Πώς να οδηγήσετε αποτελεσματικές συναντήσεις ομάδας

Αποτελεσματικές συναντήσεις είναι ενδιαφέρουσες, υψηλής ενέργειας εκδηλώσεις όπου τα μέλη της ομάδας συνεργάζονται για τη λήψη αποφάσεων ή την επίλυση προβλημάτων. Δυστυχώς, πάρα πολλές από τις συναντήσεις που παρακολουθούμε φαίνεται να είναι ακριβώς το αντίθετο. Οι χειρότερες συναντήσεις φέρνουν το χρόνο σε μια ανίχνευση που αφήνει όλους ψυχικά και συναισθηματικά εξαντλημένοι και περισσότερο από λίγο απογοητευμένοι. Η διαφορά είναι στον τρόπο με τον οποίο προγραμματίζονται και λειτουργούν οι συνεδριάσεις.

Τα καλύτερα στελέχη κατανοούν τη σημασία αυτών των γεγονότων και καταλαβαίνουν ότι η παραγωγή μιας μεγάλης συνάντησης απαιτεί προγραμματισμό και εσκεμμένη προσπάθεια. Αυτό το άρθρο προσφέρει δέκα συμβουλές για να σας βοηθήσει να επωφεληθείτε από αυτό το πολύτιμο χρόνο συνεργασίας με την ομάδα σας. Ακολουθούν συμβουλές σχετικά με τον τρόπο ενίσχυσης των συναντήσεων της ομάδας σας.

Έχετε μια θετική στάση σχετικά με τις συναντήσεις

Είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορεί να κάνει ένας διαχειριστής ως ηγέτης για να βελτιώσει τις συναντήσεις ομάδας. Είμαι συγκλονισμένος από το πόσοι διαχειριστές είναι υπερήφανοι που διακηρύσσουν την αντίθεση τους στις συναντήσεις. Για να επιτευχθούν σημαντικά αποτελέσματα, να επιλυθούν προβλήματα, να ληφθούν αποφάσεις, να ενημερωθούν, να εμπνευστούν, να συνεργαστούν και να παρακινηθούν, οι διαχειριστές πρέπει να συνεργαστούν με τους ανθρώπους.

Αυτό σημαίνει περιστασιακά να συγκεντρωθούν αυτοί οι άνθρωποι σε ένα δωμάτιο ή σε μια κλήση διάσκεψης και να μιλήσουν μαζί τους. Η διαχείριση δεν αφορά τη συνεδρίαση στο γραφείο, με την πόρτα να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως ηγέτης, προσπαθήστε να εξετάσετε τις συναντήσεις ως εκδήλωση της ηγεσίας. Είναι η ηγεσία δείχνει χρόνο, δεν είναι κάτι που φοβούνται σαν ταξίδι στον οδοντίατρο.

Θυμηθείτε, έχετε τη συνάντηση

Μην μεταβιβάσετε τον προγραμματισμό της ημερήσιας διάταξης σε έναν διοικητικό βοηθό ή άλλο μέλος της ομάδας. Ως ηγέτης, είναι τα δικα σου συνάντηση. Είναι δική σας δουλειά να σχεδιάσετε και να εκτελέσετε τη συνάντηση. Για να βρεθείτε στο κατάλληλο πνεύμα, ρωτήστε και απαντήστε στην ακόλουθη ερώτηση: "Μετά από αυτή τη συνάντηση, τι θα ήθελα να έχουν οι άνθρωποι να μάθουν, να επιτύχουν ή να επιλύσουν;"

Πάντα να προετοιμάζετε μια Ατζέντα

Κάθε άρθρο που θα διαβάσετε για αποτελεσματικές συναντήσεις στο χώρο εργασίας περιλαμβάνει συμβουλές για την προετοιμασία μιας ημερήσιας διάταξης. Ωστόσο, εξακολουθούμε να εμφανίζουμε σε συναντήσεις όπου δεν υπάρχει agenda to find. Η πράξη σχεδιασμού της ατζέντας σας βοηθά να εστιάσετε και να προσδιορίσετε τα θέματα προτεραιότητας για τη συνάντηση.

Ζητήστε εισροή στην Ατζέντα

Αν και είναι η πρωταρχική ευθύνη του διαχειριστή να αναπτύξει την ατζέντα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσκληθούν να συνεισφέρουν στοιχεία της ημερήσιας διάταξης. Στείλτε μια πρόσκληση για ιδέες λίγες μέρες πριν τη σύσκεψη.

Spice It Up

Βάλτε μια μικρή ποικιλία στη μορφή. Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να γευτείτε τις συναντήσεις της ομάδας σας:

• Προσκαλέστε τους ομιλητές επισκεπτών
• Γιορτάστε κάτι
• Διεξάγετε μια «μάθηση στρογγυλής τραπέζης» - τα μέλη της ομάδας πρέπει να κάνουν μια σειρά μαθημάτων που διδάσκουν ο ένας τον άλλον κάτι
• Παρακολουθήστε μια Ted Talk που σχετίζεται με την ατζέντα του συνεδρίου
• Εκτελέστε μια δραστηριότητα οικοδόμησης ομάδας
• Αλλάξτε τοποθεσίες (εξετάστε το ενδεχόμενο λήψης της συνεδρίασης εκτός τόπου)
• Φέρτε σε κάποια διασκεδαστική ή ενδιαφέρουσα τροφή
• Έχετε μια συνάντηση "ενιαίας ημερήσιας διάταξης"
• Ζητήστε ενημερώσεις γύρω από το αστραπή
• Ενεργοποιήστε την ομάδα στο brainstorming
• Μετακινήστε καρέκλες. διακόπτης Οτιδήποτε για να διαλύσει τη μονοτονία

Επιτρέψτε σε κάποιο "λευκό χώρο" για αυθόρμητη δημιουργικότητα και εμπλοκή

Μη γεμίζετε τόσα πολλά στοιχεία στην ατζέντα που αγωνίζεστε για να τα ολοκληρώσετε. Αντ 'αυτού, αφήστε λίγο χώρο στο τέλος για αυθόρμητη συζήτηση. Εάν η συνεδρίαση τελειώσει νωρίς, τότε αφήστε όλους να πάνε νωρίτερα. Οι άνθρωποι εκτιμούν ότι βρήκαν χρόνο επίσης.

Χρησιμοποιήστε συναντήσεις ομάδας για συνεργασία

Αντί να μοιράζεστε μόνο πληροφορίες, δοκιμάστε να λύσετε ένα πρόβλημα ή να συνεργαστείτε με την ομάδα για να φτάσετε σε μια απόφαση. Ναι, είναι δύσκολο και μπορεί να είναι ακατάστατο, αλλά αυτό είναι το σημείο όπου έχουμε τη μέγιστη αξία από τις συναντήσεις.

Φωτίσει

Το να είσαι ο ηγέτης μιας συνάντησης δεν έχει να κάνει με την εξουσία ή την κατάχρηση εξουσίας. Η καταδίκη κάποιος για την καθυστέρηση μπροστά από την ομάδα είναι ένα παράδειγμα για να γίνει αυτό. Έχετε αίσθηση χιούμορ και ταπεινότητα.

Ακολουθω

Παρακολουθήστε τα στοιχεία της δράσης και βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν αυτό που λένε ότι πρόκειται να κάνουν. Είναι απογοητευτικό να εμφανιστείς στην επόμενη συνάντηση και να ανακαλύψω ότι η μισή ομάδα δεν έκανε κόπο να κάνει αυτό που είχαν δεσμευτεί στην τελευταία συνάντηση. Παρακολουθήστε πριν από τη συνεδρίαση και κρατήστε τα άτομα υπεύθυνα για τις δεσμεύσεις τους.

Να είστε ηγέτης μοντέλου ρόλων

Οι συναντήσεις ομάδας δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να αφήσετε τον φρουρό σας να πατήσει και να ανατραπεί με την ομάδα σας. Κρατήστε τον εαυτό σας και την ομάδα σας με τα υψηλότερα πρότυπα συμπεριφοράς, που σημαίνει αστεία αστεία, συλλογή από τα μέλη της ομάδας, κυνισμό και σαρκασμό ή εκτόξευση άλλων τμημάτων ή διοίκησης. Σκεφτείτε τον ευγενικό ηγέτη που θέλετε να γνωρίζετε και, στη συνέχεια, θα εμφανιστείτε σε κάθε συνεδρίαση να εισαι αυτόν τον ηγέτη.

Η κατώτατη γραμμή

Μια ευκαιρία να συναντηθείτε και να συνεργαστείτε με την ομάδα σας είναι ένα φρικτό πράγμα που πρέπει να χάσετε. Είναι επιτακτικό να αναπτύξετε την πειθαρχία για να σχεδιάσετε και να οδηγήσετε συναντήσεις που εκτιμούν οι πολίτες και προωθούν τις πρωτοβουλίες.