Πώς να ρυθμίσετε τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail

Οι πιθανότητες είναι εάν χρησιμοποιείτε συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην ηλεκτρονική σας επιχείρηση, τότε στέλνετε τα ίδια ή πολύ παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά. Για παράδειγμα, σε ορισμένες περιπτώσεις στέλνετε ένα εισαγωγικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια προοπτική, προγραμματίζοντας ένα ραντεβού ή συνάντηση με μια προοπτική ή πελάτη ή απαντώντας συχνά ερωτήσεις ξανά και ξανά. Δεν είναι μόνο αυτό το μονοτονικό, είναι αντιπαραγωγικό και καταλαμβάνει πολύτιμο χρόνο. Ως επιχειρηματίας, γνωρίζετε πολύ καλά ότι ο χρόνος είναι χρήμα.

Τα καλά νέα είναι ότι αν είστε χρήστης του Gmail, τότε μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο χρησιμοποιώντας τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γνωστά και ως "κονσερβοποιημένες απαντήσεις".

Πώς να εξοικονομήσετε χρόνο και να προσαρμόσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Αντί να χρειάζεται να πληκτρολογείτε κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την αρχή κατά τη δημιουργία νέων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την ανταπόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το σύστημα απάντησης σε κονσέρβα του Gmail σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε τα επιχειρησιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γράφετε σε τακτική βάση. Στο μέλλον, όταν πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να απαντήσετε σε μια ερώτηση, απλά φορτώστε το πρότυπο email / την κονσερβοποιημένη απάντηση που δημιουργήσατε και αποθηκεύσατε και πραγματοποιήστε τυχόν συγκεκριμένες τροποποιήσεις εάν είναι απαραίτητο. Αυτές οι τροποποιήσεις ή τροποποιήσεις μπορεί να είναι τόσο απλές όσο η προσθήκη ονόματος παραλήπτη ή η τροποποίηση της απάντησης τόσο ελαφρώς.

Είναι σημαντικό να έχετε αυτήν την επιλογή για να τροποποιήσετε (και εσείς "πρέπει" να αφιερώσετε χρόνο για να το κάνετε αυτό), διότι στον σημερινό ανταγωνιστικό κόσμο της εργασίας, η εξατομικευμένη επικοινωνία προσαρμοσμένη στις ανάγκες είναι βασική.

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ήδη μια παρόμοια μέθοδο, αντιγράφοντας και επικολλώντας ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα έγγραφο ή ένα αρχείο κειμένου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Αυτό που δεν γνωρίζουν είναι ότι αυτός ο τύπος λειτουργικότητας είναι (ήδη) βολικά κατασκευασμένος απευθείας στο Gmail.

Ακολουθούν τα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να εφαρμόσετε τις απαντήσεις σε κονσέρβα του Gmail στη ροή εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Βήματα 1-10 για τη χρήση του συστήματος Canned Response του Gmail

1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail.
2. Κάνε κλικ στο Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία. Αυτή είναι η εικόνα που μοιάζει με ταχύτητα.
3. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις.
4. Κάντε κλικ στο Εργαστήρια καρτέλα από την πλοήγηση κορυφαίου επιπέδου.
5. Αναζητήστε το χαρακτηριστικό που ονομάζεται Συντονισμένες απαντήσεις. Αν δεν μπορείτε να το βρείτε στη συνέχεια μπορείτε να αναζητήσετε "Κονσέρβες απαντήσεων" στη γραμμή αναζήτησης.
6. Επιλέγω Επιτρέπω, που βρίσκεται δίπλα στη δυνατότητα Κονσέρβες απαντήσεων.
7. Κάντε κλικ Αποθήκευσε τις αλλαγές που βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας.
8. Τώρα θα μπορείτε να δείτε μια λειτουργία "κονσερβοποιημένων απαντήσεων" κάθε φορά που θα αρχίσετε να συνθέτετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
9. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα κωδικοποιημένη απάντηση, ξεκινήστε συνθέτοντας το email σας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού βέλους, επιλέξτε Νέα κονσερβοποιημένη απόκριση και ονομάστε τη νέα σας κονσερβοποιημένη απάντηση.
10. Για να χρησιμοποιήσετε μια κονσερβοποιημένη απάντηση, ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε την κωδικοποιημένη απάντηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε την απάντηση σε κονσέρβα όπως είναι απαραίτητο

Χρόνος που απαιτείται: 5 λεπτά

ΒΑΘΜΟΣ ΔΥΣΚΟΛΙΑΣ:Εύκολος