Συμβουλές για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης μικρών επιχειρήσεων

Ακόμα και οι μικρότερες επιχειρηματικές συναντήσεις απαιτούν σωστό προγραμματισμό για να εξασφαλιστεί ότι όλες οι ανάγκες και οι στόχοι ικανοποιούνται για όλους τους εμπλεκόμενους. Για να είναι αποτελεσματική, υπάρχει μια σειρά λειτουργιών που πρέπει να ακολουθηθούν για να αποφευχθεί η ολίσθηση των λεπτομερειών από τις ρωγμές. Παρακάτω παρατίθενται 8 βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για τον προγραμματισμό της επόμενης μικρής σας συνάντησης.

Επιλέξτε το θέμα και την τοποθεσία σας

Αυτό το βήμα αντιπροσωπεύει τις δύο μεταβλητές που το κοινό σας θα θέλει να γνωρίζει πριν από οτιδήποτε άλλο. Το "όπου και γιατί" της συνάντησης θα επηρεάσει άμεσα ποιος θα κληθεί και εάν θα παρευρεθεί ή όχι.

Ο χώρος που επιλέγετε επηρεάζει τη συνολική συνάντηση και επηρεάζει πολλές άλλες αποφάσεις που θα πρέπει να κάνετε κατά το σχεδιασμό του συμβάντος.

Προσδιορίστε τους συμμετέχοντες

Ένα μεγάλο μέρος της διοργάνωσης μιας εστιασμένης και παραγωγικής συνάντησης αποφεύγει τις περισπασμούς, και αυτό σημαίνει ότι περιορίζει τις προσκλήσεις στους κορυφαίους φορείς λήψης αποφάσεων. Υπάρχει μια τάση στην εταιρική κουλτούρα να συμπεριλαμβάνει όλα τα συνδεδεμένα μέρη στις επικοινωνίες, αλλά μπορείτε να ωθήσετε την παραγωγή εξαλείφοντας συνεργάτες που θα μπορούσαν να επιβραδύνουν την πρόοδο με ασήμαντες συζητήσεις. Αντί να προσκαλούν συμμετέχοντες χωρίς δικαίωμα ψήφου, ενθαρρύνετε τους βασικούς συμμετέχοντες να μιλήσουν με τους υφισταμένους τους πριν έρθουν στη συνεδρίαση.

Προσφορά Τρεις ημερομηνίες και ώρες

Να είστε προσεκτικοί σχετικά με το πώς μπορείτε να ρωτήσετε για τη διαθεσιμότητα κάθε συμμετέχοντα. Είναι εύκολο να ανοίξετε ένα κουτί της "Πανδώρας" όταν πρόκειται για προγραμματισμό μιας αμοιβαία επωφελούς ημερομηνίας για τη συνάντησή σας. Ένας τρόπος για να αποφευχθεί αυτό είναι να προσφέρουμε λίγες ημερομηνίες και ώρες, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε άτομο ποιος λειτουργεί καλύτερα. Εάν είστε τυχεροί τότε μία από τις ημερομηνίες θα ταιριάζει με όλους. Αν όχι, μην φοβάστε να ρωτήσετε τους υπερκόπτες εάν μπορούν να προσαρμόσουν το ημερολόγιό τους για να ικανοποιήσουν την πλειοψηφία.

Δημιουργήστε ένα δρομολόγιο

Είναι σημαντικό να έχουμε ένα χρονοδιάγραμμα για τα θέματα που θα συζητηθούν μαζί με το ποιος θα καθοδηγήσει κάθε τμήμα της συνάντησης. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού ενδέχεται να χρειαστεί να ζητήσουν συμβουλές από τα κορυφαία στελέχη προκειμένου να δημιουργηθεί με ακρίβεια μια διαδρομή. Μόλις ολοκληρωθεί το πρώτο σχέδιο, θα πρέπει να υποβληθεί στην ομάδα για έγκριση.

Συζητήστε τις ανάγκες παρουσίασης

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι παρουσίασης των ιδεών στην ομάδα και κάθε προγραμματισμένος ομιλητής θα έχει τη δική του προτίμηση. Η λειτουργικότητα του PowerPoint, η πρόσβαση στο Internet και οι λευκοί πίνακες είναι μερικά μόνο από τα συστατικά που μπορεί να χρειαστεί να τα κανονίσετε. Να είστε προληπτικοί όταν ζητάτε αυτές τις λεπτομέρειες και παρακολουθήστε τις για να τις επιβεβαιώσετε λίγες μέρες πριν τη σύσκεψη.

Πρόγραμμα Catering

Το κλειδί για την παραγγελία τροφίμων για μικρές συναντήσεις είναι να διατηρήσετε το μενού λειτουργικό. Δεν θέλετε το εστιατόριο να παρεμβαίνει σε οποιαδήποτε πτυχή της επιχείρησης στο χέρι, γι 'αυτό αποφύγετε υπερβολικά επίσημα γεύματα, αν είναι δυνατόν. Εάν σας ζητηθεί ένα μεσημεριανό γεύμα, προσπαθήστε να κλείσετε ένα γειτονικό δωμάτιο για το γεύμα ώστε οι παρευρισκόμενοι να μπορούν να επιστρέψουν στη συνάντηση το συντομότερο δυνατό.

Αποστολή τελικών στοιχείων

Περίπου επτά ημέρες πριν από το συμβάν θέλετε να στείλετε ένα τελικό αντίγραφο της διαδρομής και λεπτομέρειες για κάθε συμμετέχοντα. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα όσα έχουν παραγγελθεί για την ημέρα. Επίσης περιλαμβάνουν οδηγίες, πληροφορίες στάθμευσης, αριθμούς δωματίων και επαφές έκτακτης ανάγκης. Εάν εργάζεστε με στελέχη, στη συνέχεια, αντιγράψτε τους διοικητικούς βοηθούς και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Ημέρα συνάντησης

Ως σχεδιαστής συνάντησης, είναι δική σας δουλειά να βεβαιωθείτε ότι το γεγονός ξεκινά με επιτυχία. Φυσικά, θα θελήσετε να φτάσετε νωρίς στην περιοχή για να ελέγξετε την αίθουσα και να συναντήσετε τους συντονιστές τροφοδοσίας και A / V.Ανάλογα με την τοποθεσία, μπορεί επίσης να θέλετε να τοποθετήσετε πινακίδες έτσι ώστε όλοι να βρουν το δρόμο τους προς το δωμάτιο.

Και εκεί το έχετε - οκτώ σχετικά απλά βήματα για τον προγραμματισμό μιας επιτυχημένης μικρής συνάντησης.

Η εκτέλεση κάθε βήματος θα πάρει προφανώς χρόνο και επιμέλεια από την πλευρά σας, αλλά η επικοινωνία των σχεδίων σας με τους συμμετέχοντες είναι η μισή μάχη. Όσο περισσότεροι άνθρωποι ξέρουν τι να περιμένουν από τη συνάντηση, τόσο πιο προετοιμασμένοι θα είναι να κατεβαίνουν στις επιχειρήσεις.