Επιχειρηματική εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σύμφωνα με πρόσφατη έκθεση μιας εταιρείας έρευνας αγοράς, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει η μορφή επικοινωνίας στον επιχειρηματικό κόσμο. Το 2013, οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιχειρήσεων ανήλθαν σε 929 εκατομμύρια γραμματοκιβώτια. Ο αριθμός αυτός αναμένεται να αυξηθεί με μέσο ετήσιο ρυθμό αύξησης περίπου 5% τα επόμενα τέσσερα χρόνια και να φτάσει πάνω από 1,1 δισ. Ευρώ μέχρι το τέλος του 2017. Η έκθεση αναφέρει επίσης ότι ο συνολικός αριθμός των παγκόσμιων λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναμένεται να αυξηθεί από σχεδόν 3,9 δισεκατομμύρια λογαριασμούς το 2013 σε πάνω από 4,9 δισεκατομμύρια λογαριασμούς μέχρι το τέλος του 2017.

Αυτό αντιπροσωπεύει μέσο ετήσιο ρυθμό ανάπτυξης περίπου 6% κατά τα επόμενα τέσσερα έτη.

Η κατώτατη γραμμή είναι ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει η προτιμώμενη επιλογή για όλες τις επιχειρηματικές επικοινωνίες και αυτή η τάση συνεχίζει να αυξάνεται. Η νέα τεχνολογία, όπως οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζονται σε cloud, ιδιαίτερα τα Google Apps και το Microsoft Office 365, αναμένεται να αυξηθούν γρήγορα τα επόμενα τέσσερα χρόνια.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να σταλούν από Smartphones, Tablets και άλλες κινητές συσκευές. Ενώ αυτό είναι μια μεγάλη ευκολία, έρχεται με μια τάση να γίνει χαλαρή με τη διατύπωση του περιεχομένου της επικοινωνίας. Οι κινητές συσκευές έχουν μεταμορφώσει τον τρόπο που επικοινωνούμε στην επιχείρηση, επειδή μας επιτρέπουν να επικοινωνούμε άμεσα με τους πελάτες, τους συνεργάτες και τους υπαλλήλους μας. Ωστόσο, επειδή το περιεχόμενο του e-mail της επιχείρησης δεν έχει καμπύλες, είναι εύκολο για τον παραλήπτη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ερμηνεύσει εσφαλμένα την πρόθεση των λέξεων.Για να αποφευχθεί αυτό το ατυχές αποτέλεσμα, τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία των επιχειρήσεων πρέπει να είναι τόσο επίσημα όσο και με επιχειρησιακά γράμματα είναι.

Θυμηθείτε ότι πριν από αρκετές δεκαετίες, ο μόνος τρόπος για να επικοινωνήσετε γραπτώς με έναν πελάτη? πωλητής ή υπάλληλος ήταν χρησιμοποιώντας μια επίσημη επιστολή. Το δημιουργημένο γράμμα που απαιτείται ακολουθώντας όλη τη διάθεση και την ευπρέπεια μιας γραπτής επικοινωνίας. Εάν δεν ταχυδρομήθηκε σε έναν φάκελο με πληρωμένα ταχυδρομικά τέλη, ίσως να σταλεί μέσω φαξ. Το αν η επιστολή ταχυδρομήθηκε ή αποστέλλεται με φαξ, αντιπροσώπευε μια νομικά δεσμευτική ανακοίνωση η οποία είχε «τεθεί γραπτώς».

Αυτό συμβαίνει και με κάθε αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: πρόκειται για μια νομικά δεσμευτική επικοινωνία επειδή είναι γραπτή. Δεν μπορεί να υπάρξει ησυχία όταν μια επιχείρηση επικοινωνεί γραπτώς. Για το σκοπό αυτό, η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει πάντα να τηρεί τις ίδιες οδηγίες και αρχές για τη σύνταξη επαγγελματικής επιστολής. Περίοδος.

Το γράψιμο ενός επιχειρηματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ διαφορετικό από το γράψιμο ενός κειμένου ή ενός Instant Message (IM). Αυτές οι μορφές επικοινωνίας έχουν σχεδιαστεί για γρήγορη και ανεπίσημη πλάνη μεταξύ φίλων. Ως εκ τούτου, η γλώσσα των κειμένων και των ΔΥ που περιλαμβάνει τις δικές της φράσεις όπως οι LOL, ROFL και πολλοί άλλοι είναι αποδεκτοί για μια συνομιλία με έναν φίλο, αλλά δεν έχουν θέση σε επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ομοίως για το emojis. Το Emojis είναι επίσης μια νέα γλώσσα που αναπτύχθηκε και εξελίχθηκε με τον πολλαπλασιασμό των επικοινωνιών κινητών συσκευών. Ο ίδιος κανόνας σχετικά με την αποφυγή της χρήσης της γλώσσας κειμένου και των συντομογραφιών πρέπει να ισχύει για τη χρήση του emojis - αυτή η νέα γλώσσα δεν έχει θέση σε επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ μπορεί να είναι δελεαστικό να πασπαλίζεις σε μερικά χαμογελαστά πρόσωπα για να τονισθεί το σημείο σε ένα επιχειρησιακό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, και πάλι, επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπόκεινται στην ερμηνεία από τον παραλήπτη, αντισταθείτε στον πειρασμό να ντύσετε το email με αυτήν την άτυπη ορολογία.

Κάθε φορά που στέλνετε ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό το σημείο προς τα εμπρός, φανταστείτε ότι βρίσκεστε μπροστά σε μια γραφομηχανή, με ένα χοντρό χαρτί ή χαρτί μεγέθους νομικού μεγέθους και πρόκειται να γράψετε μια επίσημη επιστολή που θα υπογραφεί από εσάς στο στο κάτω μέρος της τελευταίας σελίδας και αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου ή αποστέλλονται με φαξ.