Επιχειρηματική εθιμοτυπία ενός επαγγελματικού χαιρετισμού φωνητικού ταχυδρομείου

Εάν η εταιρία σας χρησιμοποιεί κουτιά φωνητικών μηνυμάτων για εισερχόμενες κλήσεις, θα χρειαστεί να καταγράψετε ένα επαγγελματικό χαιρετισμό τηλεφωνητή τηλεφωνικού κέντρου. Αυτός ο τύπος χαιρετισμού φωνητικού ταχυδρομείου είναι ελαφρώς διαφορετικός από τον προσωπικό χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με το κουτί του τηλεφωνητή ενός ατόμου. Για παράδειγμα, εάν το τηλεφωνικό σας σύστημα επιτρέπει την ομαδοποίηση μιας ομάδας επεκτάσεων τηλεφώνου για την εξυπηρέτηση όλων των γενικών λογιστικών κλήσεων, όλες οι επεκτάσεις από το Τμήμα Λογιστικής μπορούν να συγκεντρωθούν κάτω από τη γενική επέκταση του Τμήματος Λογιστικής.

Όταν ο αυτοματοποιημένος συνοδός μεταφέρει μια κλήση σε αυτήν την επέκταση, η επόμενη διαθέσιμη επέκταση θα λάβει την κλήση. Εάν όλες οι επεκτάσεις του Τμήματος Λογιστικών Υπηρεσιών είναι απασχολημένες ή δεν είναι διαθέσιμες, τότε η κλήση θα μεταφερθεί στο πλαίσιο τηλεφωνητή του τμήματος.

Επιλογές χαιρετισμού τηλεφωνητή

Ανάλογα με το τηλεφωνικό σύστημα που διαθέτετε στην επιχείρησή σας, ενδέχεται να υπάρχουν διαφορετικές επιλογές για το είδος των χαιρετισμών του τηλεφωνητή που επιτρέπεται να συνθέσετε. Αυτά περιλαμβάνουν:

• • Γενικό χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου: χρησιμοποιείται ως προεπιλεγμένος χαιρετισμός φωνητικού ταχυδρομείου εάν δεν έχει οριστεί άλλος τύπος χαιρετισμού.
  • Εσωτερικό χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου: χρησιμοποιείται για να χαιρετίζετε τους ανθρώπους που καλούν το τμήμα σας από την εταιρεία σας (δηλαδή από άλλη επέκταση). Γενικά, αυτό ισχύει μόνο για πολύ μεγάλες εταιρείες.
  • Εξωτερικός χαιρετισμός τηλεφωνητή: παίζεται για άτομα που καλούν εκτός της επιχείρησής σας. Ο αυτοματοποιημένος υπάλληλος του τηλεφωνικού σας συστήματος μπορεί να παίξει ένα γενικό χαιρετισμό που θα ακούσει όλοι οι εξωτερικοί καλούντες. Εάν το όνομα της εταιρείας σας αναφέρεται σε αυτό το χαιρετισμό, δεν χρειάζεται να το πείτε ξανά στο τμήμα σας.
  • Ο χαιρετισμός προσωρινής ή εκτός γραφείου: αυτό ορίζεται όταν ολόκληρο το τμήμα δεν είναι διαθέσιμο για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, το τμήμα στελεχώνεται μόνο από τις 8:00 π.μ. έως τις 5:00 μ.μ. ή υπάρχει υποχρεωτική συνάντηση του τμήματος που απομακρύνει όλους τους ανθρώπους από την απάντηση στο τηλέφωνο. Τα περισσότερα συστήματα φωνητικού ταχυδρομείου θα σας επιτρέψουν να ορίσετε ημερομηνία και ώρα λήξης, ώστε να μην χρειάζεται να θυμάστε να την απενεργοποιείτε όταν το τμήμα επιστρέφει στις κανονικές λειτουργίες.
  • Στον τηλεφωνητή (απασχολημένος) χαιρετισμός τηλεφωνητή: Αυτός ο χαιρετισμός χρησιμοποιείται για να ενημερώσει τους καλούντες ότι το τμήμα είναι διαθέσιμο, αλλά κανείς δεν μπορεί να πάρει την κλήση αμέσως επειδή όλες οι επεκτάσεις στην πισίνα του τμήματος είναι απασχολημένες με άλλους καλούντες.

Στοιχεία ενός καλού τμήματος τηλεφωνητή τηλεφωνητή

• όνομα τμήματος
• Δήλωση ότι δεν μπορείτε να πάρετε την κλήση τους αυτή τη στιγμή
• Πρόσκληση να αφήσει ένα μήνυμα
• Όταν μπορούν να περιμένουν μια κλήση επιστροφής
• Πρόσθετες επιλογές που είναι διαθέσιμες (π.χ. "Πατήστε το πλήκτρο λίρας για να επιστρέψετε στο …")
• Διεύθυνση της ιστοσελίδας εάν μπορεί να παρέχει σημαντικές πληροφορίες
• Δεν υπερβαίνει τα 20 - 25 δευτερόλεπτα (κανόνας)
• Μην ξεκινάτε με το χαιρετισμό "Η κλήση σας είναι πολύ σημαντική για εμάς …". Αυτή η φράση χρησιμοποιείται υπερβολικά και συνήθως είναι "απενεργοποίηση" προς τους καλούντες.
• Αποφύγετε να δώσετε υπερβολικές πληροφορίες και να κάνετε υπερβολικά μεγάλο χαιρετισμό.

Δείγμα Καλών Υπηρεσιών Τηλεφωνητή Χαιρετισμούς

• Έχετε φτάσει στο Τμήμα Λογιστικής. Όλοι οι εκπρόσωποί μας είναι απασχολημένοι με την εξυπηρέτηση άλλων καλούντων. Αντί να χάσετε τον πολύτιμο χρόνο σας σε αναμονή, θα θέλαμε να σας επιστρέψουμε την κλήση εντός δύο εργάσιμων ωρών. Εάν θέλετε να επιστρέψετε στο προηγούμενο μενού, πατήστε το αστέρι τώρα. Διαφορετικά, αφήστε μας ένα λεπτομερές μήνυμα με το όνομα και τον αριθμό σας. Αφού καταγράψετε το μήνυμά σας, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο λιβρών για περισσότερες επιλογές. Ευχαριστούμε που καλέσατε.
• Έχετε φτάσει στο Τμήμα Πωλήσεων της Operations Tech, Inc. Όλοι οι αντιπρόσωποι πωλήσεων είναι απασχολημένοι με την εξυπηρέτηση άλλων πελατών, αλλά θα θέλαμε να σας επιστρέψουμε το συντομότερο δυνατόν. Για τις τρέχουσες πληροφορίες τιμολόγησης ή για να ελέγξετε την κατάσταση της παραγγελίας σας, παρακαλούμε επισκεφθείτε μας στο διαδίκτυο. Διαφορετικά, αφήστε μας ένα μήνυμα με το όνομα και τον αριθμό σας μετά τον τόνο. Εάν θέλετε να επιστρέψετε στο προηγούμενο μενού, πατήστε το πλήκτρο αστέρα τώρα.
• Έχετε φθάσει στο Τμήμα Λογιστικής της Operations Tech, Inc. Το τμήμα είναι κλειστό. Οι κανονικές ώρες λειτουργίας μας είναι από τις 8:00 π.μ. έως τις 5:00 μ.μ. από Δευτέρα έως Παρασκευή. Είμαστε κλειστοί το Σάββατο και την Κυριακή. Μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο αστεριών ανά πάσα στιγμή για να επιστρέψετε στο προηγούμενο μενού. Διαφορετικά, αφήστε μας ένα μήνυμα με το όνομα και τον αριθμό σας και θα σας επιστρέψουμε την κλήση όταν το γραφείο ξανανοίξει. Μπορείτε να κλείσετε το τηλέφωνο αφού αφήσετε το μήνυμά σας ή πατήστε το πλήκτρο λιβρών για περισσότερες επιλογές. Ευχαριστούμε που καλέσατε.

Καλή χαιρετισμούς τηλεφωνητή

• Έχετε φθάσει στο Τμήμα Πωλήσεων. Αφήστε μας ένα μήνυμα.
• Γεια σας. Έχετε φτάσει στο Τμήμα Λογιστικής στο XYZ.com. Όλοι οι λογιστές παρακολουθούν επί του παρόντος μια υποχρεωτική συνεδρίαση του τμήματος και κανείς δεν είναι διαθέσιμος για να πάρει την κλήση σας. Η κλήση σας είναι πολύ σημαντική για εμάς και θα θέλαμε να επιστρέψουμε την κλήση σας μόλις επιστρέψουμε. Ωστόσο, είναι το τέλος του έτους και η καθυστέρηση κλήσεων είναι πολύ μεγάλη. Εάν καλείτε να κάνετε πληρωμή σε ληγμένο λογαριασμό, παρακαλούμε να μας πείτε στο μήνυμά σας για να σας καλέσουμε αμέσως. Διαφορετικά, περιμένετε τον τόνο και αφήστε μας ένα λεπτομερές εμπιστευτικό μήνυμα.
• Το τμήμα είναι κλειστό. Αφήστε ένα μήνυμα μετά από τον ήχο.