Πώς να αγοράσετε ένα τηλεφωνικό σύστημα επιχείρησης

Για τους περισσότερους οργανισμούς, το πιο σημαντικό κομμάτι εξοπλισμού γραφείου είναι το τηλέφωνο. Τα τηλεφωνικά συστήματα επιχειρηματικής κλάσης συνήθως αρχίζουν να κοστίζουν μερικές χιλιάδες δολάρια και η τιμή αυξάνεται αναλογικά με την αύξηση του μεγέθους του συστήματος και τον αριθμό των χαρακτηριστικών που θέλετε.

Τα τηλεφωνικά συστήματα business class που συζητούνται εδώ είναι για γραφεία με δέκα άτομα ή περισσότερα.

Τι χαρακτηριστικά θα χρειαστείτε

Τα χαρακτηριστικά που προσφέρουν αξία στην επιχείρησή σας και συνδέουν την επιχείρησή σας με τον κόσμο, θα αυξήσουν το συνολικό κόστος του τηλεφωνικού συστήματος. Ένας πωλητής τηλεφωνικού συστήματος θα προσπαθήσει να σας πουλήσει όλα τα κουδούνια και τις σφυρίχτρες (αυτή είναι η δουλειά τους), αλλά πρέπει να εξετάσετε κάθε χαρακτηριστικό και να αποφασίσετε αν θα προσθέσει αξία στην επιχείρησή σας ή θα σας εξοικονομήσει χρήματα.

Βασικά χαρακτηριστικά

Εδώ είναι μερικά από τα πιο κοινά χαρακτηριστικά που είναι διαθέσιμα σε ένα τηλεφωνικό σύστημα των επιχειρήσεων. Κάθε μάρκα είναι διαφορετική, επομένως ρωτήστε τον πωλητή για μια πλήρη λίστα επιλογών.

Ο αυτόματος συνομιλητής αντικαθιστά συνήθως έναν ρεσεψιονίστ παρουσιάζοντας στους καλούντες μια λίστα επιλογών για τη δρομολόγηση της κλήσης τους (π.χ. "Πατήστε 3 για να μιλήσετε με κάποιον στις πωλήσεις"). Μπορεί επίσης να επιτρέψει στους καλούντες να καλέσουν απευθείας την επέκταση ενός κόμματος.

• Χαρακτηριστικά διασκέψεων επιτρέψτε τη σύνδεση δύο ή περισσοτέρων επεκτάσεων για να μοιραστείτε μια συνομιλία. Συνήθως, η προεπιλογή είναι δύο. Αν χρειάζεστε περισσότερα από δύο, ρωτήστε ποιος είναι ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων. Ορισμένα συστήματα επιτρέπουν μόνο τις εσωτερικές επεκτάσεις να συνομιληθούν. Αν χρειάζεστε εξωτερικές κλήσεις συνδιάσκεψης, ρωτήστε και για αυτό.
• Αυτοματοποιημένος κατάλογος επιτρέπει στους καλούντες να αναζητήσουν την επέκταση ενός υπαλλήλου εισάγοντας τα πρώτα γράμματα του ονόματός τους.
• Φωνητικό ταχυδρομείο επιτρέπει τη διατήρηση μηνυμάτων για υπαλλήλους που δεν είναι διαθέσιμοι ή στο τηλέφωνο. Ορισμένα συστήματα μπορούν να προωθήσουν μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενός υπαλλήλου και να επιτρέψουν ξεχωριστό εξοπλισμό φωνητικού ταχυδρομείου τρίτου μέρους να συνδεθεί με τον εξοπλισμό τους. Ανάλογα με την τιμολόγηση, αυτό θα σας εξοικονομήσει χρήματα.

• Κλήση Κλήσης είναι η δυνατότητα να τεθεί μια κλήση σε αναμονή, ενώ ο χρήστης παρακολουθεί άλλα θέματα. Συνήθως περιλαμβάνεται στο σύστημα.
• Προώθηση κλήσεων δίνει στον χρήστη τη δυνατότητα να προωθεί όλες τις κλήσεις σε άλλη επέκταση ή στο φωνητικό ταχυδρομείο προσωρινά.
• Ταχείας κλήσης αποθηκεύει συχνά χρησιμοποιούμενους αριθμούς τηλεφώνου και επιτρέπει στο χρήστη να το καλεί με ένα πάτημα ενός κουμπιού ή δύο. Είναι ένας χρήσιμος χρόνος για τους αριθμούς που καλούνται συχνά.
• Επανάκλησηεπιτρέπει την επαναφορά του τελευταίου αριθμού με το πάτημα ενός κουμπιού.
• Σελιδα επιτρέπει σε ένα χρήστη να μιλήσει μέσω ενός συστήματος δημόσιων διευθύνσεων για να καλέσει έναν υπάλληλο ή να δώσει ανακοινώσεις.

• Μουσική σε αναμονή δίνει στους καλούντες σας κάτι να ακούσουν ενώ βρίσκονται σε αναμονή. Μπορεί να είναι μουσική ή προφορτωμένα μηνύματα που διαφημίζουν την εταιρεία σας.
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας θα παράσχει μια εναλλακτική πηγή ηλεκτρικής ενέργειας για 10 έως 60 λεπτά σε περίπτωση διακοπής ρεύματος.

Προηγμένες λειτουργίες

Οι προηγμένες λειτουργίες θα προσθέσουν σημαντικό κόστος στο συνολικό σύστημα και θα προσθέσουν ένα συνεχές κόστος καθ 'όλη τη διάρκεια ζωής του συστήματος. Ωστόσο, αυτό θα μπορούσε να αντισταθμιστεί από τη μειωμένη εξυπηρέτηση πελατών και τα πλεονεκτήματα εξοικονόμησης χρόνου που φέρνουν.

• Απομακρυσμενη περιοχη Το χαρακτηριστικό επιτρέπει απλές συνδέσεις με υπαλλήλους εκτός του χώρου ή με μικρά απομακρυσμένα γραφεία απλά μέσω κλήσης μιας εσωτερικής επέκτασης.
• Βρείτε μου / Ακολουθήστε με επιτρέπει στους χρήστες να προωθούν το τηλέφωνό τους κατόπιν αιτήσεώς τους σε άλλο τηλέφωνο, κινητό τηλέφωνο, τηλέφωνο στο σπίτι, γραμματέα κλπ.
• Ενσωμάτωση ηλεκτρονικού υπολογιστή (CTI)επιτρέπει στο σύστημα τηλεφώνου να αλληλεπιδρά με ένα σύστημα υπολογιστή. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τη δυνατότητα ενός χρήστη να κάνει κλικ σε έναν αριθμό τηλεφώνου στην οθόνη και να έχει το τηλεφωνικό σύστημα να καλέσει αυτόματα τον αριθμό (μείωση των λανθασμένων αριθμών και εξοικονόμηση χρόνου). ή τη μετάβαση του αριθμού τηλεφώνου ενός πελάτη σε έναν υπολογιστή, όταν καλεί, προκειμένου να τραβήξει τον λογαριασμό του πελάτη και να το εμφανίσει στην οθόνη του υπαλλήλου πριν απαντήσει στο τηλέφωνο. Αυτή η επιλογή είναι πολύ ακριβή.

Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι το σύστημα

Η επόμενη ερώτηση που πρέπει να απαντήσετε είναι όπου θέλετε τα τηλέφωνα. Η παρακάτω λίστα προσδιορίζει τα κοινά σημεία που θα θέλετε να εντοπίσετε μια επέκταση τηλεφώνου:

• Υπεύθυνος υποδοχής
• Κάθε γραφείο
• Συσκευή φαξ
• Τερματικά πιστωτικών καρτών, θύρες δεδομένων
• Αίθουσα συνεδριάσεων
• Κατάστημα / αποθήκη
• Δημόσιοι χώροι (αίθουσα αναμονής, διάδρομοι, είσοδοι κ.λπ.)

Στη συνέχεια, θα πρέπει να καθορίσετε πόσες ταυτόχρονες τηλεφωνικές κλήσεις θα έρχονται και θα βγουν από το γραφείο. Το άθροισμα των εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή είναι ο αριθμός των γραμμών (ή κορμών) που θα χρειαστείτε.

Οι συνήθεις διαμορφώσεις είναι 3, 8, 12, 16, 24 ή 48 γραμμές. Τα μεγαλύτερα συστήματα διαθέτουν υποδοχές επέκτασης, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες γραμμές αργότερα. Θυμηθείτε να υπολογίσετε τη μελλοντική ανάπτυξη (το 25% δεν είναι ασυνήθιστο). Σημαντικό: Αν υποτιμάτε αυτό, οι καλούντες θα πάρουν σήμα απασχολημένος εάν χρησιμοποιηθούν όλες οι γραμμές.

Εύρεση αντιπροσώπου τηλεφωνικού συστήματος

Η εύρεση ενός αντιπροσώπου δεν είναι δύσκολη. Κατ 'αρχάς, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο Web για "Τηλεφωνικό εξοπλισμό & προμήθειες" για να βρείτε έναν αντιπρόσωπο κοντά σας.

Οι εμπορικές εκθέσεις επιχειρήσεων και γραφείων γραφείου είναι επίσης καλές θέσεις για να ξεκινήσετε. Όχι μόνο θα είστε σε θέση να συναντήσετε τους ανθρώπους πωλήσεων και υποστήριξης, αλλά ίσως μπορείτε να δοκιμάσετε και ένα σύστημα.

Τέλος, ο καλύτερος τρόπος είναι να ρωτήσετε. Ρωτήστε τους ανθρώπους που γνωρίζετε που έχουν μια επιχείρηση με ένα γραφείο. Μπορείτε επίσης να αξιολογήσετε την ποιότητα του εξοπλισμού και το επίπεδο εξυπηρέτησης που παρέχεται.

Υπολογισμός του συνολικού κόστους

Το συνολικό κόστος του συστήματος θα αποτελείται από τα ακόλουθα στοιχεία:

• Βασική Μονάδα / Σύστημα είναι η μονάδα που ελέγχει όλη την τηλεφωνική υποδομή. Το κόστος εξαρτάται από τον αριθμό των λειτουργιών που έχετε, τον αριθμό των τηλεφωνικών συσκευών που μπορεί να χειριστεί και τον αριθμό των γραμμών που προέρχονται από την τηλεφωνική εταιρεία.
• Συσκευές / Σετ γραφείου είναι οι μονάδες που κάθονται στα γραφεία ή είναι στερεωμένες στον τοίχο. Έρχονται σε πολλά διαφορετικά στυλ, δυνατότητες και τιμές. Οι τιμές μπορεί να κυμανθούν από $ 70 έως $ 1.000. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τα βασικά (φθηνότερα), το μεσαίο επίπεδο, τα εκτελεστικά / υψηλού επιπέδου, τα σετ υποδοχής (ακριβότερα) και οι μονάδες πίνακα συνεδριάσεων. Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν ακουστικά hands-free και ασύρματες συνδέσεις. Τα περισσότερα ακουστικά είναι ιδιόκτητα και θα λειτουργούν μόνο με ένα βασικό σύστημα από αυτόν τον κατασκευαστή. Αν αντικαθιστάτε ένα υπάρχον σύστημα τηλεφώνου, το κόστος όλων των νέων συσκευών (εάν αλλάξετε εμπορικά σήματα) μπορεί να κάνει την αναβάθμιση στο επόμενο υψηλότερο μοντέλο τη μόνη προσιτή λύση που έχετε.
• Καλωδίωση είναι τα αιμοφόρα αγγεία του οργανισμού και δεν πρέπει να περιθωριοποιούνται. Εάν χτίζετε ένα γραφείο, εγκαταστήστε επιπλέον καλώδια και δοχεία σε οποιαδήποτε περιοχή νομίζετε ότι μπορεί να χρειαστείτε ένα τηλέφωνο στο μέλλον. Το κόστος θα είναι ένα κλάσμα του κόστους εάν πρέπει να επιστρέψετε αργότερα και να τρυπήσετε τρύπες στις οροφές και στους τοίχους. Εάν την εγκαθιστάτε σε ένα κτίριο με υπάρχουσες καλωδιώσεις, ζητήστε από τον αντιπρόσωπο να ελέγξει την καλωδίωση για συμβατότητα πριν υπογράψετε τη σύμβαση.
• Εγκατάσταση και αρχική διαμόρφωση θα είναι το πιο χρονοβόρο μέρος του έργου. Τα συστήματα τηλεφώνου δεν λειτουργούν σωστά από το κουτί και κατά πάσα πιθανότητα θα πρέπει να εγκατασταθούν και αρχικά να διαμορφωθούν από εκπαιδευμένο τεχνικό.Προκειμένου να τεθεί σε λειτουργία το συντομότερο δυνατό, βεβαιωθείτε ότι αυτό περιλαμβάνεται στη σύμβαση. Άλλες επιλογές που μπορούν να διαπραγματευτούν είναι η συντήρηση, οι μελλοντικές τροποποιήσεις και η εκπαίδευση των υπαλλήλων σας.

Κάνοντας την τελική απόφαση

Η τελική απόφαση στηρίζεται στους ώμους σας. Οι πωλητές τηλεφωνικού συστήματος μπορεί να είναι επιθετικοί, αλλά να θυμάστε ότι είστε "ο πελάτης" και είστε υπεύθυνος. Για να έχετε την καλύτερη τιμή για το σύστημα που θέλετε, παραδώστε τις απαιτήσεις σας σε αρκετές εταιρείες και αφήστε τους να υποβάλουν προσφορά για το έργο. Σιγουρευτείτε ότι έχετε μια λεπτομερή πρόταση που καλύπτει όλους τους τομείς που περιγράφονται παραπάνω. Δεν θα πάρετε μια σύγκριση των μήλων προς τα μήλα, οπότε ζητήστε να αναφερθεί ξεχωριστά το κόστος των λειτουργιών (ή λεπτομερείς, εάν περιλαμβάνονται ως πακέτο λειτουργιών).

Αυτό θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε τι προκαλεί τις διαφορές στις τιμές. Αν εξακολουθείτε να είστε σίγουροι για έναν ξεκάθαρο ηγέτη, ζητήστε να δείτε μια επίδειξη σε έναν ιστότοπο ενός υπάρχοντος πελάτη. Τέλος, συγκρίνετε τις προτάσεις και επιλέξτε εκείνες που ικανοποιούν τις ανάγκες σας, σας επιτρέπουν την ανάπτυξη και, το σημαντικότερο, σας νιώθουν πιο άνετα.