Εύκολη συστήματα αρχειοθέτησης επιχειρήσεων στο σπίτι

Ακόμη και σε αυτόν τον ψηφιακό κόσμο, είναι εκπληκτικό το πόσα χαρτιά μπορεί να συσσωρεύσει μια επιχείρηση στο σπίτι. Επιπλέον, υπάρχουν πολλά που μπορείτε να παρακολουθήσετε στην εγχώρια επιχείρηση, από τους οικονομικούς λογαριασμούς σας, τις στρατηγικές μάρκετινγκ, τα έργα, τους πελάτες και πολλά άλλα. Είναι σημαντικό να αναπτύξετε οργανωτικά συστήματα νωρίς στην επιχείρησή σας για να βεβαιωθείτε ότι είστε σε θέση να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε.

Τι πρέπει να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε

Σε κάποιο βαθμό, τα στοιχεία που θα χρειαστείτε για να αναπτύξετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης θα εξαρτηθούν πολύ από την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, αν πουλάτε ένα απτό προϊόν, θα χρειαστείτε κάτι που παρακολουθεί το απόθεμά σας. Ωστόσο, εδώ είναι μια γενική λίστα των στοιχείων που θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε στο σπίτι σας επιχείρηση:

• Σχέδια επιχειρήσεων και μάρκετινγκ.
• Νομικά έγγραφα (δηλαδή γραφική εργασία LLC, άδεια λειτουργίας επιχείρησης και εγγραφές πνευματικής ιδιοκτησίας, συμβάσεις)
• Επαφές (επαγγελματίες, πελάτες, προμηθευτές, πάροχοι υπηρεσιών κλπ)
• Οικονομικές Πληροφορίες (Κατάσταση κερδών / ζημιών, ισολογισμοί, πληρωτέοι / εισπρακτέοι λογαριασμοί)
• Φόροι
• Επιχειρηματικά έξοδα (αποδείξεις)
• Εργα

Μαζί με αυτήν τη λίστα, θα θέλετε να προσθέσετε στοιχεία ειδικά για την επιχείρησή σας.

Συστήματα για την οργάνωση της επιχείρησής σας στο σπίτι

Οι πιθανότητες είναι ότι θα χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία μεθόδων για να αποθηκεύσετε και να χειριστείτε τα χαρτιά σας και άλλες σημαντικές πληροφορίες. Ο βασικός παράγοντας είναι να επιλέξετε μια μέθοδο που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Ο καθένας έχει διαφορετικό τρόπο σκέψης και οργάνωσης. Για παράδειγμα, για μερικούς ανθρώπους, είναι πιο λογικό να οργανώνετε αρχεία αλφαβητικά, αλλά για άλλους, είναι πιο εύκολο να οργανωθούν κατά ημερομηνία. Εάν δεν είστε σίγουροι τι θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς, δοκιμάστε ένα, και αν προσπαθείτε να το διατηρήσετε, υιοθετήστε ένα διαφορετικό σύστημα. Ακολουθούν τρεις τρόποι οργάνωσης των αρχείων και των πληροφοριών σας:

Απλό σύστημα αρχειοθέτησης συνδετήρων

Για τις μικρές επιχειρήσεις που δεν δημιουργούν πάρα πολλές γραφειοκρατικές διαδικασίες, το σύστημα συνδετικών είναι μια καλή επιλογή. Είναι επίσης ιδανικό για ανθρώπους που τους αρέσει να έχουν τα πάντα σε ένα μέρος ή που χρειάζονται τις πληροφορίες τους για να είναι κινητά. Το σύστημα συνδετήρων χρησιμοποιεί ένα μεγάλο συνδετικό τριών δακτυλίων, προστατευτικά φύλλων και διαιρέτες διατομών.

Χρησιμοποιήστε τους διαιρέτες των τμημάτων για να οργανώσετε τις κατηγορίες επιχείρησής σας, όπως εκκρεμείς παραγγελίες, ολοκληρωμένες παραγγελίες, πρωτότυπα αντίγραφα διαφόρων μορφών … κλπ. Από εκεί, θα αρχίσετε να συλλέγετε τα αρχεία στα προστατευτικά φύλλα. Μόλις γεμίσει ο συνδετήρας - στο τέλος της εβδομάδας, μήνα ή τρεις μήνες - θα είναι καιρός να καθαρίσετε. Θα μεταφέρετε απλώς αρχεία παραγγελιών πελατών και άλλα ιστορικά αρχεία σε ένα παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης που αντικατοπτρίζει πιστά την οργάνωση του binder σας.

Παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης

Τα παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης χρησιμοποιούν ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, αρχεία κρέμονται και φακέλους manila. Σχεδόν κάθε επιχείρηση θα χρειαστεί τελικά αυτό το είδος της κατάθεσης καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή της. Υπάρχει πάρα πολύ γραφειοκρατία που παράγεται με την πάροδο του χρόνου να μην έχει κανείς. Και επειδή τα φορολογικά αρχεία πρέπει να διατηρηθούν για επτά χρόνια, χρειάζεστε ένα μέρος για να αποθηκεύσετε όλα αυτά τα αρχεία. Τα παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης είναι ιδανικά για αντικείμενα που πρέπει να τηρούνται, αλλά δεν έχουν πρόσβαση σε τακτικά χρονικά διαστήματα, όπως οι φόροι του προηγούμενου έτους και οι άδειες επιχείρησης. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την απόκτηση του παραδοσιακού συστήματος αρχειοθέτησης και επιτυχίας:

• Σκεφτείτε τι είδους σύστημα θα χρησιμοποιήσετε στην πραγματικότητα. Μπορείτε να πάρετε καρύδια αγοράζοντας δροσερά αναλώσιμα γραφείου και να σχεδιάσετε το πιο περίτεχνο και πολύχρωμο σύστημα αρχειοθέτησης στον κόσμο, αλλά εάν δεν ταιριάζει με το στυλ εργασίας σας, θα είναι σπατάλη χρόνου και χρήματος ρύθμισης.
• Δημιουργήστε ένα σύστημα για τη διαχείριση του χαρτιού σας που επιτρέπει τον ελάχιστο αριθμό "επαφών". Θέλετε να αποφύγετε τη δημιουργία σωρών χαρτιού και να αντιμετωπίζετε κάθε κομμάτι πολλές φορές. Αντ 'αυτού, δουλέψτε για να αποφασίσετε σχετικά με το πού ένα κομμάτι χαρτί πρέπει να πάει την πρώτη φορά που το αγγίζετε.

• Αφιερώστε χρόνο για την κατάθεση. Είναι εύκολο να αποφύγετε αυτό το έργο όπως η πανούκλα, αλλά είναι απαραίτητο και θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να τρέξει πολύ πιο ομαλά. Ειδικά τα έσοδα και άλλα στοιχεία που χρησιμοποιούνται στη φορολογική χρέωση, διατηρώντας αυτά τα πράγματα οργανωμένα καθιστά την κατάθεση των φόρων σας πολύ πιο εύκολη.

Ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης

Ο ψηφιακός κόσμος δεν έχει εξαλείψει πλήρως την ανάγκη για αποθήκευση χαρτιού, αλλά έχει κάνει πολύ πιο εύκολη την αποθήκευση πληροφοριών. Τα ψηφιακά συστήματα μπορούν να δημιουργούν, να αποστέλλουν και να διαχειρίζονται τιμολόγια και να μπορούν να παρακολουθούν τα οικονομικά της επιχείρησής σας και στη συνέχεια να εισάγονται σε φορολογικό λογισμικό για ηλεκτρονική υποβολή. Μπορείτε να σαρώσετε τις αποδείξεις και να τις αποθηκεύσετε σε ένα αρχείο στον υπολογιστή σας (αν και πιθανότατα να διατηρήσετε και την έκδοση του χαρτιού). Τα ηλεκτρονικά συστήματα μπορούν να αποθηκεύσουν τους πελάτες σας, τους πελάτες και τις προοπτικές τους σε ένα σύστημα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων για εύκολη πρόσβαση, αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρέωση και πολλά άλλα.

Τα ηλεκτρονικά συστήματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποθηκεύσουν τις ιδέες σας, να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα έργα, να οργανώσετε τις πληροφορίες ή την έρευνα.

Αλλά όπως τα συστήματα αρχείων σε χαρτί, το σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης πρέπει να έχει μια οργανωτική δομή, χρησιμοποιώντας φακέλους και αρχεία που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας ή στο σύννεφο. Για ευκολότερη διαχείριση, χρησιμοποιήστε την ίδια δομή και ονόματα αρχείων στο ψηφιακό σας σύστημα όπως και στο δικό σας σύστημα χαρτιού. Για να προστατέψετε τα ψηφιακά σας αρχεία, δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας σε ένα ξεχωριστό σκληρό δίσκο ή σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αποθήκευσης.

Ένας συνδυασμός όλων των παραπάνω

Οι πιθανότητες είναι ότι θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε περισσότερα από ένα συστήματα για να διαχειριστείτε όλα τα δεδομένα και το υλικό που χρειάζεστε για να αποθηκεύσετε στην επιχείρησή σας. Κατ 'αρχάς, θα πρέπει να αποφασίσετε τι λειτουργεί καλύτερα για σας και στη συνέχεια να το εφαρμόσετε. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα σύστημα βιβλιοδεσίας που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε την καθημερινή διαχείριση της επιχείρησής σας, όπως το χρονοδιάγραμμά σας, το μάρκετινγκ και τα αντίγραφα των εντύπων σας.

Το παραδοσιακό σας σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα μακροπρόθεσμα έγγραφα σας, όπως φόρους προηγούμενων ετών, άδειες και επιχειρηματικές άδειες, καθώς και εγγραφές πνευματικής ιδιοκτησίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ψηφιακό σύστημα για να αποθηκεύσετε τις ιδέες σας, όπως το Evernote, και να παρακολουθήσετε έργα.

Από την άλλη πλευρά, ίσως θέλετε να είστε όσο το δυνατόν πιο ψηφιακοί, χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρονική λίστα και ένα ημερολόγιο, να σαρώσετε όλες τις αποδείξεις στον υπολογιστή σας και να χρησιμοποιήσετε λογισμικό ή υπηρεσίες online για όλες τις άλλες ανάγκες της επιχείρησής σας. Παρόλα αυτά, θα θέλετε ακόμα ένα σύστημα για τη διαχείριση του χαρτιού που παράγεται. Το κλειδί είναι να βρείτε το σύστημα που είναι εύκολο για εσάς να κολλήσετε και να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε.

Ενημερώθηκε τον Σεπτέμβριο του 2016 Leslie Truex