Κορυφαίες συμβουλές για την αύξηση της συμμετοχής στην επαγγελματική συνάντηση

Η οικονομία και άλλοι πολιτικοί παράγοντες είχαν τεράστιο αντίκτυπο στον τρόπο με τον οποίο γίνονται αντιληπτές οι επαγγελματικές συναντήσεις και οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων αντιμετώπισαν αυξημένες πιέσεις για να βρουν τρόπους για να αποφύγουν τη συμμετοχή σε υποτροφίες σε επαγγελματικές συναντήσεις και συμβάσεις.

Ακόμη και σε μια αναπτυσσόμενη οικονομία, πολλές φορές οι δαπάνες ταξιδιού θεωρούνται υπερβολικά υψηλές για αυτούς τους τύπους εκδηλώσεων και πολλοί επαγγελματίες απλώς επιλέγουν να πάνε χωρίς. Παρά τη στροφή, οι περισσότερες εταιρείες και οργανώσεις εξακολουθούν να βλέπουν τον σημαντικό αντίκτυπο των συναντήσεων. Στη σημερινή οικονομία, η φιλοξενία επιτυχημένων συναντήσεων μπορεί να σημαίνει εστίαση στη διοργάνωση τοπικών και συγκεντρωτικών συναντήσεων που επιτυγχάνουν χαμηλότερο κόστος ταξιδίου, αλλά το πιο σημαντικό θα είναι η χρησιμοποίηση αυτών των δέκα συμβουλών για την αύξηση της παρουσίας της συνεδρίασης.

Πραγματοποίηση κλήσεων υπενθύμισης

Μετά την αποστολή των αρχικών προσκλήσεων, πραγματοποιήστε υπενθύμιση και επακόλουθες τηλεφωνικές κλήσεις σε όσο το δυνατόν περισσότερους προσκεκλημένους και επεκτείνετε μια προσωπική πρόσκληση και προτείνετε να παραστούν στην εκδήλωση. Ιστορικά, η τηλεφωνική παρακολούθηση αυξάνει δραματικά τη συμμετοχή των επιχειρηματικών συνελεύσεων. Φροντίστε να μιλήσετε για την επερχόμενη εκδήλωση σε άλλες επιχειρηματικές εκδηλώσεις. Το στόμα σε στόμα μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα buzz, που μας φέρνει στην επόμενη συμβουλή.

Διέδωσέ το

Διαδώστε τα νέα για την εκδήλωσή σας οπουδήποτε και παντού, συμπεριλαμβανομένων τοπικών εκδόσεων, εθνικών εκδόσεων, δημοσιεύσεων μελών, εμπορικών εκδόσεων, προσωπικών ενημερωτικών δελτίων και οποιουδήποτε άλλου διαθέσιμου εργαλείου επικοινωνίας. Φροντίστε να σκεφτείτε ποια εργαλεία φτάνουν στο κοινό-στόχο σας.

Προωθήστε on-line (Εταιρική Ιστοσελίδα, Κοινωνικά Μέσα & Email)

Δημοσιεύστε τα στοιχεία του συμβάντος στην ιστοσελίδα της εταιρείας σας. Προωθήστε την εκδήλωση στο blog σας και στο μηνιαίο ηλεκτρονικό ενημερωτικό δελτίο. Δημοσιεύστε λεπτομέρειες γεγονότων στα κοινωνικά μέσα όπου το κοινό-στόχος σας είναι ενεργό όπως το LinkedIn, το Facebook και το Twitter. Ενθαρρύνετε τα μέλη του οργανισμού σας να κάνουν το ίδιο. Ζητήστε τους να μοιραστούν το σύνδεσμο εκδήλωσης με τις συνδέσεις, τους φίλους και τους οπαδούς τους. Εάν συμμετέχετε σε σχετικές διαδικτυακές κοινότητες όπως τα φόρουμ του κλάδου, προωθήστε την εκδήλωσή σας μέσα σε αυτές τις κοινότητες.

Ενσωματώστε προσκλήσεις παντού

Ένας άλλος τρόπος για να πάρετε τη λέξη έξω σε υποψήφιους επισκέπτες είναι να γλιστρήσει προσκλήσεις για να συμμετάσχετε στις εκδηλώσεις σας σε όλες τις μεθόδους επικοινωνίας των επιχειρήσεων σας. Προσθέστε μια γραμμή στην υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο στον ιστότοπο ή στην πρόσκληση του προσαρμοσμένου συμβάντος σας. Αν έχετε φωνητικό ταχυδρομείο ή μήνυμα ηλεκτρονικής παραλαβής, φροντίστε να συμπεριλάβετε τις επερχόμενες πληροφορίες συμβάντων στο εγγεγραμμένο μήνυμα.

Χρησιμοποιήστε το κοινωνικό δίκτυο και το δίκτυό σας

Η κοινωνική δικτύωση αφορά την ανάπτυξη ομάδας ανθρώπων που θεωρείτε φίλους, πελάτες, συνεργάτες και επαγγελματίες γνωστούς. Η παρακολούθηση που αναζητάτε είναι πιο εύκολη όταν οι συμμετέχοντες σας ενθαρρύνονται να φέρουν μια επίσκεψη ή επαγγελματική σχέση. Και μην υποθέσετε ότι οι άνθρωποι στο δικό σας δίκτυο γνωρίζουν ήδη για το γεγονός. Ποτέ δεν πονάει να φτάσει έξω και να τους υπενθυμίσει.

Συμπεριλάβετε έναν ομιλητή επισκεπτών Ποιος είναι ένα Draw

Ο στόχος της συνάντησης, το θέμα, το θέμα και οι προσκεκλημένοι ομιλητές πρέπει να είναι σχετικοί, νωποί και διασκεδαστικοί. Ένας επιτυχημένος τρόπος για να αυξηθεί η συμμετοχή σε επιχειρηματικές εκδηλώσεις είναι να φέρουμε δημοφιλείς προσκεκλημένους ομιλητές, ειδικά εάν εργάζονται στον ίδιο κλάδο ή στον σχετικό κλάδο. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε την ύπαρξη ενός emcee που θα είναι διαδραστικό και διασκεδαστικό.

Επιλέξτε μια τοποθεσία εξαιρετικού γεγονότος

Επιλέξτε μια νέα εκδήλωση και μια ενδιαφέρουσα τοποθεσία εκδήλωσης.Αν η μεγάλη κλήρωση είναι η επιλεγμένη πόλη ή ο ίδιος ο χώρος, οι άνθρωποι είναι πιθανότερο να παρακολουθήσουν ένα γεγονός που είναι βολικό και παρέχει την ευκαιρία να απολαύσετε μια υπέροχη ατμόσφαιρα. Βεβαιωθείτε ότι η εκδήλωση βρίσκεται σε βολική τοποθεσία για τους συμμετέχοντες σας και εξετάστε άλλες ανέσεις όπως η στάθμευση ή η δημόσια συγκοινωνία στο χώρο.

Αποκτήστε δημιουργικότητα

Ο στόχος είναι να γίνει ένα γεγονός μοναδικό. Προσφέρετε νέες δραστηριότητες. χρησιμοποιήστε ένα νέο διαδραστικό σχήμα κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. προσπαθήστε να είστε πρωτότυποι. Να είστε προσεκτικοί στην ατζέντα σας. Μην χρησιμοποιείτε τα παραδοσιακά δώρα στο τέλος όταν οι συμμετέχοντες είναι έτοιμοι να φύγουν. Σκεφθείτε να συμπεριλάβετε μια συνάντηση σχετικά με την καινοτομία που εμπλέκει τους συμμετέχοντες μέσω του σχεδιασμού της επόμενης διάσκεψης / εκδήλωσης Μια συνεδρία που είναι διασκεδαστική και ενημερωτική θα έχει θετικό αντίκτυπο στη συμμετοχή σε μελλοντικά γεγονότα. Κάνετε μια συνάντηση προβληματισμού και να πάρετε τις ιδέες σας πίσω στην επιτροπή σχεδιασμού σας για την εκδήλωση του επόμενου έτους.

Αποστολή σχολίων ερευνών

Είτε συμπεριλαμβάνετε μια περίοδο ανταλλαγής ιδεών είτε όχι, μεγιστοποιήστε τη μελλοντική επιτυχία σας στέλνοντας έρευνες ανατροφοδότησης μετά το συμβάν. Ζητάτε πάντα προτάσεις μελλοντικών θεμάτων και ακόμη και εποικοδομητική κριτική, καθώς η ανάδραση είναι πολύ χρήσιμη για τον προγραμματισμό μελλοντικών συναντήσεων και εκδηλώσεων.

Για παράδειγμα, ορισμένοι προτιμούν σεμινάρια το πρωί και άλλοι προτιμούν προγράμματα το απόγευμα. Μερικοί όπως Τρίτη και άλλοι όπως τις Πέμπτες. Στην έρευνα σχόλιών σας, μάθετε τι σας αρέσουν οι παρευρισκόμενοι και που θα ήθελαν να δουν στην εκδήλωση. Παρακολούθηση είναι το κλειδί για την επιτυχία σας στο μάρκετινγκ.

Ακούστε και παραδώστε

Είναι πάντα σημαντικό να ακούτε τις ανάγκες των συμμετεχόντων και των παρευρισκομένων σας, αλλά εάν ζητάτε ανατροφοδότηση, βεβαιωθείτε ότι έχετε δείξει ότι ακούτε. Όπως λέει η παλιά παροιμία, έχουμε δύο αυτιά και ένα στόμα, οπότε πρέπει να ακούσουμε δύο φορές περισσότερα από αυτά που μιλάμε. Να θυμάστε πάντα ότι η συμμετοχή στο γεγονός σας μπορεί να σχετίζεται με την ποιότητα των προηγούμενων εκδηλώσεων που έχετε φιλοξενήσει. Δημιουργήστε μια φήμη για να ακούτε τις ανάγκες των επισκεπτών σας και θέλετε και να εκπληρώνετε αυτές τις υποσχέσεις.