Πώς να οργανώσετε ένα επιτυχημένο γεγονός πολυμέσων

Ένας από τους ευκολότερους τρόπους με τους οποίους η επιχείρησή σας μπορεί να λάβει ελεύθερη έκθεση των μέσων μαζικής ενημέρωσης (γνωστή συχνά ως "κερδισμένα μέσα") είναι μέσω εκδηλώσεων μέσων ενημέρωσης. Είτε συνεργάζεστε με πολλούς χορηγούς για να βοηθήσετε τους λιγότερο τυχερούς, είτε έχετε συνέντευξη Τύπου για να ανακοινώσετε μια έκδοση προϊόντος, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να οργανώσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση στα ΜΜΕ.

Ξεκινήστε με ένα δελτίο Τύπου

Η αποστολή του δελτίου τύπου σας θα βοηθήσει τα μέσα ενημέρωσης να αποφασίσουν αν η ιστορία σας είναι αρκετά αντάξια κάλυψης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο βοηθά να κρατήσει το δελτίο Τύπου σας απλό και ποτέ δεν χρησιμοποιούν οποιαδήποτε διαφημιστική εκστρατεία. Οι σταθμοί και οι εφημερίδες αναζητούν νέα. Δεν ψάχνουν για πωλήσεις.

Έχετε ένα παράθυρο για την αποστολή του δελτίου τύπου σας. Δεν θέλετε να το στείλετε πολύ νωρίς και στη συνέχεια να ξεχαστεί ή να θαφτεί και δεν θέλετε να το στείλετε πολύ αργά όταν έχουν ήδη ανατεθεί άλλες ιστορίες και απλά δεν μπορούν να χωρέσουν το γεγονός σας . Γενικά, 2 έως 3 ημέρες πριν από την εκδήλωσή σας, είναι αρκετά προειδοποιητική.

Θέλετε επίσης να είστε βέβαιοι ότι συμπεριλαμβάνετε τις οδηγίες και τις ειδικές οδηγίες που περιέχονται στο δελτίο τύπου σας. Αν τα κεντρικά γραφεία της εταιρείας σας βρίσκονται σε μία τοποθεσία, αλλά η εκδήλωσή σας βρίσκεται στη μονάδα σας 30 μίλια μακριά, πρέπει να το καταστήσετε σαφές στην απελευθέρωσή σας.

Παρακολουθήστε τις τηλεφωνικές κλήσεις

Αφού στείλετε το δελτίο τύπου σας, μπορείτε να καλέσετε τους συντάκτες στις εφημερίδες ή τους παραγωγούς στους τηλεοπτικούς σταθμούς για να βεβαιώσετε ότι το λαμβάνουν. Αυτό είναι μόνο που πρέπει να ρωτήσετε.

Συχνά θα ανοίξει τη συζήτηση για να σας πει εάν πιστεύουν ότι θα είναι σε θέση να έρθουν ή όχι. Αλλά ακόμα και αν δεν το κάνετε, δεν θέλετε να ρωτήσετε αν έρχονται. Θα είναι εκεί αν μπορούν αλλά δεν θα κάνουν υποσχέσεις.

Λάβετε υπόψη σας, τα σπασμένα νέα ή τις μεγάλες ειδήσεις μπορεί να τους εμποδίσουν να έρχονται την τελευταία στιγμή. Δεν θέλετε να τους τραβήξετε για να δείτε αν έρχονται, ακόμα και την ημέρα του γεγονότος, όταν στέκεστε εκεί περιμένοντας τους δημοσιογράφους να εμφανιστούν.

Επίσης, θέλετε να παρακολουθήσετε την ώρα που πραγματοποιείτε την κλήση σας. Κλήση 10 λεπτά πριν από τις 5 μ.μ. μπορεί να φαίνεται σαν το τέλος της ημέρας για εσάς, αλλά για έναν παραγωγό που είναι 10 λεπτά μέχρι ένα νυχτερινό newscast. Οι καλύτερες ώρες για να καλέσετε είναι γενικά γύρω στις 10 π.μ., και μεταξύ 1 και 2:30 μ.μ.

Σχεδιάστε προσεκτικά το χρόνο σας

Όλοι εργάζονται σε προθεσμίες. Οι εφημερίδες έχουν ρυθμίσει τις ώρες που θέτουν το θέμα της επόμενης ημέρας στο κρεβάτι. Σημαίνει αν θα έρθουν στην εκδήλωσή σας στις 5 μ.μ. την Πέμπτη, η κάλυψη ενδέχεται να μην εμφανιστεί μέχρι το Σάββατο.

Οι τηλεοπτικοί σταθμοί έχουν γενικά πρωί, μεσημέρι, 5, 6, 10 και / ή 11 π.μ. ειδησεογραφικά μηνύματα κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, ανάλογα με την αγορά τηλεόρασης σας. Παίρνετε κάλυψη αν η εκδήλωση των μέσων σας αρχίζει στις 4 μ.μ. μπορεί να είναι πολύ δύσκολο. Δεν πρόκειται απλώς να φτάσουν στο αυτοκίνητο ειδήσεων τους και να οδηγήσουν σαν τρελοί για να πάρουν την ταινία σας στον αέρα με 5. Υπάρχει ένα script που πρέπει να γραφτεί και μια ταινία που πρέπει να επεξεργαστεί.

Προγραμματίστε το χρόνο των εκδηλώσεών σας έτσι ώστε να είναι όχι μόνο βολικό για τους δημοσιογράφους αλλά αυξάνει επίσης τις πιθανότητές σας για πιο άμεση έκθεση.

Μην δοκιμάσετε και κάνετε τα πάντα

Όσο δελεαστικό ίσως είναι να γίνετε σκηνοθέτης, μην πείτε στους δημοσιογράφους, τους φωτογράφους ή τους βιντεογράφους ποια πλάνα θέλετε να αποκτήσουν. Θέλετε να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη σχέση μαζί τους και να ξεκινήσετε μια σχέση με την εφημερίδα ή τον τηλεοπτικό σταθμό. Δεν θα κερδίσετε φίλους, λέγοντάς τους πώς να κάνουν τη δουλειά τους.

Κάνε εύκολη την είσοδο (και έξοδο)

Εάν κρατάτε την εκδήλωση στο εργοστάσιο των 50.000 τετραγωνικών ποδιών και η περιοχή που επιτρέπετε στα μέσα να βρίσκονται στο πίσω μέρος του κτιρίου, θα τους δώσετε την όσο το δυνατόν πιο εύκολη πρόσβαση. Μην τους έχετε πάρκο στο μπροστινό μέρος του κτιρίου και στη συνέχεια πιέζετε τον εξοπλισμό τους μέχρι το πίσω μέρος, αν μπορείτε να το βοηθήσετε. Εάν υπάρχει ένας τρόπος να οδηγηθείτε στην πλάτη, αφήστε τα μέσα ενημέρωσης να γνωρίζουν τις οδηγίες οδήγησης στο δελτίο τύπου σας και να επισημάνουν με σαφήνεια τον τρόπο που φτάνουν.

Θέλετε επίσης να εξετάσετε ποια περιοχή της εγκατάστασής σας είναι αυστηρά εκτός ορίων. Για παράδειγμα, εάν δεν μπορείτε να αποφύγετε μια μεγάλη βόλτα, θέλετε πραγματικά τα μέσα να περπατούν μέσα από ολόκληρο το κτίριό σας με κάμερες; Αυτό δεν σημαίνει ότι θα αρχίσουν να γυρίσουν ό, τι θέλουν. Αλλά πολλές εταιρείες έχουν αυστηρές πολιτικές σχετικά με το πού οι φωτογραφικές μηχανές και οι μη εργαζόμενοι μπορούν να πάνε για ιδιοκατασκευές.

Εξετάστε τα οπτικά

Σκεφτείτε προσεκτικά τα γραφικά σας. Δώστε στα μέσα μαζικής ενημέρωσης όσο το δυνατόν περισσότερη πρακτική εμπειρία. Μιλώντας για ένα προϊόν για μισή ώρα και στη συνέχεια αναφερόμενος στην εικόνα στο φυλλάδιο είναι κάτι για το οποίο τα μέσα μαζικής ενημέρωσης δεν χρειάζεται καν να εμφανίζονται. Θυμηθείτε ότι περνούν τα γραφικά στους πιθανούς πελάτες σας (τους θεατές ή τους αναγνώστες τους), γι 'αυτό είναι σημαντικό να κρατάτε το κοινό σας στο μυαλό για να έχετε την κάλυψη που χρειάζεστε.

Μην ξεχάσετε ένα κιτ τύπου

Συμπεριλάβετε τις πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωσή σας και δώστε τους στο μέσο. Αυτές οι πληροφορίες θα τους βοηθήσουν να γράψουν την ιστορία αλλά επίσης θα σας βοηθήσουν να έχετε περισσότερο έλεγχο στις ειδήσεις αφού τους παρέχετε τις κρίσιμες πληροφορίες.

Βεβαιωθείτε ότι η επαφή μέσων είναι διαθέσιμη

Μην ξεχάσετε να θέσετε την επαφή μέσων σας διαθέσιμη για ερωτήσεις. Αν ένας δημοσιογράφος έχει επιπλέον ερωτήσεις, πρέπει να είναι σε θέση να κρατήσει γρήγορα την επαφή σας με τα μέσα ενημέρωσης. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου της επαφής πολυμέσων και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες επικοινωνίας μέσα στο κιτ τύπου σας.

Χρησιμοποιήστε τους εργαζόμενους με την εμπειρία

Δεν χρειάζεται να περιορίζετε τους εκπροσώπους της εκδήλωσής σας στην επαφή σας με τα μέσα ενημέρωσης. Εάν ένας υπάλληλος μπορεί να δώσει μια καλύτερη soundbite επειδή είχε περισσότερη εμπειρία να αναπτύσσεται και να εργάζεται με ένα συγκεκριμένο προϊόν, με κάθε τρόπο, να τον θέτει στη διάθεσή του για ερωτήσεις.

Προετοιμασία της δήλωσής σας εκ των προτέρων

Εάν προγραμματίζετε να μιλάτε στην κάμερα ή σε έναν δημοσιογράφο, σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε εγκαίρως. Μπορεί να βοηθήσει έναν φίλο που δεν είναι εξοικειωμένος με την επιχείρησή σας να διαβάσει το κιτ τύπου και να κάνει ερωτήσεις. Από αυτές τις ερωτήσεις, καθώς και κάποιες ιδέες ιδέες, καταρτίστε μια λίστα απαντήσεων. Δεν θέλετε να ακούσετε πρόβες, αλλά δεν θέλετε να ακούγεται απροετοίμαστος ή να λέτε "Umm …" πολλά.

Θέλετε επίσης να εξετάσετε τους διαφορετικούς τύπους μέσων. Η εφημερίδα έχει διαφορετικές ανάγκες από την τηλεόραση και το αντίστροφο. Ένας δημοσιογράφος εφημερίδων ίσως σας ζητήσει ερωτήσεις πολύ διαφορετικές από έναν τηλεοπτικό ρεπόρτερ. Κάθε μέσο έχει διαφορετικούς τρόπους παρουσίασης των ειδήσεών σας, ώστε να χρειάζονται τον τύπο που ταιριάζει καλύτερα στο ακροατήριό τους.

Τι εάν ο ρεπόρτερ δεν δείχνει;

Ο σταθμός ή η εφημερίδα μπορεί πολύ καλά να στείλει έναν φωτογράφο ή ένα videographer αντί για έναν δημοσιογράφο. Αυτό δεν σημαίνει ότι η ιστορία σας δεν είναι σημαντική για αυτούς. Δεν θα ήταν εκεί αν δεν σχεδίαζαν να δίνουν την κάλυψη της ιστορίας σας, γι 'αυτό απολαύστε όποιον εμφανίζεται πολύ καλά.

Αν ένας βιντεογράφος αγκαλιάζει τα εργαλεία του, μην του παραδώσετε κιτ εργαλείων τότε. Προσφορά για να τον φέρει για τον μέχρι να μπορέσει να πάρει τα πλάνα που χρειάζεται. Η θεραπεία του ως πολίτης δεύτερης κατηγορίας θα το επιστρέψει στο σταθμό και θα μπορούσε να βλάψει τις πιθανότητες μελλοντικής κάλυψης.