Διαρθρώσεις αμοιβών για επιχειρήσεις σχεδιασμού εκδηλώσεων

Είτε ξεκινάτε μια επιχείρηση σχεδιασμού εκδηλώσεων για κοινωνικές εκδηλώσεις, επιχειρηματικές εκδηλώσεις ή ένα συνδυασμό και των δύο, όποιος εξετάζει τη δική τους επιχείρηση θα πρέπει ασφαλώς να ανησυχεί για τη θέσπιση δίκαιου επιτοκίου για τις υπηρεσίες. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τον τρόπο χρέωσης για υπηρεσίες.

Δυστυχώς, η απάντηση δεν είναι απλή. Αρκετοί παράγοντες καθορίζουν το ποσοστό ενός ατόμου, περιλαμβανομένων των λειτουργικών εξόδων προγραμματισμού, των μισθών και των κερδών. Η πραγματικότητα είναι ότι τα ποσοστά ποικίλλουν ανάλογα με το πού λειτουργείτε την επιχείρησή σας, τα είδη των έργων που αναλαμβάνετε και τι είναι η αγορά πρόθυμη να πληρώσει.

Εξαρτάται επίσης από την αγορά-στόχο σας. Δηλαδή, ο πελάτης ή η προοπτική σας θα έχει στο μυαλό έναν προϋπολογισμό-στόχο και οι υπηρεσίες σας θα πρέπει να είναι ανταγωνιστικές μέσα σε αυτές τις παραμέτρους.

Τρόποι σχεδιασμού συμβάντων Δομή των τελών τους

Ωστόσο, εάν θέλετε να ξεκινήσετε μια επιχείρηση μερικής απασχόλησης ή ακόμα και με πλήρη απασχόληση, υπάρχουν περίπου πέντε τρόποι για να διαρθρώσετε το τέλος της εκδήλωσής σας και να αναφέρετε τις αμοιβές σας στους πελάτες σας:

• Επίπεδη αμοιβή έργου
• Ποσοστό δαπανών
• Ωρομίσθιο
• Ποσοστό δαπανών συν ωριακό επιτόκιο
• Επιτρεπτά τέλη

Για τις ακόλουθες εξηγήσεις και παραδείγματα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να κερδίζετε κατά μέσο όρο $ 75 ανά ώρα για τις υπηρεσίες σας.

Τέλη βασισμένα σε κατ 'αποκοπή ποσοστό έργου

Πολλοί πελάτες προτιμούν να γνωρίζουν πόσο ένα έργο θα κοστίσει, συμπεριλαμβανομένων όλων των τελών. Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, για να προσφέρετε αυτό, πρέπει να καθορίσετε μια κατ 'αποκοπή αμοιβή και να καθορίσετε ποιες υπηρεσίες θα καλυφθούν για το ποσό αυτό.

Αυτό θέτει την ευθύνη της διαχείρισης ενός προϋπολογισμού άμεσα σε εσάς, τον προγραμματιστή, και απαιτεί την πρόβλεψη ποικίλων σεναρίων σε ποιες περιπτώσεις μπορεί να αλλάξει. Σε αυτό το σενάριο, ο πελάτης μπορεί να συνάψει συμβάσεις απευθείας με τον υπεύθυνο διοργάνωσης εκδηλώσεων για να συντονίσει όλες τις υπηρεσίες εφοδιαστικής, την τροφοδοσία, τον τόπο διεξαγωγής, τα έξοδα διαμονής κλπ.

Τα κατ 'αποκοπήν τέλη έργου χρησιμοποιούνται συνήθως για συσκευασμένα γεγονότα, όπως εκείνα που συναντώνται με αθλητικά προγράμματα μάρκετινγκ, και μπορούν να υπολογιστούν ανά άτομο με πολλές διατάξεις και προειδοποιήσεις.

Για παράδειγμα, υποθέστε ότι έχετε προσληφθεί για να οργανώσετε μια μονοήμερη ιστορική περιήγηση πόλης για 15 άτομα. Ο πελάτης σας θέλει να παραθέσετε μια κατ 'αποκοπή αμοιβή για μεταφορά, έναν ιδιωτικό οδηγό, το μεσημεριανό γεύμα και οποιεσδήποτε / όλες τις αμοιβές εισόδου στους χώρους. Ωστόσο, ζητά επίσης να παράσχετε μια ανάλυση υψηλού επιπέδου για κάθε στοιχείο δαπάνης.

Σε αυτό το σενάριο, πρέπει να διαπραγματευτείτε / υπολογίσετε το κόστος όλων των υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου σας, και να αναφέρετε ένα συνολικό ποσό για δαπάνες. Θα είναι ευθύνη / κίνδυνος του διοργανωτή του συμβάντος να εντοπίσει τις απαιτούμενες καταθέσεις, να πληρώσει για όλες τις υπηρεσίες και να φέρει την ευθύνη για όλες τις συμφωνίες παροχής υπηρεσιών.

Τέλη βάσει ποσοστού δαπανών

Κατά μέσο όρο, οι περισσότεροι ειδικοί σχεδιαστές εκδηλώσεων θα πρέπει να αισθάνονται άνετα να χρεώνουν μεταξύ 15-20% του συνολικού κόστους μιας εκδήλωσης ως μέρος της αμοιβής τους. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του προγράμματος και τον χρόνο που απαιτείται για το σχεδιασμό και την εκτέλεση ενός γεγονότος, μερικές φορές αυτό αρκεί για να καλύψει ολόκληρο το κόστος και πηγή κέρδους του σχεδιαστή.

Για παράδειγμα, υποθέστε ότι έχετε προσληφθεί για να διοργανώσετε ένα ιδιωτικό δείπνο σε ένα αποκλειστικό εστιατόριο για 40 άτομα με μέσο όρο $ 175 ανά άτομο. Ας εκτιμήσουμε ότι σας χρειάζεται συνολικά 15 ώρες για να συναντήσετε τον πελάτη σας, να σχεδιάσετε, να παρακολουθήσετε και να ολοκληρώσετε όλες τις ενέργειες που θα ακολουθήσετε. Εάν χρεώνετε ένα ποσοστό 18% των συνολικών εξόδων, θα κερδίσετε λίγο περισσότερο από το στοχευμένο ωριαίο ποσοστό των $ 75 / ώρα:

$ 175 x 40 επισκέπτες = $ 7,000 x 18% = $ 1,26015 ώρες x $ 75 / ώρα = 1,125 δολάρια

Εάν ο πελάτης συμβάλλει άμεσα μαζί σας για όλες τις υπηρεσίες, η δαπάνη για τη μερική έκτακτη δαπάνη στον πελάτη θα ανέρχεται συνολικά σε 8.260 δολάρια.

Τέλη βάσει του ωριαίου τέλους

Ορισμένοι πελάτες προτιμούν τον προγραμματιστή εκδηλώσεων να παραθέτει μια ωριαία τιμή για τις υπηρεσίες και να υπολογίζει το συνολικό αριθμό ωρών για τη διαχείριση και εκτέλεση ενός συγκεκριμένου προγράμματος πελάτη. Μπορεί να μοιάζει με το επίπεδο επιτοκίου του έργου, αλλά επιτρέπει μεγαλύτερη ευελιξία εκ μέρους των δύο μερών για να προσαρμοστούν στις αλλαγές που ενδέχεται να χρειαστούν στην πορεία.

Πολλοί σχεδιαστές επιχειρηματικών γεγονότων θα χρεώνουν ανά ώρα για υπηρεσίες. Επιτρέπει στον πελάτη να γνωρίζει πόσο θα κοστίσει να μισθώσει τις υπηρεσίες σας και να του επιτρέψει να υπολογίσει έναν εύλογο προϋπολογισμό. Συχνά, ο λόγος για αυτό είναι επειδή ο πελάτης θέλει να έχει μια καλύτερη λαβή για τυχόν απρόσμενες δαπάνες.

Να θυμάστε πάντα να ορίζετε προσεκτικές παραμέτρους γύρω από τις προσδοκίες, ώστε τα δύο μέρη να συμφωνούν σε ποιες υπηρεσίες θα παρέχονται. Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια αναφορά στην τιμολόγηση για όλα τα λογικά επαγγελματικά έξοδα που ενδέχεται να προκύψουν.

Ορισμένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων μπορούν να επισημάνουν τα λειτουργικά έξοδα, όπως η ναυτιλία, τα ενοικιαζόμενα αυτοκίνητα και άλλα διάφορα κονδύλια κατά 15-20%, ενώ άλλα όχι. αν το κάνετε, θα πρέπει να αποκαλύψετε τέτοιες επισημάνσεις και να συμφωνήσετε με τον πελάτη σας εκ των προτέρων.

Όταν πρόκειται για ωριαία ποσοστά προγραμματισμού γεγονότων, είναι επίσης σημαντικό να καθορίσετε πόσο συχνά μπορείτε να χρεώνετε για το χρόνο σας.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης σας προσλαμβάνει τον Οκτώβριο για να οργανώσει ένα μονοήμερο σεμινάριο τον Μάρτιο. Οι υπηρεσίες σας συνάπτονται για να προμηθεύονται και να διαπραγματεύονται τον τόπο, τις υπηρεσίες τροφοδοσίας, το A / V και να συμβάλλουν στη δημιουργία περιεχομένου για περιορισμένο αριθμό αντικειμένων επικοινωνίας (π.χ. προσκλήσεις, ατζέντα, φόρμες αξιολόγησης κλπ.).

Ο πελάτης σας σας προσκαλεί επίσης να παρέχετε τη διαχείριση στο χώρο σας. Συμφωνείτε εκ των προτέρων ότι θα χρεώσετε για συγκεκριμένες υπηρεσίες σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και θα υποβάλλετε τιμολόγια για όλες τις υπηρεσίες που εκτελούνται μέχρι σήμερα σε εβδομαδιαία, διμηνιαία ή μηνιαία βάση.

Σύμφωνα με αυτή τη συμφωνία, εσείς και ο πελάτης σας πρέπει να καταρτίσετε μια λεπτομερή δήλωση εργασίας που περιλαμβάνει τις αναμενόμενες ευθύνες και των δύο μερών. Στη συνέχεια, μπορείτε να υπολογίσετε έναν συνολικό προϋπολογισμό τόσων ωρών μαζί με εύλογα έξοδα (να είστε σαφής σχετικά με τις λεπτομέρειες που μπορεί να περιλαμβάνουν αυτές οι λεπτομέρειες).

Τέλη βάσει του ποσοστού των εξόδων Plus Flat / Hour Rate

Μερικές φορές είστε μισθωμένοι για να οργανώσετε μια εκδήλωση, και για οποιοδήποτε λόγο, ο πελάτης προτιμά ένα ποσοστό που βασίζεται σε ένα ποσοστό των δαπανών. Ωστόσο, αυτό δεν αρκεί για να καλύψει το κόστος του συνολικού χρόνου και των υπηρεσιών σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι εύλογο να παρουσιάσετε τις αμοιβές σας με συνδυασμένο κόστος σε δύο διαφορετικές κατηγορίες.

Για παράδειγμα, ένας πελάτης σας προσλαμβάνει για να οργανώσετε εκδηλώσεις που σχετίζονται με ένα συνέδριο. Η αποστολή σας είναι να οργανώσετε δύο ιδιωτικά δείπνα και μια εκδρομή γκολφ, καθένα με 50 άτομα. Το συνολικό κόστος αυτών των συνδυασμένων εκδηλώσεων είναι περίπου 20.000 δολάρια, αλλά απαιτεί περίπου 60 ώρες του χρόνου σας και η πολυπλοκότητα του έργου αυτού μπορεί να δικαιολογήσει υψηλότερο περιθώριο κέρδους. Λαμβάνοντας υπόψη αυτό, μπορείτε να φτάσετε στην τελική επίπεδη αμοιβή σας + ωριαία τιμή με τους ακόλουθους υπολογισμούς:

Ποσοστό εκτίμησης δαπανών:$ 20.000 x 18% = $ 3.600Υπολογισμός ωριαίας αναλογίας:60 ώρες x $ 75 / ώρα = 4.500 δολάριαΩριαίο έλλειμμα: $900

Αν καταλήξετε σε έλλειμμα, όπως κάναμε στο παραπάνω παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να αναφέρετε 15 ώρες για να διαχειριστείτε την εφοδιαστική πολλών εξωτερικών πωλητών. Το απόσπασμά σας μπορεί να αντικατοπτρίζει τα εξής:

Υποσύνολο Έξοδα Εκδήλωσης: $23,600Επίπεδο Τέλος: $ 1.125 (με βάση τις 15 ώρες στα $ 75 / ώρα)

Σε αυτό το σενάριο, θα χρειαστεί να διαπιστώσετε προσεκτικά ότι έχετε εκτιμήσει σωστά τις ώρες σας (ένας λογαριασμός που καλύπτει μη τυποποιημένα λειτουργικά έξοδα, όπως τα προσωπικά ταξίδια). Όπως αναμενόταν, λίγοι πελάτες έχουν την ευχαρίστηση να δουν τις αυξήσεις των δαπανών αργότερα, εκτός εάν παρασχεθούν δικαιολογημένοι λόγοι.

Τέλη βάσει επιτρεπτών τιμών

Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων μπορούν να εισπράττουν τέλη για υπηρεσίες είναι η εξασφάλιση χώρου εκδηλώσεων μέσω χώρων που προσφέρουν ένα προμήθεια. Αυτά είναι τα έξοδα που παρέχονται συνήθως στους ταξιδιωτικούς πράκτορες για την κράτηση εισιτηρίων, δωματίων ξενοδοχείων και άλλων μορφών μεταφοράς.

Για παράδειγμα, πολλά ξενοδοχεία μπορούν να επεκτείνουν ένα επιτόκιο μέχρι και 10% για τα δωμάτια και τα άλλα έξοδα.

Παρόλο που ορισμένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων θα συμπεριλάβουν προμήθειες ως πηγή εισοδήματος για τους εαυτούς τους, οι πελατες πελάτες ενδέχεται να αμφισβητήσουν την αίσθηση της πίστης των διοργανωτών γεγονότων, όταν πρόκειται για προμήθειες. Για το λόγο αυτό, πολλοί έμπειροι προγραμματιστές θα περιορίσουν τυχόν επιλογές προγραμματισμού που περιλαμβάνουν προμήθεια ή διαπραγματεύονται μη προμήθειες τιμολόγησης για τα προγράμματά τους και θα μεταβιβάσουν αυτή την πηγή αποταμίευσης απευθείας στην κατώτατη γραμμή του πελάτη τους.

Περαιτέρω, ορισμένοι πελάτες μπορεί να γνωρίζουν ότι υπάρχουν προμήθειες και δεν περιμένουν τους εξωτερικούς συμβούλους τους να χρεώνουν χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις άλλες μεθόδους τιμολόγησης που έχουμε περιγράψει και εξακολουθούν να πληρώνουν ένα προμηθεύσιμο επιτόκιο. Σε γενικές γραμμές, δεν θεωρείται καλή μορφή από πολλούς σχεδιαστές εκδηλώσεων να «διπλασιάσουν» ουσιαστικά τη ροή των εσόδων τους με αυτόν τον τρόπο.

Εάν αποδέχεστε τις προμηθεύσεις, είναι καλύτερο να μην χρεώνετε τα τέλη πελατών για τις υπηρεσίες σας χρησιμοποιώντας εναλλακτικές μεθόδους χρέωσης.

Υπάρχουν σενάρια όταν τα προμηθεύσιμα επιτόκια έχουν την πιο νόημα, όπως ένας μικρότερος μη κερδοσκοπικός οργανισμός ή ένας σύλλογος που μπορεί να προσλαμβάνει τις υπηρεσίες σας για μια εκδήλωση ή συνάντηση μέλους και το μεγαλύτερο μέρος των αμοιβών καταβάλλονται απευθείας από τους συμμετέχοντες και όχι από τον οργανισμό.

Ένα άλλο σενάριο μπορεί να είναι αν ο πελάτης σας αγοράζει δώρα πελάτη από εσάς και μπορείτε επίσης να προσφέρετε υπηρεσίες διανομής διαφημιστικών ειδών. Σε αυτή την περίπτωση, απλώς διαπραγματευτείτε τα διαφημιστικά είδη και μην χρεώνετε για τις υπηρεσίες σας σε ωριαία βάση, εκτός εάν ο πελάτης σας γνωρίζει όλες τις χρεώσεις μπροστά.