Χρησιμοποιήστε αυτή τη συλλογή επιστολών για να πληρώσετε πιο αποτελεσματικά

Στέλνει επιστολές συλλογής μια πρόκληση στη μικρή επιχείρησή σας; Δεν είσαι μόνος. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν ξέρουν πώς να γράψουν μια επιστολή συλλογής ή να έχουν ένα δείγμα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν ως αναφορά.

Οι επιστολές συλλογής πρέπει να κάνουν δύο πράγματα: 1) να διατηρήσουν την καλή θέληση του πελάτη και 2) να σας βοηθήσουν να πληρώσετε. Γνωρίζετε ότι μια επιστολή λειτουργεί όταν στέλνετε μια παρτίδα γραμμάτων και το τηλέφωνό σας ακούγεται από το γάντζο ή αρχίζουν να φτάνουν στο ταχυδρομείο.

Αν στείλετε μια παρτίδα γραμμάτων και δεν υπάρχει καμία απάντηση, ήρθε η ώρα για ένα νέο πρότυπο επιστολής συλλογής.

Προκειμένου να κατανοήσετε τις βέλτιστες πρακτικές δημιουργίας επιστολών, στη συνέχεια θα βρείτε μια επιστολή συλλογής δειγμάτων.

Ένα παράδειγμα του πότε να χρησιμοποιήσετε μια επιστολή συλλογής

Οι πωλήσεις δεν ήταν ακριβώς αυτό που ήταν πέρυσι αυτή τη στιγμή. Ο Φρανκ κούνησε το κεφάλι του καθώς κοίταξε την ηλικιακή δοκιμαστική ισορροπία, ήξερε ότι αντιμετώπισε μια δυσάρεστη δουλειά που ήταν πλέον αναγκαιότητα αν ήθελε να παραμείνει στην επιχείρηση.

Με τη συλλογή γραμμάτων από έναν εμπειρογνώμονα που τον καθοδηγούσε, ήξερε ακριβώς τι να κάνει. "Στείλτε νωρίτερα και όχι αργότερα", εξήγησε ο ειδικός. Ο Frank πήρε το συνονθύλευμά του με τα τιμολόγια που είχαν πληρωθεί στο παρελθόν και άρχισε να εισάγει πληροφορίες πελατών στα πρότυπα των επιστολών συλλογής. Καθώς ο Frank προσπάθησε να περάσει από το σωρό, η εμπιστοσύνη του μεγάλωσε με τη σκέψη να πληρώσει αυτά τα χρήματα που του οφειλόταν.

Δελτίο συλλογής δειγμάτων

8 Ιανουαρίου 2018 Franks Υδραυλικά123 Main StreetΟπουδήποτε, NH 05000 Λογαριασμός # ή Τιμολόγιο #: 123 Υπόλοιπο οφειλόμενο ή προηγούμενο υπόλοιπο: $ 100.00 Αγαπητέ Jim, Υπενθυμίζουμε ότι το υπόλοιπο του λογαριασμού σας ύψους $ 100.00 ήταν καθυστερημένο από τις 28 Νοεμβρίου 2008. Παρακαλώ πληρώστε το ποσό σήμερα, έχω περικλείσει ένα σφραγισμένο φάκελο πληρωμής για την εξυπηρέτησή σας. Ευχαριστώ για την πληρωμή σου. Με εκτιμιση, Frank Smith Franks Υδραυλικά

Συμβουλές επιστολής συλλογής

Όπως μπορείτε να δείτε από την επιστολή συλλογής δειγμάτων παραπάνω, οι πιο αποτελεσματικές επιστολές συλλογής είναι σύντομες, στο σημείο και είναι ευανάγνωστες. Προσπαθήστε να αποφύγετε μακρές ή σύγχυση λέξεις και προτάσεις. Η πιο άμεση επιστολή οδηγεί σε λιγότερες παρεξηγήσεις. Η επιστολή συλλογής σας πρέπει:

• Πείτε την αιτία της επιστολής σας στην πρώτη πρόταση
• Εξηγήστε περισσότερα σχετικά με την πρώτη πρόταση στη δεύτερη πρόταση
• Προτείνετε μια λύση
• Ευχαριστώ τον παραλήπτη

Η επιστολή συλλογής σας είναι μια αντανάκλαση της επιχείρησής σας, οπότε κρατήστε την επαγγελματική και βεβαιωθείτε ότι υπογράφετε κάθε επιστολή προσωπικά. Θυμηθείτε ότι η επιστολή σας είναι να πείσετε κάποιον να σας στείλει χρήματα. Η διατύπωσή σας και ο τόνος σας είναι κρίσιμης σημασίας, ειδικά αν πρόκειται για πελάτη με τον οποίο θέλετε να συνεχίσετε να συνεργάζεστε. Υποθέστε πάντα ότι ο πελάτης θα πληρώσει.

Το κλείσιμο ενός φακέλου για πληρωμή είναι επίσης μια καλή ιδέα. Εάν μπορείτε να συμπεριλάβετε τα ταχυδρομικά τέλη στο φάκελο πληρωμής, αυτό είναι καλύτερο. Όσο πιο εύκολο κάνετε για τον πελάτη να πραγματοποιήσει την πληρωμή, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να πληρώσετε.

Η Michelle Dunn βοηθά τις εταιρείες που θέλουν να έχουν πελάτες που πληρώνουν έγκαιρα ή νωρίς, συνεργάζεται με εταιρείες που αγωνίζονται με πελάτες που πληρώνουν αργά ή δεν πληρώνουν. Η Michelle έχει πάνω από 21 χρόνια εμπειρίας στην είσπραξη πιστώσεων και χρεών, είναι ο συγγραφέας του βιβλίου "Γίνετε ο τραγουδισμένος τροχός, ένας οδηγός πιστώσεων & συλλογών για όλους" και πολλά άλλα βιβλία και διαθέτει ένα βάθος γνώσεων και ένα σύνολο εργαλειοθήκης προϊόντων και υπηρεσιών μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά για την εταιρεία σας.

Επεξεργασία από την Alyssa Gregory