Βασικά στοιχεία της κάρτας βαθμολογίας διαχείρισης προμηθευτών

Η δημιουργία ή η αγορά μιας κάρτας βαθμολογίας διαχείρισης πωλητών αποτελεί βασικό συστατικό της αποτελεσματικής διαχείρισης σχέσεων προμηθευτών (SRM). Μια κάρτα βαθμολογίας διαχείρισης πωλητών είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη μέτρηση της απόδοσης και της αποτελεσματικότητας των πωλητών και των προμηθευτών που παρέχουν αγαθά ή υπηρεσίες στην επιχείρηση.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία

Η διαδικασία σχέσης προμηθευτή συνήθως ξεκινά με τη δημιουργία ενός RFP / RFQ ή άλλου εγγράφου που ανταποκρίνονται στους προμηθευτές, προκειμένου η επιχείρηση να αξιολογήσει αντικειμενικά τις δυνατότητες και τους πόρους των προμηθευτών. Όταν επιλέγεται ο καλύτερος προμηθευτής για την εργασία, ξεκινά μια διαδικασία διαπραγμάτευσης σύμβασης η οποία περιγράφει όλες τις κατευθυντήριες γραμμές και τις προσδοκίες από την οποία ο πωλητής θα είναι νομικά δεσμευμένος να συμμορφωθεί.

Μόλις συμφωνηθούν οι όροι της σύμβασης από τον αγοραστή και τον πωλητή, εκτελείται μια δεσμευτική συμφωνία η οποία συνοψίζει τις αμοιβαίες προσδοκίες, ιδίως όσον αφορά την συχνή παρακολούθηση και μέτρηση των επιδόσεων των πωλητών. Η τακτική και συχνή επικοινωνία είναι απαραίτητη προκειμένου να εξασφαλιστεί μια επιτυχημένη διαδικασία διαχείρισης των πωλητών

Παρακολούθηση της απόδοσης του πωλητή

Όπως περιγράφεται στον Οδηγό Βέλτιστης Πρακτικής Διαχείρισης Προμηθευτών, ένα από τα βασικά κριτήρια απόδοσης είναι μια διαδικασία παρακολούθησης της απόδοσης του πωλητή. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να έχετε μια κάρτα βαθμολογίας διαχείρισης προμηθευτών. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης, μια κάρτα βαθμολογίας διαχείρισης πωλητών θα πρέπει να ανταποκρίνεται στα ακόλουθα κριτήρια:

1. Η κάρτα αποτελεσμάτων θα πρέπει να μετρά τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI) στους οποίους δεσμεύεται ο πωλητής. Ένας εύκολος τρόπος για να αναπτύξετε αυτόν τον κατάλογο είναι να χρησιμοποιήσετε τους όρους της σύμβασης του πωλητή ως τον κατάλογο των μετρημένων αντικειμένων. Με άλλα λόγια, στηρίξτε την προσπάθεια που χρησιμοποιήθηκε για την ανάπτυξη των όρων της σύμβασης για να δημιουργήσετε μια λίστα με τα πιο σημαντικά στοιχεία που πρέπει να μετρήσετε με την κάρτα αποτελεσμάτων.
2. Η κάρτα αποτελεσμάτων πρέπει να είναι εύκολη στη χρήση από όλους τους υπαλλήλους που πρέπει να αλληλεπιδρούν με αυτό το εργαλείο. Δεν έχει σημασία πόσο λεπτομερής είναι η λίστα των δεικτών απόδοσης εάν το εργαλείο είναι υπερβολικά δυσκίνητο και δεν είναι φιλικό προς το χρήστη. Παρόλο που η καρτέλα αποτελεσμάτων θα είναι πλήρης στον ορισμό του τι πρέπει να μετρηθεί, αν δεν είναι διαισθητικό, κανείς δεν θα το χρησιμοποιήσει - το οποίο θα νικήσει το σκοπό να έχει μια κάρτα βαθμολογίας.

1. Η καρτέλα αποτελεσμάτων θα πρέπει να έχει ένα αντίστοιχο χρονοδιάγραμμα και ένα σύνολο ορόσημων που να συγχρονίζονται με τους δείκτες απόδοσης. Δηλαδή, η απόδοση είναι συνάρτηση τόσο των χρόνων όσο και της ποιότητας. Τα δύο δεν είναι αμοιβαία αποκλειστικά, και η κάρτα αποτελεσμάτων θα πρέπει να είναι χρόνος, καθώς και ποιότητα των επιδόσεων με βάση.
2. Η καρτέλα αποτελεσμάτων δεν πρέπει να αποτελεί έκπληξη ότι μια επιχείρηση ξαφνικά αποφασίζει να χρησιμοποιήσει με έναν πωλητή αν διαπιστώσει ότι ο πωλητής δεν έχει απόδοση. Στην ιδανική περίπτωση, ο πωλητής έχει ενημερωθεί ότι η απόδοσή του θα παρακολουθείται και θα μετράται καθ 'όλη τη διάρκεια της σύμβασης. Η μέτρηση θα βασίζεται σε συνεχείς και τακτικά προγραμματισμένους ελέγχους ή αξιολογήσεις που συμφωνούνται και από τις δύο πλευρές. Αυτή η συνειδητοποίηση θα πρέπει να δημιουργηθεί κατά τη διάρκεια της φάσης της διαπραγμάτευσης της σύμβασης του προμηθευτή.
3. Τα δεδομένα που συλλέγονται και αναλύονται από την κάρτα αποτελεσμάτων θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση με τον πωλητή. Τι καλό είναι τα ακριβή δεδομένα σχετικά με την απόδοση των προμηθευτών, εάν η επιχείρηση δεν αναλάβει δράση με τον πωλητή με βάση τα συμπεράσματα σχετικά με την απόδοση του πωλητή που η κάρτα αποτελεσμάτων καθίσταται ορατή και παρέχει πληροφορίες.

Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, ίσως για αυτό το σκοπό επαρκεί ένα απλό υπολογιστικό φύλλο διαχείρισης απλών προμηθευτών.Για τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, υπάρχουν πολλές εμπορικά διαθέσιμες scorecards πωλητών που είναι διαθέσιμες.