Πώς να χειριστείτε την κακή άδεια κατάχρησης στο χώρο εργασίας

Βρίσκεστε ότι οι υπάλληλοί σας λείπουν σε δράση συχνότερα κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού και κατά τις περιόδους των διακοπών; Οι μελέτες δείχνουν ότι έχετε δίκιο. Οι απρογραμμάτιστες απουσίες των εργαζομένων αυξάνονται και, σύμφωνα με διάφορες έρευνες, οι κυβερνητικές υπηρεσίες έχουν τον μεγαλύτερο αριθμό απουσιών.

Σύμφωνα με το "Οι αιτίες και τα έξοδα απουσίας στον εργασιακό χώρο", μια έκδοση της εταιρίας λύσεων εργατικού δυναμικού Circadian, η απρογραμμάτιστη απουσία δαπανών κοστίζει περίπου 3.600 δολάρια ετησίως για κάθε ωρομίσθιο εργαζόμενο και 2.650 δολάρια κάθε χρόνο για τους μισθωτούς. Το κόστος μπορεί να αποδοθεί σε πολλούς παράγοντες.

"Ο Δείκτης Υγείας Gallup-Healthways περιγράφει 94.000 εργαζόμενους σε 14 μεγάλα επαγγέλματα στις ΗΠΑ Από το 77% των εργαζομένων που εντάσσονται στον ορισμό της έρευνας ότι έχουν χρόνια κατάσταση υγείας (άσθμα, καρκίνο, κατάθλιψη, διαβήτη, καρδιακή προσβολή, πίεση, υψηλή χοληστερόλη ή παχυσαρκία), το συνολικό ετήσιο κόστος που σχετίζεται με τη χαμένη παραγωγικότητα ανήλθε σε 84 δισεκατομμύρια δολάρια. "

Το κόστος αυτό δεν περιλαμβάνει τα έμμεσα κόστη, όπως την αμοιβή υπερωριών για τους άλλους εργαζόμενους, τις μισθώσεις, τις καθυστερημένες προθεσμίες, τις απώλειες πωλήσεων, το ηθικό βύθιση και τη χαμηλότερη παραγωγικότητα. Το έμμεσο κόστος μπορεί να ανέλθει έως και 25% στις άμεσες δαπάνες, σύμφωνα με τα "Εργατικά οφέλη News" και "News HR".

Σε μια έρευνα από ένδεκα οργανισμούς τηλεπικοινωνιών με έδρα τα Ηνωμένα Έθνη, 72 σεντς κάθε δολάριο κόστους που σχετίζεται με την απουσία των εργαζομένων προέρχεται από την απώλεια της παραγωγικότητας και όχι από το σκληρό κόστος, όπως οι παροχές υγείας και αναπηρίας.

Η άδεια ασθενείας αποτελεί απαραίτητο όφελος για όλους τους εργαζομένους. Εάν ένας εργοδότης δεν προσέφερε άδεια ασθενείας, θα επιταχύνει τα προβλήματα υγείας και την εξάπλωση ασθενειών, μειώνοντας έτσι την παραγωγικότητα και το ηθικό.

Παρά την πίεση για τέλεια παρακολούθηση για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης και της αποτελεσματικότητας των πελατών, οι εργαζόμενοι χρειάζονται δίκαια προγράμματα αναρρωτικής άδειας για ασφάλεια και συνολική υψηλή απόδοση. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί υποφέρουν από κατάχρηση άδειας ασθενείας και η κατάχρηση άσυλο μεταφράζεται σε χαμένα δολάρια.

Ένα πρότυπο κατάχρησης αναφορικά με την άδεια ασθενείας αναφέρεται συνήθως σε υπαλλήλους οι οποίοι, σε μια χρονική περίοδο, έχουν παραβιάσει επανειλημμένα την πολιτική παρουσίας του οργανισμού. Προκειμένου να πειθαρχούν με σιγουριά οι εργαζόμενοι με προβλήματα παρουσίας, νομικοί εμπειρογνώμονες λένε ότι το καλύτερο στοίχημα είναι να έχουμε μια σαφώς γραπτή πολιτική που να καθορίζει τα πρότυπα του οργανισμού και τις απαιτήσεις των εργαζομένων.

Βεβαιωθείτε ότι καθορίσατε ότι η πειθαρχία - συμπεριλαμβανομένης της λήξης - μπορεί να οφείλεται σε επανειλημμένη κατάχρηση και κατάχρηση άδειας ασθενείας. Διατηρήστε την πολιτική ευέλικτη, αφού είναι σχεδόν αδύνατο να καταγράψετε κάθε πιθανή παράβαση.

Παραδείγματα παραβιάσεων πολιτικής συμμετοχής περιλαμβάνουν:

• Αριθμός απουσιών, αριθμός που έρχεται καθυστερημένα και αριθμός πρώιμων αναχωρήσεων, οι οποίοι υπερβαίνουν όλες τις κατανομές της πολιτικής συμμετοχής.
• Εάν δεν λάβετε άδεια να φύγετε νωρίς ή να έρθετε αργά.
• Μη ενημέρωση εκ των προτέρων για απουσία, όταν είναι δυνατόν.
• Δεν καταφέρνει να αναφέρει την απουσία σωστά. και
• Μη υποβολή ιατρικής πιστοποίησης κατόπιν αιτήματος.

Ο καθορισμός του εάν και γιατί οι εργαζόμενοι εκμεταλλεύονται τις πολιτικές άδειας είναι σημαντική. Ακριβώς όπως ο εργοδότης αναλύει τον κύκλο εργασιών, ο οργανισμός θα πρέπει επίσης να εξετάσει τις τάσεις κατάχρησης των ασθενειών. Η χρήση της άδειας είναι υψηλότερη σε ένα τμήμα ή υπό συγκεκριμένο επόπτη;

Οι πρακτικές ή οι πολιτικές στο χώρο εργασίας επηρεάζουν τις απουσίες; Οι ασθένειες των παιδιών οδηγούν στο χρόνο εργασίας του υπαλλήλου σας; Η εύρεση της βασικής αιτίας των προβλημάτων κατάχρησης ασθενείας βοηθά στην αντιμετώπιση των βασικών ζητημάτων.

Οι μέθοδοι για την παρακολούθηση της κατάχρησης των αναρρωτικών αδειών ποικίλλουν από τη μια οργάνωση στην άλλη, αλλά υπάρχουν κάποιες κοινές οδηγίες που μπορούν να ακολουθήσουν όλοι οι εργοδότες. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες συμβουλές σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης περιπτώσεων κακοποίησης λόγω ασθενείας.

• Αναγνωρίστε το πρόβλημα με την κατάχρηση άδειας ασθενείας και παρεμβαίνετε νωρίς πριν κλιμακωθεί. Οι διαχειριστές πρέπει να επιβάλλουν πολιτικές άδειας ασθενείας και να λαμβάνουν τα κατάλληλα μέτρα.
• Μάθετε γιατί ο εργαζόμενος καταχράται την άδεια. Συζητήστε με τους εργαζόμενους που κάνουν κατάχρηση άδειας και δείτε εάν η συμπεριφορά τους προέρχεται από προσωπικό πρόβλημα. Εάν το διαπιστώσετε, συμβουλευτείτε ή παραπέμψτε το στο πρόγραμμα βοήθειας των εργαζομένων του οργανισμού σας.
• Μάθετε να λέτε "όχι". Δεν πρέπει να αφήσετε τους υπαλλήλους να ξεφύγουν από την κατάχρηση των πολιτικών άδειας. Όταν ακούτε ένα γελοίο αίτημα για κατάχρηση άδειας, πείτε "όχι".
• Χρησιμοποιήστε διαδικασίες, κανονισμούς, πρακτικές και γνώσεις για τη διαχείριση των παροχών καθώς και για τον εργαζόμενο. Οι επόπτες και οι διαχειριστές πρέπει να συνεργάζονται με τους υπαλλήλους. Η κύρια δουλειά τους είναι να διασφαλίσουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τις πολιτικές για την άδεια ασθενείας και τον τρόπο χρήσης τους.
• Δηλώστε τα πάντα.

Δεν χρειάζεται απλά να ασχοληθείτε με την κατάχρηση άδειας ασθενείας - μπορείτε επίσης να ενθαρρύνετε την κατάλληλη άδεια χρήσης.

Για να ενθαρρυνθούν οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν σωστά τα προγράμματα αναρρωτικών αδειών, πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν τα μετρητά ή άλλα οφέλη. Παρακάτω παρουσιάζονται στατιστικά στοιχεία κινήτρων από την Έρευνα για τον Απολογισμό Προσωπικού του Προσωπικού του HR Center, που αναπτύχθηκε από τη Διεθνή Ένωση Διαχείρισης Προσωπικού. Από τα 428 μέλη του Οργανισμού IPMA που απάντησαν, η έρευνα διαπίστωσε τα εξής:

• 58 τοις εκατό αναρρωτική άδεια αναχώρησης κατά τη συνταξιοδότηση?
• Το 45% προσφέρει μετρητά / αμοιβή για αχρησιμοποίητη αναρρωτική άδεια.
• 33 τοις εκατό προσφέρουν άδεια αναρρωτικής άδειας / αποχώρησης τράπεζες?
• Το 11 τοις εκατό μετατρέπει την άδεια ασθενείας σε χρόνο διακοπών.
• Εννέα τοις εκατό μετατρέπουν την άδεια ασθενείας σε ασφάλιση κατά τη συνταξιοδότηση.
• Τρεις τοις εκατό μετατρέπουν την άδεια ασθενείας σε ασφάλιση αναπηρίας. και
• Δύο τοις εκατό μετατρέπουν την άδεια ασθενείας σε δαπάνες ευεξίας.

Υπάρχουν προγράμματα που μπορούν να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση της κατάχρησης άδειας ασθενείας. Για παράδειγμα, το Κέντρο Ανθρώπινου Δυναμικού της IPMA έχει αναπτύξει δύο πακέτα που προσφέρουν σημαντικές προτάσεις για να βοηθήσουν στην καταπολέμηση της κατάχρησης αναρρωτικών ασθενειών και παρέχουν γενικές συμβουλές για τη δημιουργία υγιεινών πολιτικών. Το πρώτο πακέτο - "Sick Abuse Abuse" - καλύπτει πολιτικές και ιδέες για προγράμματα επιδομάτων συμμετοχής, κίνητρα για άδεια ασθενείας και ετήσια αναγνώριση για ελάχιστη χρήση αναρρωτικών αδειών.

Το δεύτερο πακέτο - "Πολιτικές πληρωμένου χρόνου" - παρέχει πολιτικές δειγμάτων και συμβουλές για την ανάπτυξη προγραμμάτων PTO. Αυτά τα ολοκληρωμένα πακέτα άδειας συνδυάζουν άδεια ασθενείας, προσωπικό χρόνο και διακοπές σε ένα "unileave". Για τους εργοδότες, αυτό μπορεί να σημαίνει λιγότερους φόβους για κατάχρηση άδειας ασθενείας και, για τους εργαζομένους, σημαίνει συχνά περισσότερη ευελιξία και έλεγχο.

Πολλοί οργανισμοί έχουν εφαρμόσει προγράμματα παροχής κινήτρων για αναρρωτικές άδειες και πολιτικές για την αποθάρρυνση της απουσίας και την ανταμοιβή των υπαλλήλων που διατηρούν άριστα ρεκόρ συμμετοχής. Για παράδειγμα, το Broward County, Florida προσφέρει μια "Ημέρα Μπόνους", όπου οι επιλέξιμοι υπάλληλοι κερδίζουν μία ημέρα μακριά για οποιαδήποτε ασθένεια που δεν χρησιμοποιήθηκε εντός περιόδου έξι μηνών.

Το Calvert County, Maryland, προσφέρει ένα επίδομα κινήτρων, το οποίο αντιστοιχεί σε αμοιβή μιας ημέρας, σε οποιονδήποτε εργαζόμενο με πλήρη απασχόληση που εργάζεται την πρώτη εργάσιμη ημέρα σε περίοδο αμοιβής και ο οποίος χρησιμοποιεί δύο ή λιγότερες άδειες ασθενείας κατά τη διάρκεια ενός έτους πληρωμής. Σημείωση με προσοχή: οι εργοδότες που εξετάζουν το ενδεχόμενο δημιουργίας προγράμματος παροχής κινήτρων για αναρρωτικές άδειες θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι το πρόγραμμα δεν παραβιάζει τον νόμο περί οικογενειακής και ιατρικής άδειας.

Οι επικριτές των προγραμμάτων παροχής κινήτρων για αναρρωτικές άδειες υποδηλώνουν ότι τα κίνητρα προσπαθούν να δωροδοκήσουν τους υπαλλήλους να ενεργούν με ορισμένους τρόπους, αντί να τους κάνουν να θέλουν να εκδηλώνουν τις συμπεριφορές οικειοθελώς. Μια άλλη κοινή αντίρρηση είναι ότι τέτοια προγράμματα τιμωρούν έμμεσα υπαλλήλους οι οποίοι πρέπει να απολύσουν νόμιμα.

Οι γονείς των μικρών παιδιών ενδέχεται να μην ανταποκρίνονται στην αντιληπτή ευνοϊκή μεταχείριση που παρέχεται στους άτεκτους συντρόφους τους που δεν χρειάζονται αναρρωτική άδεια για να φροντίσουν άρρωστα παιδιά.

Ορισμένοι επικριτές ισχυρίζονται επίσης ότι τα κίνητρα συμμετοχής στέλνουν λάθος μήνυμα σχετικά με την αναρρωτική άδεια, η οποία έχει αποκτήσει όλο και μεγαλύτερη σημασία στο σημερινό εργασιακό περιβάλλον υψηλής πίεσης. Εάν η χρήση της άδειας ασθενείας γίνεται σαν μια λανθασμένη συμπεριφορά, οι εργοδότες κινδυνεύουν να ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους να ξεχειμωνιάζουν μέχρι το σημείο της πραγματικής ασθένειας.

Οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν νόμιμα άδεια ασθενείας μπορούν να αισθάνονται την πίεση να εργάζονται ακόμη και όταν είναι σοβαρά άρρωστοι, γεγονός που θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα σημαντικές ζημίες για την υγεία και αυξημένα έξοδα για την υγειονομική περίθαλψη.

Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα παροχής κινήτρων είναι να εξετάσετε πρώτα τις τρέχουσες πολιτικές και το στυλ διαχείρισης και στη συνέχεια να προσπαθήσετε να αναπτύξετε ιδέες για την αποτροπή και την απαγόρευση της κατάχρησης. Για παράδειγμα, ορισμένοι εργοδότες έχουν ανακαλύψει, με εσωτερική εκτίμηση, ότι όσο λιγότεροι επιβλέπουν ένας υπάλληλος, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να καταχραστεί η άδεια ασθενείας.

Με τη διερεύνηση και την προσοχή στη συμπεριφορά των εργαζομένων και της διοίκησης, οι οργανώσεις έχουν περισσότερες πιθανότητες να αναπτύξουν ένα πρόγραμμα παροχής κινήτρων με επιτυχία.