5 τρόποι για την προστασία της επιχείρησής σας από κλοπή εργαζομένων

Η κλοπή εργαζομένων είναι δαπανηρή για τις επιχειρήσεις. Το CNBC αναφέρει ότι το έγκλημα στο χώρο εργασίας κοστίζει 50 δισεκατομμύρια δολάρια ΗΠΑ ανά έτος. Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις φέρουν το μεγαλύτερο μέρος του κόστους.

Τώρα που έχετε δει αυτές τις τρομακτικές μορφές, μην αποθαρρύνεστε. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, εξακολουθείτε να έχετε τον έλεγχο του τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας κάθε μέρα και μπορείτε να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας για να ελαχιστοποιήσετε την κλοπή εργαζομένων και την υπεξαίρεση.

Οι πιο κοινές μορφές κλοπής και απάτης των εργαζομένων

Το άρθρο του CNBC αναφέρει ότι οι πιο δαπανηρές μορφές κλοπής των εργαζομένων είναι:

• Η απάτη των πωλητών, όπου ένας υπάλληλος χειρίζεται πληρωτέους λογαριασμούς, χρησιμοποιώντας προγράμματα χρέωσης, ελέγχει την παραβίαση και δωροδοκία ή εκβίαση
• Χρηματοδότηση κλοπής, έλεγχος κλοπής, κλοπή εμπορευμάτων, κλοπή πληροφοριών, και
• Κλοπή μισθοδοσίας.

Τα δύο πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε για τη διασφάλιση της επιχείρησής σας:

• Οι εργαζόμενοι που κλέβουν είναι πιο πιθανό εκείνοι που είναι οι πιο έμπιστοι. Μην υποθέστε ποτέ ότι ο λογιστής που έχει με την εταιρεία σας για πάντα είναι ειλικρινής. Επειδή αυτό το άτομο έχει απεριόριστη πρόσβαση στα αρχεία εταιρειών, τα μετρητά και τις πληροφορίες, μπορεί να κάνει ανείπωτο ζημιά στην εταιρεία σας. (Σκεφτείτε την "χρεοκοπία" εδώ.)
• Το φαινόμενο των χάκερ είναι εδώ. Μόλις συνδέσετε μια τρύπα στην ασφάλειά σας, ο κλέφτης θα εργαστεί για να βρει άλλο. Θα είστε πάντα μόνο ένα βήμα μπροστά από έναν αποφασισμένο κλέφτη των εργαζομένων.

• Μάθετε να αναγνωρίζετε συμπεριφορές. Δεν χρειάζεται να κατασκοπεύετε τους υπαλλήλους σας να αναγνωρίζουν συμπεριφορές που θα μπορούσαν να είναι ένδειξη ενεργειών των εργαζομένων. Ορισμένα σημάδια ζουν πέρα ​​από τα μέσα τους, ο εθισμός, οι δραστικές αλλαγές της ζωής όπως το διαζύγιο, η δυσαρέσκεια και η εκδίκηση.

Εδώ είναι μερικοί τρόποι για να προστατεύσετε την εταιρεία σας από

# 1 - Πράξη για τη διασφάλιση της ιδιοκτησίας σας

Περιορισμός πρόσβασης σε κλειδιά, δεδομένα υπολογιστών, αποθέματα, προμήθειες και εμπορεύματα. Δημιουργήστε κωδικούς πρόσβασης και τους αλλάξτε συχνά. Αν και τα μετρητά είναι το πιο εύκολο να κλέψουν, οι απώλειες σε αποθέματα και εμπορεύματα προς πώληση μπορεί να είναι τεράστιες αν κάποιος μπορεί να έχει πρόσβαση.

Η κλοπή επιχειρηματικής ταυτότητας, ειδικότερα, αποτελεί μια αυξανόμενη ανησυχία μεταξύ των εργοδοτών.

# 2 - Δημιουργήστε γραπτές διαδικασίες - Τότε ακολουθήστε τους!

Οι υπάλληλοί σας πρέπει να γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν στις δουλειές τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ατμόσφαιρα απόδοσης που θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Για παράδειγμα:

• Αριθμήστε όλα τα έγγραφα και τις φόρμες και παρακολουθήστε τη χρήση τους.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα κατάλληλα έγγραφα για να βεβαιωθείτε ότι πληρώνετε έναν λογαριασμό για το σωστό ποσό και το σωστό άτομο.
• Ρυθμίστε τις διαδικασίες μισθοδοσίας έτσι ώστε να έχετε τον έλεγχο της τελικής ενέργειας. Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης έχει το λογιστή της κάνει μισθοδοσία χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία μισθοδοσίας. Όμως ο ιδιοκτήτης ελέγχει κάθε μισθοδοσία και κάνει κλικ στο "αποστολή".

# 3 - Παρακολουθήστε την απογραφή

Θυμηθείτε ότι υπάρχουν δύο τύποι αποθέματος. Όλες οι επιχειρήσεις διαθέτουν κατάλογο προμηθειών, συμπεριλαμβανομένων των προμηθειών γραφείου, ενώ οι επιχειρήσεις που πωλούν προϊόντα έχουν απογραφή προϊόντων και εξαρτημάτων ή υλικών.

Η απογραφή των προμηθειών σας είναι ευάλωτη στην κατάχρηση (εργαζόμενοι που παίρνουν μικρά αντικείμενα). Παρόλο που δεν φαίνεται να αξίζει να παρακολουθείτε, η κλοπή μικρών αντικειμένων μπορεί να προστεθεί. Για παράδειγμα, οι κασέτες εκτυπωτών είναι εξαιρετικά ακριβές.

Το απόθεμα προϊόντων σας πρέπει επίσης να παρακολουθείται και να μετράται (καταγράφεται). Συγκεκριμένα, παρακολουθήστε προσεκτικά τα αντικείμενα υψηλής αξίας και τη διάθεση εγγράφων για όλα τα αγαθά που είναι παρωχημένα, κατεστραμμένα ή χαμηλής πώλησης.

# 4 - Κατανομή των καθηκόντων μεταξύ εργαζομένων και παρακολούθησης

Τα καθήκοντα που σας απασχολούν περισσότερο είναι εκείνα των ανθρώπων που κάνουν τη λογιστική σας και που χειρίζονται τα εμπορεύματα. Δημιουργήστε διαδικασίες δύο βημάτων και στη συνέχεια διαιρέστε τα βήματα μεταξύ δύο ατόμων. Για παράδειγμα, το πρόσωπο που κάνει την τραπεζική συμφιλίωση σας δεν πρέπει να είναι το πρόσωπο που πληρώνει τους λογαριασμούς. Ή, το πρόσωπο που παίρνει εμπορεύματα προς πώληση δεν πρέπει να είναι το πρόσωπο που αποφασίζει εάν ένα αντικείμενο πρέπει να διαλυθεί ή που εισέρχεται στην πώληση ενός στοιχείου.

# 5 - Επανεξέταση των μέτρων πρόληψης κλοπών

Δεν αρκεί να τεθούν σε εφαρμογή αυτές οι ενέργειες. Εσείς και τα ανώτατα στελέχη σας πρέπει να χρειάζεστε αρκετό χρόνο για να επανεξετάζετε. Ελέγξτε για να δείτε ότι έχουν επιλυθεί όλα τα στοιχεία της λίστας ανησυχιών σας. Ορίστε βασικά μέτρα για να βεβαιωθείτε ότι η "ολίσθηση" είναι εντός εύλογου εύρους. Για παράδειγμα, εξετάστε το ρυθμό ανατίμησης του αποθέματός σας αυτό το έτος σε σύγκριση με τα τελευταία χρόνια για να εντοπίσετε τον κύκλο εργασιών που υπερβαίνει το μέσο όρο.

Ναι, όλες αυτές οι διασφαλίσεις είναι χρονοβόρες και μπορεί να είναι δαπανηρές. Αλλά χρειάζονται πολύ λιγότερο χρόνο και κόστος λιγότερο από το να χάσουν χρήματα για κλοπή και υπεξαίρεση εργαζομένων.