Εύκολη διαχείριση αρχείων δαπανών επιχειρήσεων

Εάν αφιερώσατε χρόνο για να φτιάξετε μια λίστα με όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνετε για να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας και στη συνέχεια να τις παραγγείλετε από την άποψη του πόσο σας άρεσε να τις κάνετε, πού θα έφτανε η διαχείριση ρεκόρ; Δύο εκατόν εβδομήντα; Ή ακόμα χαμηλότερο;

Όμως, ενώ οι περισσότεροι από εμάς σίγουρα θεωρούν ότι η διαχείριση των επαγγελματικών αρχείων είναι εργασία shuck και τείνουν να δώσει μια χαμηλή προτεραιότητα, η καλή διαχείριση των αρχείων όχι μόνο κάνει ευκολότερη την επαγγελματική ζωή μας, αλλά μπορεί να μας δώσει πραγματική ανακούφιση από τον φόρο στη φορολογική σας ώρα. Εδώ μπορείτε να κάνετε τη διαχείριση των αρχείων εύκολα:

Κρατήστε την επιχείρησή σας και τα προσωπικά σας έξοδα ξεχωριστά

Ακούγεται εύκολο, έτσι δεν είναι; Αλλά αυτό είναι το μέρος της διαχείρισης ρεκόρ που ταξιδεύει τους περισσότερους ανθρώπους. Εάν παίρνετε έναν πιθανό πελάτη έξω για ένα γύρο γκολφ, για παράδειγμα, είναι ότι μια προσωπική δαπάνη ή ένα επιχειρηματικό έξοδο; (Η απάντηση είναι προσωπική επειδή τα πράσινα τέλη δεν είναι εκπεστέα επιχειρηματική δαπάνη.) Τα οχήματα που χρησιμοποιείτε τόσο για προσωπικούς όσο και για επιχειρηματικούς λόγους είναι ένα άλλο πολυετές πρόβλημα. Πρέπει να ξέρετε τι χαρακτηρίζεται ως νόμιμο επιχειρηματικό κόστος και τι δεν είναι και να είστε σίγουροι ότι τα επαγγελματικά σας αρχεία αντανακλούν αυτό με ακρίβεια.

Αποκτήστε επαρκή τεκμηρίωση για όλες τις επιχειρηματικές δαπάνες

Πολλοί επιχειρηματίες κάνουν το λάθος να πιστεύουν ότι οι "κατάλογοι" είναι αρκετά ικανοί για λόγους διαχείρισης ρεκόρ. Για παράδειγμα, έχουν κατάλογο των αγορών στις δηλώσεις πιστωτικών καρτών τους και πιστεύουν ότι αυτό είναι αρκετά καλό όσον αφορά την αξίωση αυτών των αγορών ως επιχειρηματικά έξοδα.

Δυστυχώς, η CRA (Υπηρεσία Φορολογικού Καναδά) είναι πιο απαιτητική. Δεν αποδέχονται δηλώσεις πιστωτικών καρτών ή ακυρωμένες επιταγές ως επαρκή τεκμηρίωση για έξοδα όταν κανονικά εκδίδεται τιμολόγιο ή απόδειξη. Το IRS είναι πιο επιεικής και, ελλείψει αποδείξεων, θα δεχτεί γενικά τις δηλώσεις πιστωτικών καρτών και ακυρώνει τους ελέγχους ως απόδειξη των απαιτήσεων δαπανών.

Όσον αφορά την τήρηση αρχείων, πρέπει να λάβουμε υπόψη δύο σημεία:

Πάντα να λαμβάνετε μια απόδειξη. Πάρτε τη συνήθεια να ζητάτε μια απόδειξη κάθε φορά που κάνετε μια αγορά - ανεξάρτητα από το πόσο μικρός. Μικρά έξοδα προσθέτουν επίσης, και χρειάζεστε την τεκμηρίωση για τα επαγγελματικά σας αρχεία.

Ετικέτα τις αποδείξεις σας, αν είναι απαραίτητο. Υπάρχουν ακόμα επιχειρήσεις γύρω από αυτό που παραδίδουν αποδείξεις που δεν έχουν τίποτα πάνω τους, εκτός από την ημερομηνία αγοράς του στοιχείου και πόσο κοστίζει - κάτι που δεν είναι πολύ χρήσιμο όταν κοιτάζετε μια απόδειξη που προσπαθεί να καταλάβει τι και το είδος της επιχειρηματικής δαπάνης που εντάσσεται.

Όταν λάβετε μια απόδειξη, κοιτάξτε το και γράψτε τις ελλείπουσες / σχετικές πληροφορίες σχετικά με αυτήν, όπως για παράδειγμα την απόδειξη και την κατηγορία δαπανών.

Αποκτήστε έναν ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασμό για την επιχείρησή σας

Ενώ τα τέλη για τους τραπεζικούς λογαριασμούς των επιχειρήσεων είναι αξιοσημείωτα υψηλά σε σύγκριση με τους προσωπικούς λογαριασμούς, ένας τραπεζικός τραπεζικός λογαριασμός είναι απολύτως απαραίτητος για την καλή διαχείριση των επιχειρηματικών αρχείων. Ένας τραπεζικός λογαριασμός επιχείρησης σάς βοηθά να κρατήσετε ξεχωριστά την επιχείρηση και τα προσωπικά σας έξοδα. Θα καταθέσετε όλα τα έσοδα της επιχείρησής σας στον επιχειρηματικό λογαριασμό και θα αποσύρετε οποιαδήποτε έξοδα ή πληρωμές από τον επιχειρηματικό λογαριασμό μόνο.

Τι είδους τραπεζικό λογαριασμό επιχείρησης πρέπει να πάρετε; Ένας λογαριασμός έρευνας - κατά προτίμηση ένας λογαριασμός που παρέχει μηνιαίες δηλώσεις και επιστρέφει τα ακυρωμένα σας επιταγές σε εσάς.

Οι επιχειρηματικοί έλεγχοι βοηθούν στη διευκόλυνση της διαχείρισης των εγγραφών σας επειδή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή σημειώσεων στο μπροστινό μέρος κάθε ελέγχου για να τεκμηριώσετε τον επιχειρησιακό σκοπό της δαπάνης.

Έχετε και χρησιμοποιήστε ξεχωριστή πιστωτική κάρτα για επιχειρηματικά έξοδα

Χρησιμοποιώντας τις προσωπικές πιστωτικές σας κάρτες για επιχειρηματικούς σκοπούς θα σας ρίξει γρήγορα σε ένα ακρωτήριο διαχείρισης ρεκόρ. Μια επιχειρηματική πιστωτική κάρτα απλοποιεί σημαντικά τη διαχείριση των επαγγελματικών σας αρχείων, βοηθώντας σας να διαχωρίσετε τα προσωπικά και επαγγελματικά σας έξοδα. (Βοηθά επίσης να κάνει την επιχείρησή σας πιο επαγγελματική.)

Διατηρήστε ένα αρχείο καταγραφής διανυθέντων χιλιομέτρων για το επαγγελματικό ταξίδι

Εάν χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε από τα οχήματά σας για επαγγελματικούς σκοπούς, ένα ημερολόγιο μιλίων θα είναι μια μεγάλη βοήθεια στη διαχείριση ρεκόρ. Σημειώστε την ανάγνωση χιλιομέτρων (ή χιλιομέτρων) στο χιλιομετρητή στην αρχή του έτους και μετά εισαγάγετε τις διανυθέντες χιλιόμετρα ανά ημερομηνία κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το όχημα για επαγγελματικούς σκοπούς. Κρατώντας το ημερολόγιό σας στο ντουλαπάκι του οχήματός σας θα το κάνει εύκολο. Αν έχετε περισσότερα από ένα όχημα που χρησιμοποιείτε για επαγγελματικούς σκοπούς, διατηρήστε ένα ημερολόγιο χιλιομέτρων σε κάθε ένα.

Κρατήστε όλα τα επιχειρησιακά σας αρχεία για ένα συγκεκριμένο φορολογικό έτος μαζί

Έχοντας τα επιχειρησιακά σας αρχεία διάσπαρτα σε ολόκληρο τον τόπο είναι μια πραγματική χρονοτριβή όταν πρόκειται για τη λογιστική ή την προετοιμασία των φόρων σας, και η οργάνωση του συστήματος διαχείρισης των επαγγελματικών σας αρχείων κατά τη χρήση θα σας διευκολύνει πολύ να βρείτε τα επιχειρησιακά αρχεία που χρειάζεστε όταν χρειάζεστε τους.

Διατηρήστε τα επιχειρησιακά σας αρχεία για το σωστό χρονικό διάστημα

Για κάποιο λόγο, φαίνεται να υπάρχει πολλή σύγχυση σχετικά με το πόσο καιρό θα πρέπει να κρατάτε τα επιχειρησιακά σας αρχεία. Για φορολογικούς σκοπούς, "αν υποβάλλετε την επιστροφή σας εγκαίρως, φυλάξτε τα αρχεία σας για τουλάχιστον έξι χρόνια μετά το τέλος του φορολογικού έτους στο οποίο αναφέρονται". Αυτή η εξαετής περίοδος ξεκινάει από την τελευταία φορά που χρησιμοποιήσατε τα επιχειρησιακά αρχεία, όχι από τη στιγμή που συνέβη η συναλλαγή.

Για τις φορολογικές δηλώσεις των ΗΠΑ, "κρατήστε αρχείο για 3 χρόνια από την ημερομηνία κατάθεσης της αρχικής επιστροφής σας ή 2 χρόνια από την ημερομηνία που καταβάλατε τον φόρο, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη, εάν υποβάλλετε αξίωση για πίστωση ή επιστροφή χρημάτων μετά την υποβολή της επιστροφής σας. Διατηρήστε αρχεία για 7 χρόνια εάν υποβάλλετε αξίωση για ζημία από άχρηστους τίτλους ή έκπτωση επισφαλειών ".

Λογιστικό λογισμικό το καθιστά εύκολο

Με την ευκολία χρήσης τους, την προσβασιμότητα από κινητές συσκευές και το χαμηλό κόστος, τα πακέτα λογισμικού μικρού λογισμικού που βασίζονται σε σύννεφο σήμερα μπορούν να απλοποιήσουν σημαντικά τη διαχείριση αρχείων. Για περίπου $ 10 / μήνα πωλητές λογισμικού όπως το FreshBooks και το Zoho προσφέρουν βασικές συσκευασίες εκκίνησης κατάλληλες για ελεύθερους επαγγελματίες και ατομικές επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένης της τιμολόγησης, παρακολούθησης δαπανών και απλών αναφορών. Σκεφτείτε τα πλεονεκτήματα της δυνατότητας, για παράδειγμα, να στείλετε ένα τιμολόγιο απευθείας από το smartphone σας, να τραβήξετε μια εικόνα μιας απόδειξης με το γεύμα με έναν πελάτη και να την καταγράψετε ως έξοδο ή να παρακολουθήσετε χρεωστικό χρόνο με ενσωματωμένο χρονοδιακόπτη.

Αυτά τα οκτώ πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να κάνετε την εγγραφή σας εύκολη δεν είναι δύσκολο. Όπως πολλές διοικητικές εργασίες που σχετίζονται με τη λειτουργία μιας επιχείρησης, απαιτούν απλώς την καθιέρωση καλών συνηθειών και επιμονής. Αλλά αν εφαρμόσετε αυτούς τους κανόνες τώρα και θα ακολουθήσετε, θα δείτε μια τεράστια διαφορά επόμενο χρόνο φόρου και η λογιστική σας θα είναι ευκολότερη όλο το χρόνο.