Πώς να αποκτήσετε μια εργασία ως βοηθός διαχείρισης

Εάν εισέρχεστε στο εργατικό δυναμικό με δίπλωμα γυμνασίου, θεωρήστε μια θέση εργασίας ως γραμματέας ή διοικητικός βοηθός. Μπορείτε να πάρετε ένα πλεονέκτημα στο πεδίο, με την εγγραφή σε ένα συγγενικό πρόγραμμα σπουδών ή την παρακολούθηση ενός γραμματειακού προγράμματος κατάρτισης μετά το γυμνάσιο.

Σε έναν αυξανόμενο αριθμό τομέων, οι γραμματείς έχουν πτυχίο πανεπιστημίου ή κερδίζουν ειδικές ειδικότητες πιστοποίησης όπως ο διαπιστευμένος νομικός γραμματέας ή ο πιστοποιημένος ιατρός διοικητικός βοηθός.

Απαιτήσεις εργασίας για γραμματείς / διοικητικούς βοηθούς

Για να εργαστείτε σε μια διοικητική θέση, θα πρέπει να είστε άνετοι χρησιμοποιώντας την τεχνολογία με διάφορους τρόπους. Μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε έγγραφα, να δημιουργήσετε παρουσιάσεις διαφανειών, να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα, να διαχειριστείτε βάσεις δεδομένων και να διατηρήσετε ιστότοπους. Θα πρέπει να είστε άνετοι χρησιμοποιώντας το Microsoft Office, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το διαδίκτυο. Για μια εργασία σε μια μικρή επιχείρηση, ίσως χρειαστεί να είστε εξοικειωμένοι με τα προγράμματα QuickBooks ή άλλα λογιστικά προγράμματα λογισμικού.

Καλές δεξιότητες λεκτικής και γραπτικής επικοινωνίας είναι απαραίτητες. Όταν εργάζεστε σε μια εργασία γραφείου, πρέπει να είστε προσανατολισμένος στις λεπτομέρειες και να έχετε δεξιότητες διόρθωσης. Θα πρέπει να έχετε μια σωστή εντολή της αγγλικής γλώσσας, συμπεριλαμβανομένων δεξιοτήτων γραφής / επεξεργασίας. Ορισμένες ευθύνες εργασίας μπορεί να περιλαμβάνουν τη δημιουργία εγγράφων ή / και ιστοσελίδων. Θα χρειαστεί να είστε άνετοι να αναθεωρήσετε ή να συνθέσετε επικοινωνίες ή περιεχόμενο ιστού.

Ο ρόλος του διευθυντή γραφείου μπορεί να είναι μέρος των ευθυνών σας. Για να είστε επιτυχημένος διευθυντής, πρέπει να είστε σε θέση να κάνετε πολλαπλές εργασίες και να είστε καλά οργανωμένοι. Ως διευθυντής, θα προγραμματίζετε συχνά εκδηλώσεις προσωπικού όπως βραβεία βραβείων και εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων ή χρονοδιάγραμμα συναντήσεων πελατών και προγραμματίζετε χρονοδιαγράμματα για τους συναδέλφους σας.

Πώς να βρείτε μια εργασία ως γραμματέας / βοηθός διοίκησης

Πριν ξεκινήσετε την αναζήτησή σας, συλλέξτε αναφορές από προηγούμενους εργοδότες. Αν δεν έχετε μεγάλη εργασιακή εμπειρία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προσωπική αναφορά.

Οι εργοδότες που προσλαμβάνουν γραμματέα ή διοικητικό βοηθό αναζητούν ένα άτομο που μπορούν να εργαστούν με άνεση, οι οποίοι θα μοιάζουν καλά με το υπόλοιπο προσωπικό και οι εμπιστευτικές πληροφορίες που εμπιστεύονται. Οι ισχυρές συστατικές επιστολές μπορούν να αποδείξουν αυτές τις ιδιότητες.

Πατήστε στα δίκτυά σας για να αποκτήσετε οδηγούς στα ανοίγματα εργασίας. Προσπεράστε τις επαφές Facebook, LinkedIn, τους οικογενειακούς φίλους, τους γείτονες και τους πρώην εργοδότες και ενημερώστε τους ότι θα εκτιμούσατε τις εισαγωγές σε όσους γνωρίζουν ότι προσλαμβάνουν.

Αν εστιάζετε την αναζήτησή σας σε έναν τομέα όπως ο νόμος, η ιατρική, η έκδοση ή η τριτοβάθμια εκπαίδευση, ζητήστε, για παράδειγμα, τις επαφές σας ειδικά για παραπομπές σε επαγγελματίες που γνωρίζουν σε αυτούς τους τομείς απασχόλησης.

Εφαρμογή σε άτομο

Θα είστε εκπρόσωπος της εταιρείας που σας προσλαμβάνει και συχνά παρέχει την πρώτη εντύπωση σε πελάτες ή πελάτες. Αυτό σημαίνει ότι μια εικόνα καθαρού κοψίματος και ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες είναι σημαντικές για τους γραμματείς και τους διοικητικούς βοηθούς που κατέχουν.

Εάν μπορείτε να βρείτε έναν τρόπο να παρατηρήσετε από τους υποψήφιους εργοδότες, μπορεί να σας δώσει ένα πλεονέκτημα ως υποψήφιος. Με τις συστατικές σας επιστολές και να συνεχίσετε στο χέρι, επισκεφθείτε τις τοπικές οργανώσεις και επιχειρήσεις. Δείτε πώς μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία προσωπικά.

Γυρίστε τους πύργους και ζητήστε να μιλήσετε με οποιονδήποτε από τους επόπτες ή τους διαχειριστές σχετικά με τις θέσεις του προσωπικού υποστήριξης στον οργανισμό.Αν οι διαχειριστές δεν είναι διαθέσιμοι, ενημερώστε τον ρεσεψιονίστ με μερικά βασικά στοιχεία σχετικά με τα διαπιστευτήριά σας και ρωτήστε αν μπορούν να είναι αρκετά ευγενικοί για να μοιραστούν το βιογραφικό σας με τους προϊσταμένους τους.

Αναζήτηση για θέσεις εργασίας σε απευθείας σύνδεση

Κάνετε αναζήτηση από την Google για άνοιγμα θέσεων εργασίας με λέξεις-κλειδιά όπως βοηθός διοικητικής υποστήριξης, βοηθός μάρκετινγκ, βοηθός σύνταξης, ιατρικός γραμματέας, νομικός γραμματέας και βοηθός γραφείου για τη δημιουργία λιστών εργασίας. Πολλές διοικητικές θέσεις εργασίας θα διαφημιστούν επίσης στο τμήμα απασχόλησης του ιστότοπου για την τοπική εφημερίδα ή το εμπορικό σας επιμελητήριο.

Συνέντευξη για θέσεις εργασίας διοικητικού βοηθού

Η προσωπική εικόνα και οι διαπροσωπικές δεξιότητές σας θα αξιολογούνται από τους εργοδότες κατά τη συνέντευξη σας για ανοικτή θέση. Βεβαιωθείτε ότι είστε άψογα ντυμένοι και καλλωπισμένοι. Καλωσορίστε τον συνθέτη σας με ένα ζεστό χαμόγελο και σταθερή χειραψία. Κάνετε την κατάλληλη επαφή με τα μάτια σας με καθεμία από τις συνεντεύξεις σας σε ομαδικές καταστάσεις.

Να είστε έτοιμοι για τη συνέντευξη με την έρευνα της επιχείρησης μπροστά από το χρόνο. Γνωρίστε με αυτό που κάνουν στο γραφείο και ποιος είναι ο πελατολόγιός τους. Επίσης, προετοιμαστείτε να πωλήσετε τον εαυτό σας με την επισήμανση 5 - 7 περιουσιακών στοιχείων που θα σας επιτρέψει να είστε αποτελεσματικοί στο ρόλο σας ως γραμματέας ή βοηθός διοίκησης του οργανισμού. Για κάθε στοιχείο, αναφέρετε, να είστε έτοιμοι να αναφερθείτε σε ένα ρόλο, έργο ή δουλειά όπου εφαρμόσατε αυτή τη δύναμη και δημιουργήσατε κάποια θετικά αποτελέσματα.

Η αφήγηση αυτών των ιστοριών για το πώς έχετε διακριθεί στο παρελθόν μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο βαθμό στο να πείσει τους εργοδότες ότι έχετε τα σωστά πράγματα για να υπερέχετε στη δουλειά. Ελέγξτε προσεκτικά τη διαφήμιση ή την περιγραφή της θέσης για τη θέση και κάντε μια λίστα με τις προτιμήσεις / τις απαιτήσεις τους. Για κάθε προσόντα, σκεφτείτε ένα παράδειγμα για το πώς εκθέσατε αυτήν την ποιότητα ή εφαρμόζοντας αυτήν την ικανότητα.

Προετοιμάστε απαντήσεις σε άλλες συνήθεις ερωτήσεις για διοικητικές συνεντεύξεις, όπως τις αδυναμίες και τις προκλήσεις που έχετε συναντήσει στο παρελθόν. Οι εργοδότες θα σας ρωτήσουν πιθανότατα για τις σχέσεις με τους εποπτικούς στο παρελθόν, ώστε να είστε έτοιμοι να αναφερθώ στον τρόπο με τον οποίο έχετε δουλέψει καλά με τα αφεντικά και να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά τις προκλητικές προσωπικότητες και να έχετε χρήσιμες αυτές τις γραπτές αναφορές.

Συνέχεια μετά τη συνέντευξη

Αμέσως μετά τη συνέντευξη, συνθέστε μια κάρτα ευχαριστίας ή μια επιστολή που δείχνει σαφώς ότι θα θέλατε να συνεργαστείτε με τον εργοδότη. Εκφράστε πόσο εκτιμάτε ότι έχουν το χρόνο να συναντήσουν μαζί σας και να σας εξηγήσουν εν συντομία πώς είστε εξαιρετικά κατάλληλοι για τη θέση.

Εάν συναντήσατε πολλούς ερευνητές, δοκιμάστε να συμπεριλάβετε κάτι διαφορετικό σε κάθε επικοινωνία για να δείξετε ότι είστε ένα εξαιρετικά παρακινημένο και στοχαστικό άτομο.