Δημιουργήστε ένα ημερήσιο σχέδιο για να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά

Το πρώτο και σημαντικότερο βήμα προς την κατεύθυνση της αποτελεσματικότερης εργασίας είναι η ύπαρξη ενός ημερήσιου σχεδίου. Είναι σημαντικό το σχέδιο σας να καταγράφεται κάπου: Σε ένα ημερολόγιο, σημειωματάριο ή αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας. Μην περάσετε απλώς μια λίστα διανοητικής μέριμνας κάθε μέρα.

Η ύπαρξη ενός γραπτού σχεδίου είναι απαραίτητο να κρατήσετε τις σκέψεις σας από το πίσω μέρος του κεφαλιού σας και να βοηθήσετε στην πρόληψη καταστροφών επειδή ξεχνάτε κάτι σημαντικό. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα βρουν ότι πρέπει να αποφεύγουν από ένα καθημερινό σχέδιο από καιρό σε καιρό, αλλά έχοντας ένα θα σας βοηθήσει να οργανώσετε το χρόνο σας καλύτερα, να προετοιμαστείτε για συγκεκριμένα έργα εκ των προτέρων και ένα σχέδιο θα σας δώσει μια σαφέστερη νοητική εικόνα για όλα τα πράγματα Θα πρέπει να κάνετε.

Να απαλλαγείτε από τις καθημερινές διαταραχές με ένα σχέδιο

Εάν φτάσετε κάθε μέρα στη δουλειά και αμέσως κατακλυστείτε από το μακρύ "να κάνεις" τον κατάλογο και την ακαταστασία του γραφείου, στην καλύτερη περίπτωση θα βάλεις την ημέρα σου σαν αγωνιστική κούρσα (και γρήγορα θα καεί μετά από ένα σπριντ, ακριβώς όπως ένας άλογο κούρσας) εστιάζοντας για ό, τι φαίνεται πιό πιεστικό σε κάθε δεδομένη στιγμή. Η χειρότερη περίπτωση είναι ότι θα καθίσετε σε funk χωρίς να ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Είτε έτσι είτε αλλιώς, απλά «βγάζοντας φωτιά» κάθε μέρα είναι ο λιγότερο αποτελεσματικός τρόπος για να επιτεθεί ο φόρτος εργασίας σας και ο καλύτερος τρόπος να εξαντληθεί ο εαυτός σας, ενώ μόνο να προχωρήσετε περισσότερο.

Χωρίς σχέδιο, οι περισπασμοί των ημερών θα αναλάβουν γρήγορα: το τηλέφωνο χτυπάει, αρχίζετε να απαντάτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι συνεργάτες αρχίζουν chat-chat, και πριν το ξέρεις, το μεσημέρι έχει φτάσει και δεν έχετε πετύχει. Το ημερήσιο πρόγραμμά σας μπορεί να περιλαμβάνει μια ώρα κάθε πρωί για να εγκατασταθεί με την επιστροφή κλήσεων, την επαλήθευση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού αρχίσετε να εκτελείτε άλλες εργασίες, αλλά θα συμβάλλει περισσότερο στην καθοδήγηση σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε με το χρόνο σας. Για παράδειγμα, εάν σκοπίμως αφαιρέσετε μια ώρα για να κάνετε κάτι και να περάσετε αυτό το χρονικό όριο, θα ξέρετε ότι πρέπει να προσαρμόσετε το σχέδιό σας για την επόμενη μέρα.

Με τη χαρτογράφηση της ημέρας σας σε τμήματα ή με εργασίες, μπορείτε να εντοπίσετε πιο εύκολα τις περιοχές προβλημάτων και τους χρόνους απόδοσης κορυφής (δηλαδή, μπορεί να είστε λιγότερο αποτελεσματικοί μετά το μεσημεριανό γεύμα εάν πάσχετε από απογευματινή πτώση ή μπορεί να είστε αργός εκκινητής το πρωί).

Αποφύγετε τη λήψη περισσότερων από ό, τι μπορείτε να χειριστείτε

Ένας αισιόδοξος είναι κάποιος που μπορεί να δει το θετικό σε μια δεδομένη κατάσταση θα επικεντρωθεί γενικά στην πεποίθηση ότι "όλα είναι δυνατά". Δεν υπάρχει τίποτα κακό με το να είσαι αισιόδοξος αν δεν σε κάνει να υποτιμάς τις ικανότητές σου, τον χρόνο που θα χρειαστείς για να πετύχεις κάτι και θα έχει ως αποτέλεσμα να αναλάβεις περισσότερα από όσα μπορείς να χειριστείς.

Ένας ρεαλιστής μπορεί να είναι ένας αισιόδοξος, αλλά ένας ρεαλιστής βλέπει επίσης την εφοδιαστική που μπορεί να εμπλέκεται στην αντιμετώπιση μιας κατάστασης και θα επηρεάσει πιθανά εμπόδια και περιορισμούς.

Εάν δεν έχετε προγραμματίσει το παιχνίδι σας για την ημέρα, ίσως έχετε έναν σκληρότερο χρόνο που λέει όχι για να βοηθήσετε άλλους ή για να αναλάβετε πρόσθετα έργα επειδή έχετε μια θετική στάση "μπορεί να κάνει" που υπερισχύει της πραγματικότητας ή της κοινής λογικής. Είναι εύκολο να υποτιμήσετε πόσο χρόνο θα πάρουν τα πράγματα για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά σας πολύ λιγότερο κάποιον άλλον, εάν νομίζετε ότι είστε superwoman και μια ηλιόλουστη outlook είναι μόνο που χρειάζεται για να γίνουν τα πράγματα.

Γνωρίζοντας τι υπάρχει στο πιάτο σας για την ημέρα και έχοντας ήδη καθορίσει έναν προϋπολογισμό για τη δική σας ώρα για συγκεκριμένες εργασίες, μπορεί να σας βοηθήσει να τηρήσετε τις προθεσμίες, να κάνετε περισσότερα καθημερινά και να είστε πιο ρεαλιστές για την ανάληψη πρόσθετης εργασίας.

Δημιουργία του σχεδίου επίθεσης

Πριν ξεκινήσετε την εργασία σας, αποφασίστε μπροστά του τι θα εστιάσετε όταν θα φτάσετε εκεί.Ακόμη καλύτερα, προγραμματίστε την ημέρα σας νύχτα πριν και προετοιμάστε το γραφείο σας για τα καθήκοντα που θέλετε να πετύχετε το πρωί. Για παράδειγμα, πάρτε αρχεία ή υλικό ανάγνωσης οργανωμένο για το πρωί, ώστε να μπορείτε να πηδήσετε απευθείας μέσα ή να βάλετε τα στοιχεία που χρειάζεστε για να πληκτρολογήσετε ή τηλεφωνικές κλήσεις για να επιστρέψετε με τη σειρά που χρειάζεστε για να τα κάνετε.

Έχοντας ένα σχέδιο μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε προβλέψιμες ρουτίνες που, με τη σειρά σας, θα σας κρατήσουν καλύτερα προετοιμασμένοι για να αντιμετωπίσετε χαοτικές ημέρες όταν το αφεντικό σας ή ένας υψηλός πελάτης συντήρησης απαιτεί περισσότερο από το χρόνο σας.