Πώς να κάνετε τις συναντήσεις σας για τη διοργάνωση παραγωγικών εκδηλώσεων

Δεν χρειάζεται να ψάχνετε πολύ μακριά για να βρείτε άρθρα από εμπειρογνώμονες σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου, καταγεγραμμένα στελέχη και άλλους γκουρού και ειδήμονες που αποκρύπτουν συναντήσεις και σας προτείνουν να αποφύγετε, να συρρικνώνετε ή με άλλο τρόπο να απαλλαγείτε από αυτές τις συχνά επίπονες εταιρικές απώλειες χρόνου.

Παρ 'όλα αυτά, μερικές φορές πρέπει απλώς να συναντηθούμε. Και ναι, υπάρχουν ορισμένες μεγάλες συμβουλές από εμπειρογνώμονες σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου, τον έλεγχο της ημερήσιας διάταξης και τους κανόνες της τάξης. Η εστίαση εδώ είναι λίγο διαφορετική, προσφέροντας κάποια δοκιμασμένη και αληθινή καθοδήγηση που θα βοηθήσει τους διαχειριστές να μετατρέψουν πέντε τύπους κοινών συνεδριάσεων σε ανώδυνα και παραγωγικά γεγονότα.

Πέντε λύσεις κοινής συνάντησης

1. Εξαλείψτε το θάνατο με ενημερώσεις "γύρω από το τραπέζι". Ξέρεις αυτή τη συνάντηση. Cram δεκαοκτώ άτομα σε ένα δωμάτιο και στη συνέχεια απαιτούν από κάθε άτομο να μοιραστεί μια ενημέρωση που συνήθως ακούγεται σαν μια προσπάθεια να δικαιολογήσουν την ύπαρξή τους και να κάνουν μια υπόθεση για την κατοχύρωσή τους στη μεγάλη αίθουσα εργαζομένων της φήμης. Οι διευθύνοντες σύμβουλοι και οι ανώτεροι ηγέτες είναι διαβόητοι για τη διεξαγωγή αυτών των συναντήσεων, πιστεύοντας αφελώς ότι αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για όλους να ακούνε τι συμβαίνει σε όλη την επιχείρηση. Στην πραγματικότητα, οι άνθρωποι συνήθως συντονίζονται και εστιάζουν στον προγραμματισμό της δικής τους ενημέρωσης που κανείς δεν θα ακούσει.

Αντι αυτου: Με όλα τα μέσα, να συναντήσετε τους συναδέλφους σας, τα μέλη της ομάδας ή τους βασικούς συναδέλφους σας, αλλά μην υποκύψετε στην προσέγγιση "γύρω από το τραπέζι". Προσφέρετε πληροφορίες σε εξαίρεση. Μοιραστείτε τα σχετικά νέα, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών αποτελεσμάτων, των μεγάλων κερδών πελατών ή των ενημερώσεων σχετικά με πρωτοβουλίες που αφορούν ολόκληρη την οργάνωση. Επίσης, επεκτείνετε την προσφορά για τα άτομα να θέσουν σημαντικά ζητήματα. Εάν έχει συμβεί κάτι αξιοσημείωτο και δεν είναι ευρέως γνωστό, κάποιος πρέπει να το μοιραστεί. Εάν μια ομάδα χρειάζεται βοήθεια από άλλη ομάδα, αυξήστε την αίτηση.

Διαφορετικά, μην αναγκάσετε όλους τους συμμετέχοντες να μοιραστούν.

2. Συνεδριάσεις κατάστασης εν γένει. Αυτά μπορεί να είναι βίαια χρονομεριστικά, ειδικά όταν κλειδώνονται ως επαναλαμβανόμενα γεγονότα και δεν επιδέχονται κακή διαχείριση.

αντι αυτου : Ποτέ μην καλέσετε μια συνάντηση για κάτι που μπορείτε να αναζητήσετε. Χρησιμοποιήστε τα τεχνολογικά εργαλεία της ημέρας για να διασφαλίσετε ότι οι ομάδες εργασίας σας διατηρούν μια τρέχουσα και ορατή ενημέρωση κατάστασης, όπου όλοι μπορούν να την δουν με το πάτημα ενός ποντικιού. Εάν πρέπει να συναντήσετε να μειώσετε τον προγραμματισμένο χρόνο συνάντησης στο μισό ή να χρησιμοποιήσετε προσεγγίσεις ευκινησίας και να εκτελέσετε σύντομες συνεδρίες stand-up. Να είστε δρακόντεροι για τις αποκλίσεις και τις περισπασμούς που επιμηκύνουν αυτές τις συνεδρίες. Επικεντρωθείτε στην κατανομή της κατάστασης και ζητήστε από τους ανθρώπους να αντιμετωπίσουν ζητήματα έξω από αυτό το φόρουμ.

3. Αδόμητες συναντήσεις ανταλλαγής ιδεών. Οι περισσότερες συναντήσεις καταιγισμού ιδεών δεν διευκολύνθηκαν τόσο καλά ώστε καταλήγουμε να καταπνίγουμε τις ιδέες, υποστηρίζοντας την ιδέα του αφεντικού ή δημιουργώντας μεγάλους καταλόγους δροσερότερων πραγμάτων μετά το χρόνο που δεν ακούγονται ούτε φαίνονται ξανά.

Αντι αυτου: Εργαστείτε για να ορίσετε το θέμα brainstorming και να το μοιραστείτε με τους προσκεκλημένους μπροστά από τη σύνοδο. Συγκεντρώστε τις εισροές τους, ενοποιήστε τους και δημοσιεύστε τους ή μοιραστείτε τους χωρίς να τους δώσετε τις ιδέες. Χρησιμοποιήστε τη ζωντανή συνεδρία για να μεταβείτε και να βασιστείτε στις υποβαλλόμενες ιδέες, προσθέτοντας στη λίστα. Αντιδράστε με την επιθυμία να αξιολογήσετε τις ιδέες σε αυτή τη σύνοδο. Ενσωματώστε άλλες τεχνικές που ελαχιστοποιούν τις πιέσεις κοινωνικοποίησης, όπως η γραφή του εγκεφάλου. Και πάνω απ 'όλα, εδραιώστε τις ιδέες και δημιουργήστε μια διαδικασία για να τις αξιολογήσετε καθώς και για να τις αρχειοθετήσετε για εύκολη αναφορά ομάδας σε μελλοντικές συνεδρίες και καταστάσεις.

4. Οι αναθεωρήσεις λειτουργιών που κάνουν την Ιερά Εξέταση ασταθής. Εάν έχετε υποφέρει ποτέ από μια σύνοδο όπου ο ηγέτης της συνάντησης - συνήθως εκτελεστικό μέλος - επικεντρώνεται σε μία αγωνιώδη λειτουργία ή αναζητά το αδύναμο σημείο στην παρουσίαση όλων και έπειτα να ψήσει τους αγγελιοφόρους ανελέητα, ξέρετε πόσο καταστροφική είναι αυτή η μορφή. Μην διαιωνίζετε αυτή τη διαδικασία.

Αντι αυτου: να διατηρήσετε ιδιωτικές τις βαθιές λειτουργικές καταδύσεις και τις εξετάσεις εταιρικής πρωτολογίας και να εστιάσετε στην ανταλλαγή βασικών λειτουργικών δεικτών, προβλημάτων και ευκαιριών. Η συνάντηση της ομάδας δεν είναι ο χρόνος ή ο τόπος για να διαχωρίσετε μια περιοχή ή ένα άτομο με χαμηλή απόδοση. Θέστε επί τόπου συνάντηση παρακολούθησης, αλλά μην υποβάλετε όλους τους άλλους στην ορατή διασταυρωμένη εξέταση σας σχετικά με αυτό το ζήτημα. Μην αποθαρρύνετε την υπευθυνότητα για βελτίωση, αλλά εξαλείψτε τη σκληρότητα και τι σημαίνει δημόσιο φρεγάρισμα από το ρεπερτόριό σας διαχείρισης συνάντησης.

5. Συνεδριάσεις που εγείρουν ζητήματα που απαιτούν αυθόρμητες αποφάσεις. Παραδόξως ή ειρωνικά, η αίθουσα συνεδριάσεων είναι ένα από τα χειρότερα σημεία για γρήγορες αποφάσεις. Το να θέτουμε ένα ζήτημα για πρώτη φορά και να ζητούμε μια απόφαση θέτει τους ανθρώπους στο επίκεντρο και θα σας αγανακτίσουν για τη χρήση αυτής της προσέγγισης.

Αντι αυτου: Συνεχίστε να εργάζεστε αδιάκοπα πριν από τις συναντήσεις των ομάδων για να εμπλακείτε βασικοί ενδιαφερόμενοι σε θέματα και επιλογές. Ζητήστε τη συμβολή σας, προσφέρετε τις προοπτικές σας και εργάζονται για να μοιραστείτε κοινά ενδιαφέροντα. Χρησιμοποιήστε το φόρουμ της σύσκεψης για να επικυρώσετε τα συμφέροντα των ενδιαφερομένων και να προσδιορίσετε τις συστάσεις τους. Παρόλο που ίσως δεν μπορείτε να πάρετε την άμεση απόφαση χωρίς άλλο ένα ή δύο βήματα, θα έχετε ενισχύσει τις σχέσεις εργασίας σας με την εργασία σας πριν από τη σύνοδο.

Η κατώτατη γραμμή για τώρα

Είμαστε κοινά πλάσματα από τη φύση και μάλιστα με μια ποικιλία τεχνολογικών εργαλείων που μας επιτρέπουν να συνδεθούμε χωρίς να βρισκόμαστε στον ίδιο χώρο, μερικές φορές βοηθάει να είμαστε πρόσωπο με πρόσωπο. Επωφεληθείτε αυτή τη φορά με σύνεση και δείξτε το σεβασμό σας προς τους συμμετέχοντες, δημιουργώντας συναντήσεις που ελαχιστοποιούν τις επενδύσεις χρόνου και μεγιστοποιούν την ανταλλαγή πληροφοριών υψηλής ποιότητας σε ένα μη απειλητικό περιβάλλον.