Όταν ένας ελεγκτής ή ένας επιθεωρητής έρχεται στην επιχείρησή σας

Ο καθένας στην επιχείρηση γνωρίζει τους ελέγχους IRS, αλλά η επιχείρησή σας μπορεί να επιθεωρηθεί ή να ελεγχθεί από τοπικούς, κρατικούς και ομοσπονδιακούς οργανισμούς και υπηρεσίες, για πολλά θέματα:

• Τοπικές αρχές , για επιθεωρήσεις πυρκαγιάς, οικοδομικούς κώδικες, θέματα υγείας και ασφάλειας και πιθανές παραβιάσεις του νόμου για τους Αμερικανούς με Αναπηρίες (ADA)
• Κρατικές υπηρεσίες , για τον φόρο επί των πωλήσεων, την εγγραφή επιχειρήσεων και θέματα απασχόλησης
• Ομοσπονδιακές υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένου του Οργανισμού Υγιεινής και Ασφάλειας στην Εργασία (OSHA), του ADA (Νόμου Αμερικανών με Αναπηρίες), του EEOC (Επιτροπής Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση, του Τμήματος Εργασίας και Μεταναστών / Τελωνείων).

Ακολουθεί μια λίστα κρατικών και ομοσπονδιακών οργανισμών που μπορούν να ελέγξουν ή να επιθεωρήσουν την επιχείρησή σας.

Είδη ελέγχων και επιθεωρήσεων

• Ορισμένοι οργανισμοί πρέπει να το κάνουν Επιθεωρήστε την επιχείρησή σας όταν ανοίγει. Αυτές είναι συνήθως τοπικές επιχειρήσεις όπως το τμήμα υγείας ή το κτίριο.
• Ορισμένες υπηρεσίες επιθεωρούν σε τακτική βάση . Οι τοπικοί ελεγκτές πυρκαγιάς και υγείας έρχονται συνήθως σε ένα περιστρεφόμενο χρονοδιάγραμμα.
• Ορισμένοι οργανισμοί μπορούν έρχεστε στην επιχείρηση σας χωρίς προειδοποίηση για κανένα λόγο .
• Ορισμένες αντιπροσωπείες έρχονται σε απάντηση σε καταγγελία από έναν υπάλληλο ή πελάτη ή άλλο πρόσωπο. Οι επιθεωρητές μετανάστευσης από τους επιθεωρητές ICE, ADA και τους επιθεωρητές του OSHA ανταποκρίνονται σε καταγγελίες υπαλλήλου ή πελάτη. Οι ελεγκτές του IRS ή οι κρατικοί ελεγκτές φόρων μισθωτών μπορούν να απαντήσουν σε καταγγελία από ανεξάρτητο ανάδοχο.

Γνωρίστε ποιοι επιθεωρητές μπορούν να έρθουν χωρίς προειδοποίηση

Ορισμένοι κανονισμοί επιτρέπουν αιφνιδιαστικούς ελέγχους ή επιθεωρήσεις:

• Οι επιθεωρητές OSHA μπορούν να έρχονται στην επιχείρηση σας χωρίς προειδοποίηση. Αν ο επιθεωρητής δεν διαθέτει έγκυρο ένταλμα έρευνας, δεν χρειάζεται να επιτρέπετε σε αυτούς να επιθεωρήσουν. Αν δεν είστε σίγουροι τι να κάνετε, ενημερώστε τον επιθεωρητή να επιστρέψει με ένταλμα έρευνας.
• Το IRS μπορεί να πραγματοποιεί αιφνιδιαστικές επισκέψεις στο σπίτι ή την επιχείρηση του φορολογούμενου.
• Οι τοπικές αρχές συνήθως χρειάζονται ένα ένταλμα αναζήτησης για να εισέλθουν στην επιχείρησή σας, εκτός εάν η κατάσταση είναι επείγουσα (όπως πυρκαγιά) ή απαιτητική (πίεση). Υπάρχει ομοσπονδιακός νόμος σε αυτό και τα κράτη μπορούν να έχουν τους δικούς τους νόμους.

• Οι περισσότερες επιθεωρήσεις του ICE αρχίζουν με μια έκπληξη επίσκεψη.
• Το EEOC δεν έρχεται συνήθως σε επιχείρηση χωρίς προειδοποίηση.
• Οι επιθεωρητές μισθών και ωρών από το Τμήμα Εργασίας μπορεί να έρθουν αιφνιδιαστικά.

Προετοιμαστείτε πριν από έναν έλεγχο ή μια επιθεώρηση

Καταστήστε χρόνο για να προετοιμαστείτε για πιθανούς ελέγχους ή επιθεωρήσεις:

• Δημιουργήστε μια λίστα με πιθανές υπηρεσίες που μπορούν να επιθεωρήσουν την συγκεκριμένη επιχείρησή σας. Συμπεριλάβετε υπηρεσίες που ενδέχεται να εμφανιστούν λόγω της ιδιαιτερότητας της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις που βασίζονται σε τρόφιμα ενδέχεται να έχουν επιθεωρητή υγείας.
• Να ξερεις τα ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΟΥ για κάθε τύπο επιθεώρησης. Μπορείτε να ζητήσετε από τον επιθεωρητή να επιστρέψει αργότερα, όταν είναι πιο βολικό για σας; Έχετε το δικαίωμα να συνοδεύσετε τον επιθεωρητή ή τον ελεγκτή; Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε ένα ένταλμα έρευνας πριν αφήσετε τον επιθεωρητή στην ιδιοκτησία σας;
• Καθίστε με το δικηγόρο σας και να συζητήσετε τα δικαιώματά σας και τις ευθύνες σας κατά τη διάρκεια αυτών των ελέγχων και επιθεωρήσεων.
• Ορίστε διαδικασίες για εσάς και το προσωπικό σας να ακολουθείτε όταν εμφανίζεται ένας επιθεωρητής ή ένας ελεγκτής και εκπαιδεύστε το προσωπικό σας σε τι να κάνει. Ίσως θα ήταν καλή ιδέα να τοποθετήσετε αυτές τις διαδικασίες σε ένα φορητό υπολογιστή κάπου.
• Αποφασίστε ποιος πρέπει να ειδοποιηθεί όταν φτάνει ένας επιθεωρητής.Τι πρέπει να κάνει το προσωπικό σας αν δεν είστε διαθέσιμοι; Ποιος είναι επόμενος υπεύθυνος; Πρέπει να ενημερωθεί ο πληρεξούσιος σας και πότε;
• Ελέγξτε τα επαγγελματικά σας αρχεία που σχετίζονται με αυτήν την επιθεώρηση για να βεβαιωθεί ότι είναι ακριβείς, πλήρεις και σύμφωνα με το νόμο. Για παράδειγμα, ένας ομοσπονδιακός ή κρατικός επιμελητής μισθών και ωρών θα θέλει να δει φύλλα χρόνου ή άλλα αρχεία χρονομέτρησης.

Το νούμερο ένα που πρέπει να κάνετε κατά τη διάρκεια μιας επιθεώρησης ή ελέγχου:

Να είστε ευγενικοί και εξυπηρετικοί. Η στάση σας θα πρέπει να είναι: "Θέλουμε να υπακούμε στο lay και να κάνουμε το σωστό, βοηθήστε μας να μάθουμε τι είναι αυτό." Εάν υπάρχουν ζητήματα, θέλουμε να τα διορθώσουμε.

• Επαληθεύστε την ταυτότητα του επιθεωρητή και βεβαιωθείτε ότι ο επιθεωρητής διαθέτει τα κατάλληλα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένου ενός εντάλματος, εάν είναι απαραίτητο. Οι ψεύτικοι επιθεωρητές εμφανίζονται μερικές φορές προσπαθώντας να εκφοβίσουν τους εργοδότες να υποβληθούν σε επιθεωρήσεις, να πληρώσουν πρόστιμα ή ποινές ή να αγοράσουν πακέτα συμμόρφωσης. Το IRS έχει ένα άρθρο σχετικά με το πώς να πει εάν κάποιος που ισχυρίζεται ότι είναι ένας ελεγκτής IRS είναι η πραγματική συμφωνία.
• Επειτα, βάλτε το σχέδιό σας σε δράση .
• Κάντε φωτογραφίες ή κρατήστε αρχείο της επιθεώρησης ή του ελέγχου. Ακολουθήστε τον επιθεωρητή ή ρωτήστε εάν μπορείτε να συμμετάσχετε στον έλεγχο.
• Μην προσφέρετε εθελοντικά τίποτα. Αν σας ζητηθεί μια ερώτηση, απαντήστε. Μην προσθέτετε τίποτα στην απάντησή σας.
• Μετά το πέρας του ελέγχου ή της επιθεώρησης, ζητήστε αναθεώρηση. Οι περισσότεροι επιθεωρητές ή ελεγκτές δεν θα δεσμευτούν σε κάτι συγκεκριμένο, αλλά θα πρέπει να σας δώσουν μια γενική ιδέα για το αν υπήρξαν παραβιάσεις και τι να περιμένετε στη συνέχεια.

Μετά από έλεγχο ή επιθεώρηση

Εάν οι παραβάσεις έχουν υποβληθεί από τον επιθεωρητή, μπορεί να έχετε το δικαίωμα σε μια διαδικασία προσφυγής. Η αντιμετώπιση αυτού του βήματος εξαρτάται από την ειδική υπηρεσία. Ως επακόλουθο, κάθε οργανισμός πρέπει να σας παράσχει γραπτό αρχείο παραβιάσεων, ανεξάρτητα από το εάν αυτές είναι διορθωμένες και πώς και τι πρόστιμα και κυρώσεις επιβάλλονται.

Σε αυτό το σημείο, πιθανότατα θέλετε να επικοινωνήσετε με τον πληρεξούσιό σας για να συζητήσετε μια απάντηση.

Εάν δεν υπάρχουν παραβιάσεις από την επιθεώρηση, συζητήστε με τους υπαλλήλους σας τι συνέβη καλά, τι ακούσατε ή είδατε και τι μπορείτε να μάθετε να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά.

Για σχεδόν κάθε επιχείρηση, θα υπάρξει μια επόμενη φορά.