι ο χρόνος σε μια τάξη ζωγραφικής και τι θα μάθουν;
4. Η εθιμοτυπική πρόσκληση απαιτεί πληροφορίες σχετικά με την εφοδιαστική. Και πάλι, αν υποθέσετε ότι φιλοξενείτε ένα πρόγραμμα πολλαπλών ημερών, οι επισκέπτες πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους τις λεπτομέρειες για κάθε ένα από τα ακόλουθα στοιχεία:
   1. • Πτήσεις κρατήσεων
5. Εγγραφή γεγονότος
6. Κρατήσεις δωματίων
7. Μεταφορές αεροδρομίων
8. Ενδυματολογικός κώδικας
9. Καιρός
10. Διαδικασίες check-in
11. Μη επιστρεφόμενα στοιχεία
12. Φιλοξενία επαφών προσωπικού
13. Ανάπτυξη της ατζέντας τελικού γεγονότος. Αυτό θα φαίνεται διαφορετικό από τα αρχικά υλικά πρόσκλησης, αλλά θα πρέπει να παρέχεται στους προσκεκλημένους επισκέπτες κατά την άφιξη ή λίγο πριν από τη συμμετοχή σε μια εκδήλωση. Θα πρέπει να περιλαμβάνει μια ώρα ανά ώρα (είναι ωραία να συνδυάσετε ώρες) επισκόπηση του τι προγραμματίζεται πότε και πού. Αν έχετε προγραμματιστεί ταυτόχρονα πολλαπλά εκπαιδευτικά κομμάτια, είναι χρήσιμο να περιγράψετε αυτά τα κομμάτια σε ομάδες, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν ποια θέματα προγραμματίζονται πότε και πού.
14. Δημιουργήστε την επιστολή καλωσορίσματος. Πολλοί σχεδιαστές αγωνίζονται με τις πληροφορίες που πρέπει ή δεν πρέπει να περιλαμβάνουν στις καλωσορισμένες επιστολές. Η καλύτερη συμβουλή είναι να κρατήσετε το μήνυμα καλωσορίσματος απλό και αφήστε τους επισκέπτες να γνωρίζουν ότι είναι ευπρόσδεκτοι και εκτιμούνται. Η εθιμοτυπία της πρόσκλησης υποδηλώνει ότι η επιστολή πρέπει να υπογραφεί από τον επίσημο φορέα της εκδήλωσης.
    1. Ένα από τα πιο παραμελημένα στοιχεία πρόσκλησης συμβάντων είναι η προκήρυξη αναχώρησης. Ως μέρος της επιστολής καλωσορίσματος και των δώρων άφιξης, είναι σημαντικό να επισυνάψετε λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο αναχώρησης των επισκεπτών.
15. Δημιουργία καρτών μενού. Είτε σχεδιάζετε πρωινό, μεσημεριανό γεύμα ή δείπνο, οι επισκέπτες εκτιμούν πάντα να βλέπουν κάρτες μενού που περιγράφουν στοιχεία μενού για κάθε πορεία του γεύματος. Τους δίνει κάτι για να μιλήσουν όταν συναντώνται με άλλους στο τραπέζι τους και επιτρέπει στο προσωπικό αναμονής να πάρει γρήγορα επιλογές μενού από τους επισκέπτες, βοηθώντας έτσι να κρατήσει το πρόγραμμα σε καλό δρόμο. Σημείωση: Αν σχεδιάζετε μια ιδιαίτερη έκπληξη κατά τη διάρκεια του γεύματος, όπως ένα επιδόρπιο με θέμα το θέμα σε κάποια μοναδική ψυχαγωγία, είναι χρήσιμο να διατηρείτε τα στοιχεία αυτά εκτός της κάρτας μενού για να ενισχύσετε το ειδικό αποτέλεσμα.
16. Δημιουργία καρτών δώρου εκτίμησης. Είτε πρόκειται για δώρο άφιξης είτε για δώρο μαξιλαριού, κάθε δώρο εκτίμησης πρέπει να έχει την κάρτα δώρου. Είναι μια ευκαιρία να ενισχύσετε τα μηνύματα "ευχαριστιών" και να κάνετε τους καλεσμένους σας να αισθάνονται ιδιαίτερα ξεχωριστά. Είναι χρήσιμο να ενσωματώσετε τη διατύπωση και τα μηνύματα που αντικατοπτρίζουν το θέμα του ίδιου του γεγονότος.
17. Δημιουργήστε ξεχωριστές ανακοινώσεις αναχώρησης.
    1. Την ημέρα πριν από την αναχώρηση, παραδώστε τις ανακοινώσεις στα δωμάτια που τους υπενθυμίζουν πότε θα αναχωρήσουν, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού πτήσης και της αναχώρησης. Παρέχει την ευκαιρία να διορθώσετε τυχόν σφάλματα τελευταίας στιγμής που μπορεί να είχαν παραβλεφθεί κατά τον προγραμματισμό της εφοδιαστικής.

Συμβουλές:

1. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε έναν σπουδαίο σχεδιαστή γραφικών και μια ηλεκτρονική διαδικασία εγγραφής. Η πρόκληση που εξακολουθεί να υπάρχει σήμερα είναι ότι υπάρχουν πολλά διαφορετικά συστήματα καταχώρισης συμβάντων σε απευθείας σύνδεση, αλλά είτε απαιτούν μεγάλη προσαρμογή είτε η χρήση συστημάτων τρίτων εξακολουθεί να θεωρείται λίγο ακριβή ανά βάση πρόσκλησης.Γι 'αυτό πολλοί σχεδιαστές εξακολουθούν να βασίζονται στα οικιακά εργαλεία και τους πόρους τους.
2. Βρείτε τον εαυτό σας ένα μεγάλο χαρτοπωλείο. Παρόλο που οι οργανώσεις κινούνται ολοένα και περισσότερο στη χρήση ηλεκτρονικών μορφών επικοινωνίας, οι οποίες δεν αντικαθιστούν ακόμη τον αντίκτυπο που προσφέρουν οι εκτυπώσεις και τα υλικά συμβάντων. Ψάξτε για χαρτικά που θα συγχαρώ το θέμα της εκδήλωσής σας και θα διαφοροποιήσουν τις μορφές χαρτιού και μεγεθών για να δημιουργήσουν περισσότερο ενδιαφέρον και δράμα. Οι καλεσμένοι σας θα παρατηρήσουν την προσπάθεια.
3. Δημιουργήστε ένα πρότυπο και αναπαράγετε από εκεί. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού θα πρέπει να δημιουργήσουν επιστολές προσκλήσεων προτύπου και υλικά και απλώς να ενημερώσουν νέα γεγονότα από τα πρότυπα προηγούμενων προγραμμάτων και συμβάντων. Φυσικά, πρέπει να επιλεγούν και να χρησιμοποιηθούν νέα χαρτικά, γραφικά, κείμενα κ.λπ., οπότε απαιτείται κάθε φορά μια συγκεκριμένη προσαρμογή.