Πώς να αποδείξετε τις φορολογικές εκπτώσεις σας

Πριν καταθέσετε την φορολογική σας δήλωση με το IRS, ρωτήστε τον εαυτό σας: Εάν έπρεπε να αποδείξω αυτές τις μειώσεις, θα μπορούσα να το κάνω; Εάν δεν είστε σίγουροι ότι μπορείτε να το αποδείξετε, μην το αφαιρέσετε. Είναι υπέροχο να μπορείτε να λαμβάνετε φορολογικές ελαφρύνσεις για όλα τα επιχειρηματικά σας έξοδα, αλλά είναι ακόμη καλύτερο να είστε σε θέση να αποδείξετε αυτές τις μειώσεις σε έναν έλεγχο IRS.

Εάν έχετε έναν αρμόδιο φορολογούμενο, αυτό το άτομο θα σας ζητήσει να δείτε όλα τα έγγραφα σχετικά με τις φορολογικές εκπτώσεις σας. Το πιο σημαντικό γεγονός που πρέπει να θυμάστε είναι ότι ΠΡΕΠΕΙ να είστε σε θέση να δείξετε όχι μόνο ότι η συναλλαγή πραγματοποιήθηκε, αλλά ότι επρόκειτο για επιχειρηματικό σκοπό.

Αγοράζοντας ακίνητα ή έξοδα πληρωμής

Αγοράζετε έναν εκτυπωτή τύπου "all-in-one" από την Best Buy για την επιχείρησή σας. Μπορείτε να γράψετε μια επιταγή από τον εταιρικό σας λογαριασμό ή να χρησιμοποιήσετε την επιχειρηματική πιστωτική σας κάρτα. Επομένως, αυτό αρκεί για να δείξει ότι πρόκειται για επιχειρηματική δαπάνη, έτσι; Βασικά, όχι. Η αποθήκευση της ακυρωμένης επιταγής ή η απόδειξη της πιστωτικής σας κάρτας είναι μόνο ένα μέρος της απόδειξής σας.

Η ακυρωμένη επιταγή δεν δείχνει τι έχετε αγοράσει. Η χρήση πιστωτικής κάρτας είναι καλύτερη, επειδή η απόδειξη δείχνει την αγορά. Συμπεριλαμβάνεται επίσης η απόδειξη του ταμειακού καταλόγου με την ακυρωμένη επιταγή σας, για να δείξετε τι έχετε αγοράσει.

Πληρωμή από Προσωπικό Λογαριασμό

Η πληρωμή εξόδων από τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησής σας ή από μια επιχειρηματική πιστωτική κάρτα λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Φυσικά, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε ξεχωριστό επιχειρηματικό έλεγχο ή λογαριασμό αποταμίευσης ή επιχειρηματική πιστωτική κάρτα. Ενώ η χρήση των προσωπικών λογαριασμών σας δεν αποτελεί αναγκαστικά πρόβλημα, καθιστά πιο δύσκολο να αποδειχθεί ότι αυτός ο προσωπικός έλεγχος χρησιμοποιήθηκε για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά την επιχείρησή σας, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν προσωπικό λογαριασμό για μερικά στοιχεία. Για παράδειγμα, πρόσφατα δημιούργησα μια νέα LLC και έπρεπε να χρησιμοποιήσω έναν προσωπικό έλεγχο για την εγγραφή στην πολιτεία μου. Όταν χρησιμοποιείτε έναν προσωπικό λογαριασμό για επαγγελματικούς σκοπούς, βεβαιωθείτε ότι έχετε πολλά έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, έστειλα μια απόδειξη από τον κρατικό γραμματέα του κράτους που έδειξε ότι είχα πληρώσει για εγγραφή LLC. Σε αυτή την περίπτωση, ήταν αρκετά δύσκολο να πιστέψουμε ότι αυτό ήταν για προσωπική χρήση.

Χρήση καταγραφών δαπανών

Ορισμένες δαπάνες είναι πιο δύσκολο να αποδειχθούν από άλλες. Τα δύο μεγάλα παραδείγματα είναι τα έξοδα ταξιδιού, συμπεριλαμβανομένων των διανυθέντων χιλιομέτρων και των εισηγμένων ακινήτων. Και στις δύο περιπτώσεις, ο καλύτερος τρόπος για να ικανοποιηθεί η απαίτηση της IRS για απόδειξη δαπανών είναι η τήρηση ενός ημερολογίου. Το IRS προτιμά την απόδειξη "εκείνη τη στιγμή". Δηλαδή, μια σημείωση που κάνετε σε μια απόδειξη δαπανών ή την απόδειξη ή το χιλιόμετρο κατά τη στιγμή που δαπανώνται τα χρήματα είναι καλύτερη από μια λίστα που γράφετε στο τέλος του έτους. Η τήρηση ενός ημερολογίου διανυθέντων χιλιομέτρων σημαίνει ότι κάθε φορά που μπαίνετε στο αυτοκίνητό σας (δεν έχει σημασία αν η επιχείρηση πλήρωσε για το αυτοκίνητο, παρεμπιπτόντως), πρέπει να καταγράψετε:

• Η ημερομηνία
• Τα χιλιόμετρα
• Που πήγες
• Ο σκοπός - επιχειρηματική ή προσωπική - όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη.

Αν θέλετε να το κάνετε πιο εύκολο, σημειώστε τις χιλιόμετρα στο αυτοκίνητο την 1η Ιανουαρίου του έτους και, στη συνέχεια, σημειώστε το χιλιόμετρο μόνο για επιχειρηματικούς σκοπούς. Για να αφαιρέσετε τα έξοδα διανυόμενου χιλιομέτρου από την επιχείρηση, χρησιμοποιώντας είτε την κανονική παρακράτηση μιλίων είτε τα πραγματικά έξοδα, πρέπει να δείξετε ότι έχετε χρησιμοποιήσει το αυτοκίνητο τουλάχιστον το 50% του χρόνου για τις επιχειρήσεις.

Εάν είστε συνδεδεμένοι στο smartphone σας, δοκιμάστε μια εφαρμογή με χιλιόμετρα ή μια δαπάνη. Θα σας εξοικονομήσει μεγάλο μέρος του χαρτιού και θα κρατήσετε το λογαριασμό καταγραφής εξόδων σας online. Τέλος, να θυμάστε ότι τα ταξίδια μετακίνησης (που πηγαίνουν πέρα ​​δώθε στην εργασία) δεν θεωρούνται εκπτώσιμα έξοδα ταξιδίου.Ενώ μπορείτε να παρακολουθείτε τα έξοδα μετακίνησης, μην τα συμπεριλάβετε στο ημερολόγιο επαγγελματικών ταξιδιών σας.

Χρησιμοποιώντας έσοδα από επαγγελματικά ταξίδια

Εκτός από ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων, εάν ταξιδεύετε για επαγγελματικούς λόγους, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις αποδείξεις για έξοδα. Αυτά τα έξοδα, όπως τα χιλιόμετρα, παρακολουθούνται στενά από έναν ελεγκτή IRS, διότι είναι εύκολο να συμπεριληφθούν τα προσωπικά έξοδα ταξιδίου με επαγγελματικά ταξίδια.

Ο καλύτερος τρόπος για να αποδείξετε τα επαγγελματικά έξοδα ταξιδιού (συμπεριλαμβανομένων ξενοδοχείων, πτήσεων, ενοικιάσεων, γευμάτων και ψυχαγωγίας) είναι να χρησιμοποιήσετε μια πιστωτική κάρτα (χρησιμοποιώντας την επαγγελματική σας κάρτα, βεβαίως) με επιπλέον σημειώσεις για τον επιχειρηματικό σκοπό. Κάντε τη σημείωση τη στιγμή που επιβαρύνεστε με το κόστος. Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν προγραμματιστή ημέρας, ένα βιβλίο ραντεβού ή ένα ημερολόγιο για να σημειώσετε εκδηλώσεις επιχειρηματικών ταξιδιών και στη συνέχεια να τις συνδέσετε με τις αποδείξεις σας.

Αγοράζοντας εισηγμένη περιουσία

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτόν τον εκτυπωτή all-in-one που αγοράσατε. Ο εκτυπωτής μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για προσωπική εκτύπωση και το IRS κατηγοριοποιεί αυτούς τους τύπους ιδιοκτησίας ως ιδιότητα που παρατίθεται στη λίστα. Βρίσκονται σε μια λίστα επειδή μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε για προσωπικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς. Το IRS απαιτεί υψηλότερο βαθμό απόδειξης της επαγγελματικής χρήσης.

Πρέπει να τεκμηριώσετε συγκεκριμένα τον τρόπο χρήσης της καταχωρημένης ιδιότητας. Ο καλύτερος τρόπος είναι να κρατήσετε ένα αρχείο καταγραφής με το ακίνητο (όπως το ημερολόγιο εξόδων που περιγράφεται παρακάτω). Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε τον εκτυπωτή ή άλλη καταχωρημένη ιδιότητα, σημειώστε την ημερομηνία, τη χρήση (αριθμός αντιγράφων, για παράδειγμα), τη συγκεκριμένη εργασία (εκτύπωση αντιγράφων ενός φυλλαδίου για επιχειρήσεις) και εάν η χρήση είναι επαγγελματική ή προσωπική. που σχετίζονται με τον εκτυπωτή, όπως οι κασέτες.

Στο τέλος του έτους, θα πρέπει να μπορείτε να δείτε το ποσοστό χρήσης για τις επιχειρήσεις και στη συνέχεια να αντιστοιχίσετε αυτό το ποσοστό στις δαπάνες. Για παράδειγμα, εάν διαπιστώσετε ότι χρησιμοποιήσατε τον εκτυπωτή για το 60% του χρόνου για επιχειρήσεις, μπορείτε να πάρετε το 60% του κόστους ως έκπτωση της επιχείρησης. Ως υπενθύμιση, αν έχετε την ιδιοκτησία στην τοποθεσία της επιχείρησής σας (όχι στο γραφείο του σπιτιού σας), δεν χρειάζεται να κρατάτε ένα αρχείο καταγραφής. Όλη η χρήση σε μια επιχειρηματική περιοχή θεωρείται ότι είναι για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Χρήση των Καταστάσεων Λογαριασμού

Ας υποθέσουμε ότι χάσατε το απόσπασμα πιστωτικής κάρτας ή δεν έχετε ακυρωμένο έλεγχο για την αγορά του εκτυπωτή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια δήλωση τραπεζικού λογαριασμού ή πιστωτικής κάρτας για να αποδείξετε μια αγορά επιχείρησης, αλλά θα χρειαστείτε επιπλέον επαλήθευση, από ένα βιβλίο ραντεβού, ένα ημερολόγιο ή έναν προγραμματιστή ημέρας.

Δεν υπάρχει κανένα τέτοιο πράγμα ως πολύ μεγάλη απόδειξη

Εάν υπάρχει κάποια αμφιβολία για το αν κάποια δαπάνη προορίζεται για επαγγελματικούς σκοπούς, είναι καλύτερο να έχετε διάφορους τρόπους για να αποδείξετε το κόστος.

Το σύστημα επιχειρησιακών αρχείων σας

Τέλος, τα αρχεία που διατηρείτε σε αυτές τις επιχειρηματικές δαπάνες πρέπει να αποτελούν μέρος του συνολικού συστήματος τήρησης βιβλίων.