8 Λόγοι για τους οποίους οι προθεσμίες είναι σημαντικές για τους επιχειρηματίες

Ως επιχειρηματίας, οι προθεσμίες είναι σημαντικές για να βοηθήσετε να πετύχετε τόσο μεγάλους όσο και μικρούς στόχους.

Ωστόσο, δεν θα βρείτε αμέσως επιτυχία στον κόσμο των επιχειρήσεων, θέτοντας απλώς αυθαίρετες προθεσμίες για όλα τα έργα σας. Οι προθεσμίες σας πρέπει να σας καθοδηγήσουν για επιτυχία - πρέπει να είναι στρατηγικές.

Προβλέπονται στρατηγικές προθεσμίεςνα σε βοηθήσωνα προσεγγίσετε τους στόχους σας κάθε μέρα, εβδομάδα και μήνα με τρόπο που σας κρατάει να περάσετε μικρές νίκες στην πορεία, αντί να ζωγραφίζετε απλώς έναν τεράστιο στόχο μήνες μακριά που προσθέτει απλώς στα επίπεδα άγχους σας. Πιστέψτε με, έμαθα αυτό με τον σκληρό τρόπο κατά τη διάρκεια των ετών, οπότε τώρα οι στρατηγικές προθεσμίες αποτελούν βασικό μέρος του συστήματος διαχείρισης ευκαιριών.

Ακόμη ακόμα, για τους περισσότερους ανθρώπους, λίγα πράγματα προκαλούν ανησυχία, άγχος και πανικό όσο και προθεσμίες.

Θυμηθείτε τον τριήμερο, άγρυπτο μαραθώνιο που κάνατε στο σχολείο μόνο για να υποβάλετε έγκαιρα ένα έγγραφο 20 σελίδων; Ή αυτή η απίστευτα μανιακή εβδομάδα στο γραφείο, όταν η ομάδα σας χρειάζεται να βάλει περισσότερο χρόνο για να εντυπωσιάσει έναν πελάτη που εκτιμά;

Σε αυτές τις περιπτώσεις, πολλοί άνθρωποι υπογραμμίζονται αρκετά ώστε να αρχίσουν να εμφανίζουν σημάδια συντομότερων δυσκολιών, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε κακά αποτελέσματα για όλους. Από την άλλη, μερικοί άνθρωποι παίρνουν απλώς το όραμα της σήραγγας και δεν κάνουν τίποτα παρά να εργάζονται για την επίτευξη του στόχου ενώ παραμελούν άλλες προτεραιότητες. Τέτοιες είναι οι επιπτώσεις που μπορούν να έχουν οι προθεσμίες στην επαγγελματική μας ζωή.

Αλλά υπάρχει πάντα ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος να κάνεις πράγματα. Οι προθεσμίες είναι εύκολο να μισούν, αλλά εδώ πρέπει να τους αγαπάτε. Για ένα, οι προθεσμίες σημαίνουν ότι είστε ακόμα στο παιχνίδι, ότι είστε στην επιχείρηση. Το πιο σημαντικό είναι ότι οι προθεσμίες μπορούν να αποτελέσουν πηγή έμπνευσης, ενθουσιασμού, σκοπού και κινήτρου αντί για φόβο και -αν οι προθεσμίες σας είναι στρατηγικές.

Ξεχάστε την έννοια των προθεσμιών που σας κρατούν ξύπνιους τη νύχτα, πνιγμένος στο άγχος. Αυτό είναι ως επί το πλείστον απλώς αρνητική ψυχολογία, πλαστογραφία σχεδιασμού, ή κοινή περίπτωση αναβλητικότητας. Οι λογικές στρατηγικές προθεσμίες κάνουν το αντίθετο.

Εδώ είναι οκτώ λόγοι για τους οποίους οι στρατηγικές προθεσμίες είναι σημαντικές, ιδιαίτερα για τους επιχειρηματίες.

1. Σας κρατώ υπεύθυνη για τους δικούς σας στόχους.

Πολύ λίγα πράγματα έχουν την προσοχή που αρπάζουν τις προθεσμίες όταν πρόκειται για τον καθορισμό ενός σκοπού και τον καθορισμό του χρονοδιαγράμματος για οτιδήποτε σημαντικό που πρέπει να γίνει. Εάν έχει οριστεί προθεσμία από πελάτη, διαχειριστή ή τον εαυτό σας, τοποθετεί όλους τους ενδιαφερόμενους στην ίδια σελίδα, επιδιώκοντας έναν κοινό στόχο. Εάν δώσετε στον εαυτό σας μια προσωπική προθεσμία, δημιουργείτε μια κρίσιμη μέτρηση με την οποία η δράση σας (ή η αδράνεια) μπορεί να θεωρηθεί αποτυχία ή επιτυχία. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μόνο εσείς έχετε την αποκλειστική ευθύνη για το αποτέλεσμα.

2. Κρατήστε την ορμή που κινείται με θετική κατεύθυνση.

Επειδή τα οφέλη από την επίτευξη επιτυχίας από τον ορισμό σας συχνά υπερτερεί σε μεγάλο βαθμό εκείνης της αποτυχίας, οι άνθρωποι που ορίζουν στρατηγικές προθεσμίες τείνουν να εργάζονται (εντούτοις οργιστικά) προς την εκπλήρωση αυτής της προθεσμίας. Όσο πλησιάζει η προθεσμία, τόσο πιο ταρατά ή κίνητρα παίρνουν οι άνθρωποι. Όταν οι άνθρωποι είναι ταραγμένοι ή παρακινημένοι, έχουν την τάση να κινούνται και να αναλαμβάνουν δράση. Με την πάροδο του χρόνου, καθώς γίνετε πιο άνετα να εργάζεστε με τις προθεσμίες και να αποκτήσετε εμπιστοσύνη στις ικανότητές σας, η νευρικότητα θα δώσει τη θέση της στον ενθουσιασμό. Δεδομένου ότι η θετική δράση - όσο μικρή σας κινούνται πιο κοντά στην επίτευξη ενός στόχου, τόσο μεγαλύτερη είναι η πρόοδος που σημειώνετε στα σημαντικότερα ορόσημα, τόσο πιο εφικτό είναι το τελικό αποτέλεσμα.

Μόλις δημιουργήσετε το σωστό ρυθμό για τις αυξανόμενες προόδους σας, το μόνο που χρειάζεται για να τηρήσετε την προθεσμία σας είναι να διατηρήσετε την ορμή.

3. Να προωθήσουμε την καινοτομία και τη δημιουργικότητα.

Για άτομα με επιτυχία, μια προθεσμία γίνεται συχνά μια προκλητική πρόκληση και μια ευκαιρία για τη δημιουργία αξίας. Είτε η προθεσμία σας είναι για την εκτέλεση εργασιών πελατών πολύ πριν από το χρονοδιάγραμμα είτε για να υποβάλλετε ένα τελικό αποτέλεσμα που υπερβαίνει κατά πολύ τις προσδοκίες των πελατών σας, οι επιχειρηματίες που επιδιώκουν επιτυχία θα χρησιμοποιήσουν τις προθεσμίες ως άξονες προς την αριστεία. Οι καλοί παραγωγοί αξιοποιούν τις δεξιότητες δημιουργικότητας και κορυφαίας διαχείρισης για να ανασχεδιάσουν τις ροές εργασίας και τους πόρους τους για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους πιο γρήγορα και να ξεπεράσουν τις προσδοκίες.

Οι γνωστοί ηγέτες όπως ο Steve Jobs ήταν διαβόητοι για τον καθορισμό "αδύνατων προθεσμιών" για να αναδείξουν την καλύτερη, πιο δημιουργική ενέργεια στους υπαλλήλους του. Εν τω μεταξύ, πολλοί επιχειρηματίες έχουν μάθει να αξιοποιούν τις προθεσμίες ως στρατηγικό πλεονέκτημα στις επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις.

4. Βοηθήστε να δώσετε προτεραιότητα και να εστιάσετε μόνο στα πιο σημαντικά.

Οι προθεσμίες επηρεάζουν άμεσα τον χρόνο σας (και όλους τους άλλους). Επομένως, σας αναγκάζουν να οργανώσετε τα καθήκοντά σας κατά σειρά προτεραιότητας, έτσι ώστε να εργάζεστε μόνο σε στόχους που σας μεταφέρουν πιο κοντά στους πιο σημαντικούς στόχους σας. Πρέπει να μάθετε πώς να εστιάζετε στα βασικά ορόσημα και απλώς να πείτε όχι στα υπόλοιπα. Διαφορετικά, θα βυθιστείτε περνώντας τα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινώντας τη ροή σας στο Facebook ή πετώντας σε άλλες ευθύνες που θα σας αναγκάσουν να παραδώσετε τα ανεπαρκώς σχεδιασμένα και εκτελεσθέντα αποτελέσματα σε ό, τι πραγματικά έχει σημασία.

Με άλλα λόγια, αν δεν δώσετε προτεραιότητα στον τρόπο με τον οποίο ξοδεύετε το χρόνο σας - ποιες προθεσμίες θα κάνετε - θα είστε μέτριος καλλιτέχνης και οι προθεσμίες σας θα έρθουν και θα πάνε δεξιά από εσάς.

5. Να είστε ειλικρινείς και απρόθυμοι να κάνετε υποσχέσεις που δεν μπορείτε να κρατήσετε.

Οι προθεσμίες είναι προς όφελος όλων, αλλά δεν χρειάζεται να πείτε "ναι" σε όλους τους.Στην πραγματικότητα, εάν αναγνωρίσετε ότι μια προτεινόμενη προθεσμία είναι υπερβολικά μη ρεαλιστική για να μπορείτε να παρέχετε ποιοτική εργασία, είναι δική σας ευθύνη να επιστρέψετε και να βεβαιωθείτε ότι δεν θα θυσιάσετε τα τελικά αποτελέσματα σε αντάλλαγμα για την ορμή για να σας αποσταλεί το παραδοτέο. Από την άλλη πλευρά, μερικές προθεσμίες είναι πολύ χαλαρές, πράγμα που θα σας επιτρέψει να χαλαρώσετε και να μην αναγκάσετε τον εαυτό σας να γίνετε δημιουργικοί για το πώς θα πρέπει να προχωρήσετε για την επίτευξη του στόχου σας.

Αξιολογήστε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες σας σε σχέση με κάθε προθεσμία που προτείνεται σε εσάς και εντός της δικής σας εσωτερικής διαδικασίας καθορισμού προθεσμιών. Πάντα πηγαίνετε για το γλυκό σημείο όπου οι προθεσμίες σας ωθούν στη δράση, όχι λήθαργος? και όπου ενθαρρύνουν τη δημιουργικότητα, όχι τη στρίψιμο. Είτε είστε σολωπρένερ που εργάζεται απευθείας με πελάτες είτε εργάζεστε με πολλούς υπαλλήλους, προσπαθείτε πάντα να διαχειριστείτε προσεκτικά τις προσδοκίες σας όταν πρόκειται για προθεσμίες. Ποτέ μην κάνετε υποσχέσεις που δεν μπορείτε να κρατήσετε.

6. Επιτρέψτε σε σας να αγκαλιάσετε τις μικρές αποτυχίες και να συνεχίσετε να προχωράτε.

Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν σχεδόν τέλεια αποτελέσματα όταν πρόκειται για τη βιοτεχνία, την επιχείρηση ή την καριέρα τους. Αυτό δεν είναι εγγενώς κακό, καθώς μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε μερικούς από τους τρέχοντες προσωπικούς και επαγγελματικούς περιορισμούς σας. Αλλά η τελειότητα μπορεί επίσης να γίνει ένα τεράστιο εμπόδιο για να προχωρήσει αν επιτρέψετε σε αυτό να σέρνει σε κάθε πτυχή της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Ευτυχώς, όταν είστε σε μια σύντομη προθεσμία, αναγκάζετε τον εαυτό σας να τοποθετήσετε την επιθυμία για τελειότητα backseat, προκειμένου να εκπληρώσετε την προθεσμία σας που είναι πιο σημαντική από ό, τι ατελείωτα μικροαλλαγές τα αποτελέσματά σας.

Κάνετε αυτό αρκετές φορές και γίνεται μέρος της πρακτικής σας. Για να χτυπήσετε τις προθεσμίες σας, μπορεί να χρειαστεί προσωρινά να απομακρύνετε τα χαρακτηριστικά που είναι ευχάριστα και να καταργήσετε το παραδοτέο σας ως το απόλυτο ελάχιστο βιώσιμο προϊόν (MVP). Για τους δημοσιογράφους και τους συγγραφείς, οι προθεσμίες μας αναγκάζουν να σταματήσουμε να γυαλίζουμε μια παράγραφο και να επικεντρωθούμε στην τελειοποίηση του άρθρου όσο το δυνατόν καλύτερα με τους χρονικούς περιορισμούς που έχουμε.

7. Αυξήστε την εμπιστοσύνη σας.

Η συνεπής τήρηση των προθεσμιών έχει το πλεονέκτημα ότι θα καταστήσει εσύ και την ομάδα σας πιο σίγουρη μακροπρόθεσμα. Η εμπιστοσύνη που κερδίζετε με την αποστολή προϊόντων και την παραγωγή των δημιουργιών σας στον πραγματικό κόσμο σας δίνει τη δυνατότητα όχι μόνο να αναλάβετε περισσότερους πελάτες ή ευθύνες στο μέλλον αλλά και να διερευνήσετε νέες προσεγγίσεις, τεχνικές και να προωθήσετε το παιχνίδι σας ακόμη περισσότερο.

8. Σας προσφέρουμε την επιτυχία.

Η ικανότητα να τηρείτε τις προθεσμίες είναι μια αξιόπιστη μετρική για την αξιολόγηση της απόδοσης - ειδικά στον κόσμο των επιχειρήσεων, εάν πωλείτε τον εαυτό σας ως υπηρεσία. Ακόμη και στη διάρκεια της μη επαγγελματικής σας ζωής, η πρακτική του καθορισμού προσωπικών προθεσμιών αποτελεί επίσης βασικό δείκτη στην προσωπική και επιχειρηματική επιτυχία. Σύμφωνα με τον συγγραφέα και τον ομιλητή Brian Tracy, ο καθορισμός προθεσμιών αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας έως και 11,5 φορές.

Ορίζοντας στρατηγικές προθεσμίες και κάνοντάς τους να εργάζονται για σας.

Ορισμένες προθεσμίες θα εμποδίσουν την επίτευξη ενός καλού αποτελέσματος, αντί να διευκολύνουν την απόκτηση.

Στην πραγματικότητα, οι παράλογες προθεσμίες - μαζί με την αναβλητικότητα, την κακή διαχείριση του χρόνου, τις ανεπάρκειες και άλλους παράγοντες - μπορούν να συμβάλουν στον μεγάλο αριθμό επιχειρήσεων (52%) που δεν τηρούν τις προθεσμίες.

Για να διασφαλίσετε ότι οι προθεσμίες σας θα σας βοηθήσουν να αποδώσετε θετικά αποτελέσματα ξανά και ξανά, σκεφτείτε αυτό.

1. Να υιοθετήσετε το πλαίσιο SMART (συγκεκριμένο, μετρήσιμο, εφικτό, σχετικό, χρονικά) ή μια παρόμοια προσέγγιση για τον καθορισμό στρατηγικών στόχων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει συγκεκριμένους και εφικτούς στόχους για κάθε ενδιαφερόμενο μέρος του έργου, έτσι ώστε όλοι να λογοδοτούν.

2. Ορίστε λογικά ορόσημα και αντίστοιχες προθεσμίες, εμπλέκοντας όλους και παίρνοντας τα σχόλιά τους σχετικά με τον καλύτερο προγραμματισμό ενός έργου ή ενός έργου. Η προθεσμία δεν πρέπει να είναι ούτε εύκολη ούτε πολύ προκλητική.

3. Να εφαρμόζουν ανταμοιβές και κυρώσεις για την αποτυχία ή την τήρηση της προθεσμίας.

4. Αν δεν ασχολείσθε άμεσα με τους πελάτες, εμπλέξτε τους κατάλληλους ανθρώπους στη διαδικασία καθορισμού προθεσμιών, ώστε να μπορείτε να κρατήσετε τον εαυτό σας και την ομάδα σας υπεύθυνη για την τήρηση των προθεσμιών που ορίσατε.

Θυμηθείτε, μια προθεσμία μπορεί να είναι οδυνηρή αλλά είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για να γίνουν τα πράγματα. Χρησιμοποιήστε το για να διευκρινίσετε το σκοπό, να παρακινήσετε τους ανθρώπους και να δημιουργήσετε θετικές αλλαγές.