Συμβουλές για να γευτείτε τη συνάντηση της εταιρείας σας

Είστε ο σχεδιαστής της μηνιαίας ή περιοδικής συνάντησης της εταιρείας ή του τμήματος; Μπορούν να είναι θανάσιμα θαμπό, αν δεν είστε προσεκτικοί. Ξέρεις την διαδικασία. Ένα μάτσο μιλώντας κεφάλια γραμμή για να δώσει στους ανθρώπους πληροφορίες της εταιρείας. Ναι, είναι σίγουρο ότι είστε για σας για την πραγματοποίηση αυτής της περιοδικής συνάντησης.

Οι εργαζόμενοι χρειάζονται τις πληροφορίες για να ευθυγραμμιστούν με τη στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας. Θέλουν να γνωρίζουν τι συμβαίνει σε όλη την εταιρεία, ειδικά όταν οι πληροφορίες αγγίζουν τη δουλειά τους ή τη συνολική επιτυχία της εταιρείας. Είναι ειλικρινά ενδιαφέρονται για το τι συμβαίνει στα διάφορα τμήματα.

Έτσι, οι υπάλληλοί σας ενδιαφέρονται, αλλά τους δώστε ένα διάλειμμα από τα ομιλούντα κεφάλια και τα ατέρμονα σημεία ισχύος. Οι πιο αποτελεσματικές συναντήσεις προσελκύουν την προσοχή τους με ερωτήσεις και απαντήσεις που προκαλούν σκέψη, οπτικοακουστικά και συμμετοχή. Αυτές οι συμβουλές θα σας φέρουν επιτυχία.

1. Ξεκινήστε τις συναντήσεις, τις παρουσιάσεις και τις προπονήσεις σας με ένα παγοθραυστικό ή προθέρμανση. Σε μια μεγάλη συνάντηση ή σε μια σύντομη συνάντηση, ο παγοθραυστικός μπορεί να είναι ένα μόνο ερώτημα που κάνει τους ανθρώπους να σκέφτονται και να μιλάνε με τον πλησίον τους. Για παράδειγμα, ρωτήστε μια ερώτηση που κάνει τους ανθρώπους να σηκώνουν τα χέρια τους. Το μήκος του διακόπτη πάγου εξαρτάται από τη διάρκεια της συνάντησής σας, επομένως σχεδιάστε με σύνεση.

2. Διαφοροποιήστε τις μεθόδους παρουσίασής σας. Αν κάθε ομιλητής μιλάει στο ακροατήριο, σε μορφή διαλέξεων, ακόμη και τα ενδιαφερόμενα κεφάλια σύντομα νεύουν. Ζητήστε από τους ανθρώπους να μιλούν σε μικρές ομάδες.

Χρησιμοποιήστε οπτικοακουστικό υλικό όπως βίντεο, διαφάνειες και παρουσιάσεις και εικόνες PowerPoint. Αν μιλάτε για μια νέα διαδικασία ζωγραφικής, δείξτε στους υπαλλήλους σας πριν και μετά τα βαμμένα μέρη. Περάστε γύρω από θετικές έρευνες πελατών και κάρτες σχολίων.

3. Προσκαλέστε τους ομιλητές για τη συμμετοχή του κοινού και τον ενθουσιασμό. Οι πελάτες σας έχουν πολλά να πουν στο εργατικό δυναμικό σας για τις ανάγκες και τις απαιτήσεις ποιότητας. Μια οργάνωση πελάτη που συνεργάζεται με μη κερδοσκοπικούς φιλανθρωπικούς οργανισμούς διαθέτει προσκεκλημένους ομιλητές από τους οργανισμούς που λαμβάνουν τις δωρεές τους. Ομιλητές από οργανισμούς που υποστηρίζουν οικονομικά οι εργαζόμενοί σας είναι δυναμίτες.

4. Ενθαρρύνετε τις ερωτήσεις για να ξεκινήσετε διάλογο. Ζητήστε από τους ανθρώπους να γράψουν τις ερωτήσεις τους πριν από τη συνάντηση και κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αφήστε χρόνο για ερωτήσεις που απευθύνονται σε κάθε ομιλητή καθώς πηγαίνετε.

Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε άμεσα και σωστά στην ερώτηση, πείτε στους ανθρώπους ότι θα πάρετε πίσω τους μαζί τους όταν έχετε τη σωστή απάντηση. Αν οι ερωτήσεις υπερβαίνουν το χρόνο, προγραμματίστε μια συνάντηση για το θέμα.

5. Μια συχνά παραβλεφθείσα αλλά κρίσιμη επιτυχημένη τακτική συνάντησης είναι να ζητηθεί από κάθε ομιλητή να επαναλάβει δυνατά κάθε ερώτηση που του ζητείται. Το πρόσωπο που θέτει την ερώτηση τότε γνωρίζει ότι ο ομιλητής αντιλήφθηκε την ερώτηση. Άλλοι που παρευρίσκονται στη συνάντηση μπορούν να ακούσουν και να γνωρίζουν την ερώτηση, επίσης, όχι μόνο να υποθέσουν το ερώτημα - ίσως εσφαλμένα - από την απάντηση του ομιλητή.

6. Ορίστε στόχους για την περιοδική σας συνάντηση. Δεν μπορείτε να παρουσιάσετε όλες τις πτυχές της επιχείρησης στην συνάντηση μιας ώρας. Λοιπόν, αποφασίστε για τα σημαντικά, επίκαιρα θέματα και περάστε το χρόνο συνάντησης μαζί τους. Λάβετε υπόψη τα συμφέροντα της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων.

Θυμηθείτε, έχετε άλλες μεθόδους για την επικοινωνία των εταιρικών πληροφοριών που περιλαμβάνουν προγράμματα όπως το Yammer, το Google Hangouts, το GoToMeeting, το Skype for Business, το Flowdock, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το IM. Η ανακοίνωση όλων των πληροφοριών της στρατηγικής εταιρείας δεν χρειάζεται να πραγματοποιηθεί κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης.

7.Διαμορφώστε προσεκτικά την ατζέντα σας. Προσδιορίστε τις ανάγκες και τα συμφέροντα της πλειοψηφίας των συμμετεχόντων. Ξεκινήστε με τα καλά νέα που θα κάνουν τους συμμετέχοντες να αισθάνονται καλά.

8. Αλλαγή της σειράς των ομιλητών στην ημερήσια διάταξη κάθε μήνα. Δεν θέλετε οι άνθρωποι να βαρεθούν με ομοιότητα. Διανέμουν τα απαραίτητα επιχειρησιακά στοιχεία σε όλη την ημερήσια διάταξη, ώστε οι άνθρωποι να μην συντονίζουν το τέλος της συνάντησης ή να πιστεύουν ότι τα τελικά στοιχεία είναι λιγότερο σημαντικά.

Ένα άρθρο στο «Wall Street Journal», πριν από αρκετά χρόνια, δήλωσε ότι οι διαχειριστές των ΗΠΑ θα σώσει το 80% του χρόνου που χάνουν στις συναντήσεις εάν κάνουν δύο πράγματα σωστά. Το πρώτο ήταν πάντα να έχουμε μια ατζέντα. Το δεύτερο ήταν να αρχίσει εγκαίρως και να τελειώσει εγκαίρως. Θα προσθέσω ότι πρέπει να επιτρέπετε σε κάθε ομιλητή το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για την κάλυψη του θέματος. Κρατήστε τους στο χρονικό τους όριο - ωραία.

9. Οργανώστε το φυσικό περιβάλλον έτσι ώστε οι άνθρωποι να είναι προσεκτικοί στο περιεχόμενο της σύσκεψης. Κανείς δεν πρέπει να καθίσει πίσω ή στο πλάι των ηχείων σας. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν καθίσματα για όλους τους συμμετέχοντες, και εάν απαιτείται η λήψη σημειώσεων, μια επιφάνεια για την εγγραφή, επίσης. Βεβαιωθείτε ότι τα γραφικά είναι ορατά και ότι οι άνθρωποι μπορούν να ακούσουν. Μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα μικρόφωνο. Μπορείτε να περάσετε στηρίγματα ή δείγματα γύρω από το δωμάτιο για προβολή.

Εάν το μέγεθος της συνάντησής σας έχει γίνει πολύ μεγάλο για το φυσικό περιβάλλον της αίθουσας συσκέψεων, χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για τη ροή της συνάντησης σε αρκετές επιπλέον αίθουσες συνεδριάσεων. Αν και σίγουρα θα μπορούσατε να διοχετεύσετε τη συνάντηση στους φορητούς υπολογιστές των ατόμων, αυτό αναιρεί τη θετική επίδραση της οικοδόμησης της ομάδας που ενθαρρύνει τη συμμετοχή με άλλους υπαλλήλους σε αρκετές τοποθεσίες συνεδριακών χώρων.

10. Ποτέ μην υποτιμάτε τη δύναμη των τροφίμων σε μια συνάντηση. Το φαγητό χαλαρώνει την ατμόσφαιρα, βοηθά τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα, βοηθά τους ανθρώπους να διατηρούν θετικά επίπεδα ενέργειας και να χτίζει την καμάρα της ομάδας. Βεβαιωθείτε ότι ικανοποιείτε τις ποικίλες ανάγκες της ομάδας σας με το φαγητό που εξυπηρετείτε. Για παράδειγμα, προσφέρετε φρούτα και γιαούρτι εκτός από τα ντόνατς. Προσφέρετε χορτοφάγους και kosher hot dogs με τα κανονικά franks.

Τι χρειάζεστε για μια επιτυχημένη συνάντηση:

• Υποστήριξη ή πίνακας ηχείων
• Μικρόφωνο
• Ημερήσια διάταξη
• Οπτικά βοηθήματα
• Βίντεο κάμερα
• Τρίποδο
• Συσκευή κωδικοποίησης
• Τεχνολογία ζωντανής ροής

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις συναντήσεις

• Πώς να αναπτύξετε μια αποτελεσματική ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων
• Συνάντηση ηγέτης: ρόλοι και ευθύνες
• Τι είναι τα πρακτικά των συναντήσεων και ποιος τους καταγράφει;
• Ποιος είναι ο σκοπός μιας ομάδας;