Τρόποι για να ζητήσετε βοήθεια από έναν Χορηγό του Έργου

Η σχέση μεταξύ ενός διαχειριστή έργου και ενός χορηγού του έργου μοιάζει πολύ με μια παραδοσιακή σχέση υπαλλήλου / διαχειριστή. Ο ανάδοχος του έργου μπορεί να μην είναι ο άμεσος διαχειριστής του έργου ή ακόμα και η αλυσίδα διοίκησης του διαχειριστή του έργου. Παρόλα αυτά, ο χορηγός του έργου υποστηρίζει τον διαχειριστή του έργου καθώς η ομάδα του έργου εργάζεται για την ολοκλήρωση ενός έργου.

Όπως ένας επόπτης, ένας από τους μεγαλύτερους τρόπους με τους οποίους υποστηρίζει ένας υπεύθυνος έργου είναι μέσω της διαχείρισης ζητημάτων μόνο κάποιος με την οργανωτική επιρροή του χορηγού του έργου μπορεί να χειριστεί. Όταν οι διαχειριστές έργων αντιμετωπίζουν προβλήματα που μπορούν να επιλύσουν μόνο οι χορηγοί έργων, είναι εδώ τα πράγματα που πρέπει να κάνουν οι διαχειριστές έργων.

Εξαγωγή όλων των άλλων επιλογών

Οι χορηγοί έργων τείνουν να είναι σε οργανωτικό επίπεδο όπου οι περισσότερες αποφάσεις είναι δύσκολες, διότι αν μια απόφαση είναι εύκολη, γίνεται σε χαμηλότερο επίπεδο. Πρέπει να κάνουν δύσκολες αποφάσεις μερικές φορές με περιορισμένες πληροφορίες.

Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε εξαντλήσει όλες τις άλλες επιλογές για την επίλυση του προβλήματός σας, προτού πάτε στο χορηγό του έργου. Για παράδειγμα, λέτε ότι έχετε ένα μέλος της ομάδας του έργου που δεν ανταποκρίνεται στις δεσμεύσεις του. Πριν πάρετε το ζήτημα στον χορηγό του έργου, θα πρέπει να προσπαθήσετε να επιλύσετε το θέμα one-on-one με το μέλος της ομάδας του έργου. Όταν αυτό δεν λειτουργήσει, θα πρέπει να πάτε στον επόπτη του μέλους της ομάδας. Μόλις αποτύχει η επίλυση του προβλήματος, μπορείτε να πάρετε το πρόβλημα στο χορηγό του έργου.

Έχετε εξαντλήσει τις επιλογές σας για την επίλυση των ζητημάτων από κάτω προς τα πάνω. Τώρα, ο χορηγός του έργου μπορεί να εργαστεί για το θέμα από την κορυφή προς τα κάτω. Ο ανάδοχος του έργου θα πρέπει να επεξεργαστεί το ζήτημα με τον / την συνομηλίκό του και να σας ενημερώσει για τη συμφωνηθείσα πορεία δράσης.

Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να συμβεί είναι να βρει ο χορηγός του έργου ένα ψήφισμα που θα μπορούσατε να εφαρμόσετε με δική σας εξουσία χωρίς καμία βοήθεια. Μερικές φορές αυτό συμβαίνει. Ολοι κάνουν λάθη. Μάθετε από αυτές τις καταστάσεις όταν συμβαίνουν και θα είστε καλύτερος υπεύθυνος έργου για αυτό. Την επόμενη φορά που θα εμφανιστεί μια παρόμοια κατάσταση, θα το χειριστείτε καλύτερα από πριν.

Να είστε συγκεκριμένοι για το τι χρειάζεστε

Ενώ οι χορηγοί των έργων έχουν συνηθίσει να εργάζονται από ελλιπείς πληροφορίες, ένας υπεύθυνος έργου δεν πρέπει να αφήνει εκτός σχετικών πληροφοριών. Είναι σημαντικό ο ανάδοχος του έργου να έχει ένα πλαίσιο για την κατάσταση που χρειάζεται προσοχή.

Μόλις ο ανάδοχος του έργου έχει το κατάλληλο πλαίσιο για την απόφαση, να είστε συγκεκριμένοι για το τι χρειάζεστε από τον ανάδοχο. Χρειάζεστε κατεύθυνση για το πώς να προχωρήσετε; Χρειάζεστε την εξουσιοδότηση για τη λήψη συγκεκριμένης δράσης; Χρειάζεται να επιλυθεί κάποιο πρόβλημα; Χρειάζεστε πόρους που δεν μπορείτε να αποκτήσετε;

Αν δεν έχετε σκεφτεί ακριβώς τι χρειάζεστε, ίσως να λάβετε μια απόφαση για το τι χρειάζεστε, αλλά να μάθετε αργότερα εσείς λάθος. Σκεφτείτε το θέμα πριν το πάρετε στο χορηγό για να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο να χάνετε το χρόνο του άλλου.

Κρατήστε το αίτημά σας εστιασμένο

Οι χορηγοί έργων είναι απασχολημένοι. Αμέτρητα ζητήματα τραβούν τα χρονοδιαγράμματα που απορροφούν το χρόνο τους μακριά.

Όταν ένας διαχειριστής έργου έχει μια πραγματική ανάγκη για το χρόνο του χορηγού του έργου, αυτό δεν είναι κακό πράγμα ή μια εισβολή κατά τη διάρκεια του χορηγού. Ο χρόνος που διανύουμε με τον υπεύθυνο του έργου και τον ανάδοχο του έργου πρέπει να είναι εξαιρετικά παραγωγικός. Κρατήστε το αίτημά σας επικεντρωμένο ώστε να χρησιμοποιείτε μόνο το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου του χορηγού σας, όπως είναι απαραίτητο.

Καθώς ο χορηγός σας βιώνει παραγωγική one-on-one φορά μαζί σας, αυτός ή αυτή θα προσβλέπει στις συναντήσεις σας. Οι άνθρωποι σε υψηλά επίπεδα οργανώσεων συχνά περνούν το χρόνο τους σε μη παραγωγικές συναντήσεις που πρέπει να παρακολουθήσουν. Η συμμετοχή σε μια παραγωγική συνάντηση μπορεί να αποτελέσει μια δυναμική αλλαγή ρυθμού για τον υποστηρικτή του έργου σας.