Πώς να εκτελέσετε αποτελεσματικές συναντήσεις που παράγουν αποτελέσματα

Οι άνθρωποι ξοδεύουν τόσο πολύ χρόνο στις επαγγελματικές συναντήσεις, ώστε η μετατροπή του χρόνου συνάντησης σε βιώσιμα αποτελέσματα αποτελεί προτεραιότητα για τους επιτυχημένους οργανισμούς. Οι ενέργειες που καθιστούν επιτυχείς τις επιχειρηματικές συναντήσεις απαιτούν διαχείριση από τον επικεφαλής της συνάντησης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνάντηση.

Εάν επωφεληθείτε από αυτές τις δώδεκα συμβουλές διαχείρισης επιχειρηματικών συνόδων, οι συναντήσεις και οι ομάδες σας θα λειτουργούν καλύτερα και θα παράγουν καλύτερα αποτελέσματα.

Δράσεις που πρέπει να ληφθούν πριν από την επαγγελματική συνάντηση

Οι ενέργειες πριν από την επαγγελματική συνάντηση δημιουργούν τις βάσεις για την επίτευξη των αποτελεσμάτων της συνεδρίασης. Μπορείτε να κάνετε όλη την απαραίτητη παρακολούθηση, αλλά χωρίς την προεργασία, δεν θα πετύχετε.

Προγραμματίστε την Επιχειρηματική Συνάντηση

Οι αποτελεσματικές επιχειρηματικές συναντήσεις που παράγουν αποτελέσματα αρχίζουν με έξυπνο σχεδιασμό. Κατ 'αρχάς, προσδιορίστε εάν χρειάζεστε άλλους υπαλλήλους για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη συνάντηση (δηλαδή τραβώντας ανθρώπους από μερικά τμήματα). Στη συνέχεια, αποφασίστε τι επιθυμείτε να ολοκληρώσετε κρατώντας τη συνάντηση και καθορίζοντας τους εφικτούς στόχους για τη συνάντησή σας.

Οι στόχοι που ορίζετε για την επαγγελματική σας συνάντηση θα δημιουργήσουν το πλαίσιο για ένα αποτελεσματικό σχέδιο σύσκεψης. Όπως λέει ο Stephen Covey στις "Επτά συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων", "Ξεκινήστε με το τέλος στο μυαλό". Ο σκοπός της συνεδρίασης σας θα καθορίσει την εστίαση της συνεδρίασης, την ατζέντα του συνεδρίου και τους συμμετέχοντες που θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε τη συνάντηση.

Βεβαιωθείτε ότι χρειάζεστε μια συνάντηση

Μπορεί να ακούγεται προς τα πίσω, αλλά, μόλις έχετε αναπτύξει το σχέδιο της επαγγελματικής σας συνάντησης, βεβαιωθείτε ότι μια συνάντηση είναι το κατάλληλο όχημα για την επίτευξη των στόχων που ορίσατε. Η πραγματοποίηση συναντήσεων είναι μια δαπανηρή επιχείρηση όταν εξετάζετε το χρεώσιμο κόστος των παρευρισκομένων. Καταβάλλετε κάθε προσπάθεια για να διαπιστώσετε ότι μια συνάντηση είναι η καλύτερη ευκαιρία για να λύσετε το πρόβλημα, να βελτιώσετε τη διαδικασία ή να δημιουργήσετε μια μακροπρόθεσμη ή βραχυπρόθεσμη στρατηγική για την ομάδα ή το τμήμα σας.

Εξασφαλίστε την κατάλληλη συμμετοχή στη συνάντηση

Εάν μια επαγγελματική συνάντηση είναι το κατάλληλο μέσο για την επίτευξη των στόχων σας, ελέγξτε με τους συμμετέχοντες των οποίων η συμμετοχή είναι απαραίτητη για τη συνάντηση για να πετύχει. Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν μια μη-brainer, αλλά ταξιδεύει μέχρι το savviest ηγέτη-οι βασικοί συμμετέχοντες πρέπει να είναι διαθέσιμοι για να παρευρεθούν στη συνάντηση.

Μερικές φορές οι άνθρωποι αποστέλλουν αντιπροσώπους στην απουσία τους. Εάν ένας εκπρόσωπος παρευρίσκεται στη θέση ενός κρίσιμου παράγοντα λήψης αποφάσεων, βεβαιωθείτε ότι ο ορισθείς υπάλληλος έχει την εξουσία να λαμβάνει τις τελικές αποφάσεις που μπορούν να υπογραφούν. Διαφορετικά, αναβάλλετε τη σύσκεψη.

Διανείμετε και αναθεωρήστε την προεργασία πριν από τη σύσκεψη

Πόσες συσκέψεις έχετε παρακολουθήσει, που ξεκίνησαν με το διευκολυντή της συνάντησης να περάσει μια δέσμη χαρτιού ή να κάνει μια παρουσίαση του PowerPoint για να ξεκινήσει για συζήτηση; Είναι απογοητευτικό εξαιτίας της τακτικής του ορειχάλκου. η συνάντηση γίνεται μια ομάδα που διαβάζεται σε δύσκολη θέση για την επιχείρησή σας.

Μπορείτε να κάνετε τις επαγγελματικές συναντήσεις πιο παραγωγικές και να εξασφαλίσετε αποτελέσματα, παρέχοντας την αναγκαία προεργασία πριν από τη συνάντηση. Η παροχή εργασίας, γραφημάτων, γραφημάτων και υλικού ανάγνωσης 48 ώρες πριν ξεκινήσει η σύσκεψη σημαίνει ότι όλοι έρχονται έτοιμοι να πηδήξουν δεξιά.

Η τεκμηρίωση που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους της συνεδρίασης μπορεί να περιλαμβάνει τα εξής:

• εκθέσεις και δεδομένα
• διαγράμματα και συνδέσμους σε ανταγωνιστικές πληροφορίες
• μηνιαίες πωλήσεις
• σχέδια παραγωγής
• Διαφάνειες του Microsoft PowerPoint που απεικονίζουν βασικά σημεία συζήτησης
• πρακτικά συνεδριάσεων, σημειώσεις και παρακολούθηση από προηγούμενες συνεδριάσεις ή συναφείς συναντήσεις και σχέδια

Δράσεις που πρέπει να ληφθούν κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής συνάντησης

Κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής συνάντησης, εάν χρησιμοποιήσετε τον χρόνο αποτελεσματικά, θα δημιουργήσετε ενθουσιασμό για το θέμα και θα δημιουργήσετε δέσμευση από τους συμμετέχοντες. Οι άνθρωποι θα αισθανθούν ότι συμμετέχουν σε κάτι μεγαλύτερο από τις καθημερινές τους προκλήσεις. Ως εκ τούτου, μια καλά οργανωμένη και ενεργητική συνάντηση που θέτει τις προϋποθέσεις για παρακολούθηση θα οδηγήσει σε αποτελέσματα συνάντησης.

Αποτελεσματική Διευκόλυνση Επιχειρηματικής Συνάντησης

Ο ηγέτης της συνάντησης θέτει έναν θετικό, παραγωγικό τόνο για την αλληλεπίδραση μεταξύ των συμμετεχόντων στη συνάντηση. Η αποτελεσματική διευκόλυνση των συνεδριάσεων αρχίζει με την αναθεώρηση των στόχων ή των αναμενόμενων αποτελεσμάτων της συνάντησης και της ημερήσιας διάταξης. Ο διευκολυντής βοηθά τα μέλη της ομάδας να μείνουν εστιασμένα και παραγωγικά.

Ο σχεδιασμός των συνεδριάσεων και η ατζέντα έθεσαν το πλαίσιο της συνάντησης. Ένας αποτελεσματικός διευκολυντής, ο οποίος παρακολουθεί τους συμμετέχοντες, διασφαλίζει την επίτευξη των αναμενόμενων, επιθυμητών αποτελεσμάτων ως αποτέλεσμα της συνάντησης.

Συμμετοχή του κάθε συμμετέχοντος στις εφικτές ενέργειες

Κάθε ομάδα εργασίας έχει διαφορετικές προσωπικότητες που εμφανίζονται για συναντήσεις. Έχετε ήσυχους συναδέλφους καθώς και ανθρώπους που προσπαθούν να κυριαρχήσουν σε κάθε σημείο συζήτησης. Είτε διευκολύνετε είτε συμμετέχετε στη συνάντηση, πρέπει να εμπλέξετε κάθε συμμετέχοντα στη διαδικασία των στόχων της σύσκεψης.

Αυτό εξασφαλίζει ότι κάθε συμμετέχων επενδύεται στο θέμα της συνάντησης και θα παρακολουθήσει. Δεν θα έχετε ένα μέλος - ή τον εαυτό σας - προσπαθώντας να μεταφέρετε ολόκληρο το φορτίο.

Δημιουργήστε ένα Σχέδιο Παρακολούθησης Αποτελεσματικής Συνάντησης Επιχειρήσεων

Κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής συνάντησης, κάντε ένα σχέδιο παρακολούθησης με στοιχεία δράσης. Τα αποτελεσματικά σχέδια περιλαμβάνουν τα εξής:

• Το συγκεκριμένο στοιχείο ενέργειας
• Το όνομα του ατόμου που πήρε την κυριότητα για να ολοκληρώσει το αντικείμενο της ενέργειας
• Η ημερομηνία λήξης του στοιχείου ενέργειας
• Συναίνεση σχετικά με το τι αποτελεί την ολοκλήρωση του θέματος της δράσης

Συζητήστε σενάρια πραγματικής ζωής και εμπόδια στην επιτυχία που μπορούν να αντιμετωπίσουν τα μέλη της ομάδας καθώς προσπαθούν να ολοκληρώσουν τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την επίτευξη αποτελεσμάτων. Αν χρειάζεστε μια συνάντηση παρακολούθησης, ορίστε την ώρα πριν οι συμμετέχοντες εγκαταλείψουν, ώστε να είναι στο ημερολόγιο όλων.

Δράσεις που πρέπει να ληφθούν μετά τη συνάντηση εργασίας

Οι ενέργειες και ο προγραμματισμός πριν και κατά τη διάρκεια της συνάντησης διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο βοηθώντας σας να επιτύχετε αναμενόμενα, θετικά και εποικοδομητικά αποτελέσματα. Οι ενέργειές σας μετά τη συνάντηση είναι εξίσου σημαντικές. Η παρακολούθηση της επόμενης προγραμματισμένης συνάντησης δεν είναι ποτέ αρκετή επένδυση για την εξασφάλιση αποτελεσμάτων.

Δημοσιεύστε τα λεπτά συνάντησης

Δημοσιεύστε τα πρακτικά και το σχέδιο δράσης σας εντός 24 ωρών. Οι άνθρωποι θα συμβάλλουν αποτελεσματικότερα στα αποτελέσματα αν ξεκινήσουν άμεσα τα αντικείμενα δράσης. Έχουν ακόμα μια νέα μνήμη της συνάντησης, τα διάφορα σημεία συζήτησης και το σκεπτικό για κάθε σημείο συνάντησης.

Επίσης, μια καθυστέρηση στην κατανομή των λεπτών θα επηρεάσει τα αποτελέσματά σας, επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι περιμένουν να φτάσουν τα πρακτικά πριν από την αντιμετώπιση των δεσμεύσεών τους.

Αποτελεσματική παρακολούθηση επιχειρηματικών συναντήσεων

Ο σεβασμός και η τήρηση των προθεσμιών και η παρακολούθηση θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε αποτελέσματα από τις συναντήσεις σας. Μετά τη συνάντηση, κάθε άτομο που διαθέτει ένα στοιχείο δράσης θα πρέπει να καταρτίσει σχέδιο δράσης για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών του.

Είτε γράφουν τα βήματα στον προγραμματιστή τους, μεταβιβάζουν τα καθήκοντα σε άλλο υπάλληλο, είτε ολοκληρώνουν άμεσα την εργασία, το άτομο είναι υπεύθυνο για την παρακολούθηση.

Και, μπορείτε να βελτιώσετε τα αποτελέσματα των συναντήσεων παρακολουθώντας με κάθε άτομο το μέσο μεταξύ των συναντήσεων. Ο στόχος σας είναι να ελέγξετε την πρόοδο και να διασφαλίσετε ότι οι εργασίες βρίσκονται σε εξέλιξη.

Λογοδοσία για παρακολούθηση κατά την επόμενη συνεδρίαση

Έχετε καθίσει ποτέ σε μια συνέλευση παρακολούθησης που συνίστατο σε κάθε συμμετέχοντα που έλεγε στην ομάδα γιατί δεν μπόρεσαν να εκπληρώσουν τη δέσμευσή τους; Η καθιέρωση του κανόνα ή της συνήθειας της λογοδοσίας για τα αποτελέσματα αρχίζει νωρίς στον κύκλο των συνεδριάσεών σας.

Η παρακολούθηση από τον μεσολαβητή μεταξύ των συνεδριάσεων βοηθάει, αλλά η ομάδα πρέπει να κάνει την αποτυχία να κρατήσει τις δεσμεύσεις απαράδεκτες. Έχουν οι συμμετέχοντες να αναφέρουν την πρόοδο και τα αποτελέσματα στην επόμενη συνάντηση με την προσδοκία ότι όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν επιτύχει τους στόχους τους. Αν μια εργασία έχει σταματήσει, στην επόμενη συνάντηση θα διαπιστώσετε αν υπάρχει νόμιμος οδικός αποκλεισμός για να προχωρήσετε και να αποφασίσετε πώς να προχωρήσετε.

Ενημερώστε τη διαδικασία των επιχειρηματικών συναντήσεων για συνεχή βελτίωση

Η πρακτική της ενημέρωσης κάθε επαγγελματικής συνάντησης είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη συνεχή βελτίωση. Οι συμμετέχοντες συζητούν εκ περιτροπής το τι είναι αποτελεσματικό ή αναποτελεσματικό για την τρέχουσα διαδικασία των επιχειρηματικών συναντήσεων. Συζητούν επίσης την πρόοδο που αισθάνονται ότι η ομάδα κάνει σχετικά με το θέμα.