Τι είναι ένα τιμολόγιο και τι περιλαμβάνει;

Ενα τιμολόγιο, μερικές φορές ονομάζεται τιμολόγιο πωλήσεων, είναι ένα έγγραφο που αποστέλλεται από τον προμηθευτή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας στον αγοραστή. Το τιμολόγιο καθορίζει την υποχρέωση του αγοραστή να καταβάλει, δημιουργώντας έναν εισπρακτέο λογαριασμό. Με άλλα λόγια, το τιμολόγιο είναι γραπτή επαλήθευση της συμφωνίας μεταξύ του αγοραστή και του πωλητή των αγαθών ή των υπηρεσιών.

Τα τιμολόγια αποτελούν σημαντικό μέρος του συστήματος τήρησης λογιστικών βιβλίων και λογιστικής της επιχείρησής σας, καθώς καταγράφουν συναλλαγές πωλήσεων.

Τι περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο;

Τα συνήθη τμήματα του τιμολογίου περιλαμβάνουν:

• Η ημερομηνία ότι το τιμολόγιο δημιουργήθηκε. Μην ξεχάσετε αυτό. Η ημερομηνία του τιμολογίου ξεκινάει το ρολόι του πελάτη. Αν έχετε όρους (προθεσμία πληρωμής), θέλετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία, ώστε όλοι να γνωρίζουν πότε πρέπει να πληρωθεί η πληρωμή.
• Ονόματα και διευθύνσεις του πελάτη και του προμηθευτή. Αν δημιουργείτε το τιμολόγιο λογισμικού λογισμικού, ίσως χρειαστεί μόνο τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του πελάτη, αλλά εξακολουθεί να είναι καλή ιδέα να συλλέξετε και να συμπεριλάβετε τη φυσική διεύθυνση σε περίπτωση που θέλετε να στείλετε ένα πραγματικό γράμμα ή έγγραφο.

• Όνομα επαφών των ατόμων στις δύο επιχειρήσεις (ή επιχειρήσεις και ιδιώτες). Είναι ένας καλός κανόνας για τις σχέσεις με τους πελάτες για να βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα ορθογραφίας σωστά.
• Περιγραφή των αντικειμένων που αγοράστηκαν, είτε προϊόντα είτε υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των τιμών και τις ποσότητες. Συχνά θα έχετε τυπικές περιγραφές αντικειμένων και αριθμούς αποθέματος. Αλλά να είστε εξειδικευμένοι και λεπτομερείς όσο είναι δυνατόν, όταν δημιουργείτε το τιμολόγιο. Αυτό αποφεύγει τη σύγχυση και τα ζητήματα "δεν ήξερα".
• Οροι πληρωμής. Για παράδειγμα, ο πάροχος μπορεί να καθορίσει "καθαρές 30 ημέρες", πράγμα που σημαίνει ότι ολόκληρο το ποσό οφείλεται εντός 30 ημερών.

Τρόπος τιμολόγησης πελάτη

Μπορεί να χρησιμοποιείτε λογισμικό ηλεκτρονικού επιχειρησιακού λογιστικού ή ίσως χρησιμοποιείτε ένα προεκτυπωμένο τιμολόγιο που θα συμπληρώσετε. Η διαδικασία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και για τις δύο διαδικασίες τιμολόγησης.

Θα εκπονήσετε τιμολόγιο μόνο αφού αποστείλετε ή παραδώσετε το προϊόν ή την υπηρεσία στον πελάτη.

• Ξεκινήστε από προσδιορίζοντας τον πελάτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί επίσης να θέλετε να εντοπίσετε έναν υπο-πελάτη ή εργασία στο αρχείο του πελάτη.
• Περιλαμβάνω προηγούμενους αριθμούς εγγράφων σχετικά με αυτήν την πώληση, συμπεριλαμβανομένης οποιασδήποτε εντολής αγοράς ή συμφωνίας πώλησης ή εκτίμησης.
• Προσδιορίστε το αντικείμενα που πωλούνται και παραδίδονται. Συνήθως, θα αναφέρετε το όνομα του προϊόντος ή της υπηρεσίας, την ποσότητα (ή το χρόνο, για τις υπηρεσίες) και την τιμή (ανά τεμάχιο ή ανά ώρα). Εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό λογισμικό, υπολογίζεται το συνολικό ποσό για κάθε στοιχείο. Αυτός είναι ο τόπος όπου μπορεί να χρειαστεί να ταξινομήσετε ένα στοιχείο ως "παραγγελία."
• Κάθε στοιχείο έχει τη δική του γραμμή και προστίθεται το σύνολο όλων των γραμμών.
• Στη συνέχεια, θα συμπεριλάβετε οποιαδήποτε πληροφορία καταθέσεις που έχουν ήδη γίνει από τον πελάτη ή οποιοδήποτε άλλο εκπτώσεις ισχύουν για αυτό το τιμολόγιο.
• Μπορεί να θέλετε να προσφέρετε στους πελάτες διαφορετικές μεθόδους πληρωμής, ενδεχομένως με έκπτωση για πληρωμή σε μετρητά.
• Συμπεριλάβετε το όροι αποστολής για τα προϊόντα που αποστέλλονται. Υπάρχουν δύο τύποι: σημείο αποστολής FOB ή προορισμός FOB. (FOB σημαίνει "ελεύθερο επί του σκάφους.") Εάν οι όροι είναι FOB αποστολής σημείο, ο αποστολέας (αυτός είναι ο πωλητής) πληρώνει τη ναυτιλία. Εάν οι όροι είναι FOB προορισμός, ο αγοραστής πληρώνει τη ναυτιλία. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να σημειώσετε εάν ο πελάτης συλλέγει το στοιχείο ή τα στοιχεία, σε περίπτωση που υπάρχει οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με το στοιχείο που λαμβάνεται.
• Συμπεριλάβετε το όροι πώλησης. Δηλαδή, πότε θέλετε ο αγοραστής να πληρώσει και θα δώσετε οποιαδήποτε έκπτωση για την πρόωρη πληρωμή; Οι όροι εκφράζονται όπως αυτό το 2/10 Net / 30. Αυτό σημαίνει ότι θα δώσετε έκπτωση 2% εάν η πληρωμή γίνει εντός 10 ημερών και ολόκληρο το υπόλοιπο οφείλεται σε 30 ημέρες.

Τα τιμολόγια μπορούν να ταχυδρομηθούν, να σταλούν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να αποσταλούν με φαξ στον πελάτη.

Όταν ένας πελάτης πληρώνει, ο αριθμός τιμολογίου πρέπει να σημειώνεται στην απόδειξη πώλησης και να αντιστοιχεί στην απόδειξη πώλησης στο λογισμικό λογιστικής σας, οπότε είναι σαφές ότι το τιμολόγιο έχει καταβληθεί. Η πληρωμή λαμβάνει το οφειλόμενο ποσό από τον λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών σας.

Τιμολόγια έναντι παραγγελιών αγοράς

Τα τιμολόγια συγχέονται μερικές φορές με τις παραγγελίες αγοράς. Οι εντολές αγοράς (POs) είναι πριν από τη συναλλαγή και τα τιμολόγια είναι μετά τη συναλλαγή. Οι εντολές αγοράς καταγράφουν μια παραγγελία από έναν πελάτη σε έναν πωλητή ή προμηθευτή. Ένα τιμολόγιο, από την άλλη πλευρά, καταγράφει την παραλαβή του προϊόντος ή της υπηρεσίας και, όπως προαναφέρθηκε, τους όρους πληρωμής. Οι εντολές αγοράς χρησιμοποιούνται από πολλές εταιρείες στο πλαίσιο διαδικασίας έγκρισης. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν εντολές αγοράς για προϊόντα ή υπηρεσίες πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό.

Τιμολόγια έναντι λογαριασμών

Η διαφορά μεταξύ ενός τιμολογίου και ενός λογαριασμού είναι η εστίαση και η άποψη. Το τιμολόγιο δημιουργείται από έναν προμηθευτή και αποτελεί δήλωση των υπηρεσιών ή των προϊόντων που παράγονται και παραδίδονται σε έναν πελάτη, συμπεριλαμβανομένου του οφειλόμενου ποσού. Ένα τιμολόγιο μπορεί να δημιουργηθεί πριν ή μετά την παραλαβή του προϊόντος ή της υπηρεσίας. Είναι συνηθισμένο να συμπεριλαμβάνεται ένα τιμολόγιο με τα προϊόντα που παραδίδονται, οπότε ο παραλήπτης μπορεί να ελέγξει τα στοιχεία για να βεβαιωθεί ότι είναι όλα εκεί.

Ένας λογαριασμός είναι μια αίτηση πληρωμής. Ένα νομοσχέδιο εξετάζεται συνήθως από την άποψη του πελάτη. Είναι κοινό να λαμβάνετε λογαριασμό χωρίς τιμολόγιο, όπως σε εστιατόριο ή κατάστημα λιανικής πώλησης. Ένα νομοσχέδιο δίνεται συνήθως με την προσδοκία άμεσης πληρωμής.

Μερικά παραδείγματα τιμολογίων

Αυτό το τιμολόγιο δειγματοληψίας περιλαμβάνει καναδική πληροφορίες, αλλά θα σας δώσει μια ιδέα για το τι περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο.

Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες βήμα προς βήμα για τη δημιουργία τιμολογίου.