Συμβουλές για τη διοίκηση τμήματος προγραμματισμού εκδηλώσεων

Στο αποκορύφωμα του σχεδιασμού εταιρικών εκδηλώσεων είναι η θέση του Διευθυντή. Αυτό το άτομο συνήθως επιβλέπει το έργο πολλών συντονιστών, ενώ καθορίζει τα πρότυπα πρακτικής για ολόκληρο το τμήμα. Δεν είναι εύκολη δουλειά, αλλά μπορεί να ανταμείψει τόσο από την καριέρα όσο και οικονομικά. Τελικά, το κλειδί για την ίδρυση του εαυτού σας ως αποτελεσματικού Διευθυντή είναι να οδηγήσετε με παράδειγμα. Εδώ είναι μερικοί από τους τομείς όπου θα πρέπει να δείξετε την εμπειρία και την εμπειρία …

Λήψη αποφάσης

Φαίνεται ότι κάθε πτυχή του σχεδιασμού εκδηλώσεων περιλαμβάνει μια επιλογή. Από τους χώρους και την τροφοδοσία με τους πωλητές και τις επιλογές διακόσμησης, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού καλούνται να λάβουν τις καλύτερες αποφάσεις για την ομάδα εγκαίρως. Αυτές οι επιλογές ενισχύονται σε ηγετικό ρόλο, διότι ολόκληρο το τμήμα θα σας κοιτάξει για τελική έγκριση. Ενώ είναι σημαντικό να κάνετε ενημερωμένες επιλογές, πρέπει επίσης να επιλέξετε μια κατεύθυνση γρήγορα για να διατηρήσετε τα πράγματα σε κίνηση.

Διαχείριση της διαδικασίας

Τα τμήματα με πολλαπλούς συντονιστές έχουν μια τεράστια ποσότητα πληροφοριών που διακινούνται μέσω αυτών κάθε μέρα. Περιλαμβάνει βασικά έγγραφα όπως συμβάσεις, παραγγελίες εκδηλώσεων, τιμολόγια και συμφωνίες πωλητών. Ο μόνος τρόπος για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά όλες αυτές τις πληροφορίες είναι να έχετε μια καθορισμένη διαδικασία για να ακολουθήσουν τα μέλη της ομάδας. Χωρίς δομημένο σχήμα για την υποβολή εγγράφων και την παρακολούθηση των καθυστερημένων απαιτήσεων, το τμήμα σας θα δούμε τελικά την ημέρα που κάτι σημαντικό πέφτει μέσα από τις ρωγμές.

Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το πώς περιμένετε να διαρρεύσουν οι πληροφορίες μέσω της ομάδας σας και να προσπαθήσετε να ενσωματώσετε σημεία ανασκόπησης για να παρακολουθήσετε την πρόοδο.

Διευθυντής Προσωπικού

Είναι σχεδόν αδύνατο να οδηγήσετε μια ομάδα χωρίς να καταλάβετε πώς κάθε άτομο συμβάλλει στην αποστολή. Στον προγραμματισμό των εκδηλώσεων, η ομάδα επεκτείνεται σε όλους όσους συμμετέχουν στη δημιουργία της εκδήλωσης. Όταν το κοιτάς έτσι, ο κατάλογος μπορεί να πάρει αρκετά μεγάλο χρονικό διάστημα. Στην κορυφή είναι οι συντονιστές των εκδηλώσεων και από εκεί η ιεραρχία κατατάσσεται για να συμπεριλάβει servers, κλητήρες και προσωπικό ασφαλείας. Ένας καλός διευθυντής κατανοεί τον τρόπο με τον οποίο θα έπρεπε να εκτελεί κάθε μία από αυτές τις θέσεις. Με αυτόν τον τρόπο, εάν προκύψουν προβλήματα, μπορούν να αντιμετωπίσουν άμεσα το ζήτημα και να κατευθύνουν τους ανθρώπους προς την σωστή κατεύθυνση.

Ελαχιστοποιήστε τις ανεπάρκειες

Ο χρόνος είναι ένας κρίσιμος πόρος στο σχεδιασμό των εκδηλώσεων και ο στόχος κάθε διευθυντή πρέπει να είναι η ελαχιστοποίηση του χρόνου που χάνεται στην αναποφασιστικότητα και περιμένει. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ο προσδιορισμός ενός καλύτερου τρόπου δημιουργίας ενός δωματίου, ή τόσο περίπλοκο όσο η αναδιοργάνωση της δομής ενός τμήματος. Ο στόχος της αναδιοργάνωσης ενός έργου ή μιας δομής θα πρέπει να είναι να εντοπίσει πού χάνεται ο χρόνος, παρέχοντας μια λύση για να καταστεί πιο αποτελεσματική. Κάθε λεπτό που απομακρύνεται δεν μπορεί να ανακτηθεί, γι 'αυτό είναι απαραίτητο να αναλύουμε τις διαδικασίες για να αποκαλύπτουμε συνεχώς τις περιοχές για βελτίωση.

Προωθήστε την ομαδική εργασία

Παίρνει μια ομάδα ειδικευμένων ατόμων για να εκτελέσει ένα σχέδιο εκδηλώσεων, και στο τέλος της ημέρας, όλοι βασιζόμαστε ο ένας στον άλλο για να κάνουμε τη δουλειά. Οι καλές ομάδες συνήθως δεν συνενώνονται από μόνοι τους - οδηγούνται από την εμπειρία και την κατεύθυνση του προπονητή τους. Στο σχεδιασμό των εκδηλώσεων, ο προπονητής είναι ο σκηνοθέτης και το προηγούμενο για την κατανομή της ευθύνης αρχίζει μαζί τους. Είναι ο διευθυντής ο οποίος πρέπει να βεβαιωθεί ότι οι ανάγκες του πελάτη γνωστοποιούνται σωστά σε άλλα τμήματα, έτσι ώστε όλα να συναντώνται στο πάτωμα του γεγονότος.

Κανείς δεν είναι υπεύθυνος για την επιτυχία ή την αποτυχία ενός γεγονότος και ένας καλός διευθυντής θα προωθήσει μια ατμόσφαιρα όπου κάθε άτομο κατανοεί τη σύνδεσή τους με τη μεγαλύτερη εικόνα.

Το κορυφαίο τμήμα σχεδιασμού εκδηλώσεων απαιτεί σημαντική εμπειρία, αλλά όλη η εμπειρία στον κόσμο δεν αποτελεί υποκατάστατο των πραγματικών ηγετικών ικανοτήτων. Πρέπει να είστε σε θέση να κατευθύνετε τους υπαλλήλους και να αναλύετε τις διαδικασίες για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ομάδα σας. Αν ψάχνετε να γίνετε διευθυντής, τότε αυτά είναι τα γνωρίσματα που θα θέλετε να αναπτύξετε για να εξεταστείτε για την επόμενη ευκαιρία στην καριέρα σας.