Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσω μια υπηρεσία επεξεργασίας μισθοδοσίας;

Ποιοι είναι οι λόγοι για την αναβολή της επεξεργασίας μισθοδοσίας;

Ακόμα κι αν έχετε μόνο λίγους υπαλλήλους, μπορείτε να αποφασίσετε να αναθέσετε την μισθοδοσία σας σε εξωτερικούς συνεργάτες. δηλαδή να μετατρέψει την επεξεργασία μισθοδοσίας και άλλες ευθύνες μισθοδοσίας σε κάποιον άλλο. Εδώ είναι μερικές σκέψεις που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε αν θα αναθέσετε σε τρίτους.

Θα εξετάσουμε πρώτα τις καταστάσεις στις οποίες ίσως θελήσετε να εξετάσετε την εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας σας, και στη συνέχεια κάποιες επιλογές εξωτερικής ανάθεσης.

Η εξωτερική μισθοδοσία μειώνει το κόστος εργασίας

Εάν πληρώνετε απλώς υπαλλήλους γραφείου, μπορείτε να υπολογίσετε την αμοιβή πολλαπλασιάζοντας τις ώρες με το συντελεστή και να καθορίσετε εάν οφείλετε οποιεσδήποτε υπερωρίες.

Αλλά αν παράγετε ένα προϊόν, πρέπει να γνωρίζετε το κόστος εργασίας για κάθε προϊόν, έτσι μπορείτε να καθορίσετε το κόστος των πωληθέντων αγαθών. Πρόκειται για μια περίπλοκη διαδικασία, κάτι περισσότερο από ένα γραφείο που πιθανότατα θα μπορούσε να χειριστεί. Έτσι, εάν θέλετε να μπορείτε να καθορίσετε το κόστος κατασκευής, η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος για να γίνει αυτό.

Αφήστε την υπηρεσία να διαπραγματευτεί με τις πολλαπλές πολιτείες, τις τοποθεσίες

Εάν έχετε υπαλλήλους σε περισσότερα από ένα κράτη, πρέπει να συμμορφώνεστε με τις απαιτήσεις πληρωμής και αναφοράς κρατικών φόρων εισοδήματος. Εάν η επιχείρησή σας λειτουργεί σε διαφορετικές πόλεις, ενδέχεται να έχετε επίσης τοπικούς φόρους εισοδήματος για να παρακρατήσετε, να πληρώσετε και να αναφέρετε.

Οι παρακρατηθέντες υπολογισμοί είναι δύσκολοι

Ο υπολογισμός των ποσών παρακράτησης για τους υπαλλήλους είναι περίπλοκος. Εν συντομία, πρέπει:

• Καθορίστε την ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος με βάση το W-4 του εργαζομένου (το οποίο μπορεί να αλλάξει όσο συχνά θέλει ο εργαζόμενος)
• Καθορίστε κρατική παρακράτηση για κράτη με φόρο εισοδήματος, με βάση το κράτος W-4
• Καθορίστε τους φόρους FICA στους μισθούς με 7,65% (και πρέπει να παρακολουθήσετε τους υψηλά αμειβόμενους υπαλλήλους για να είστε σίγουροι ότι η παρακράτηση στην κοινωνική ασφάλιση περιορίζεται στο ανώτατο όριο για το έτος)

Και αυτό είναι μόνο για εκκινητές. Ακόμη και για έναν εργαζόμενο, η διαδικασία καθορισμού των ποσών παρακράτησης μπορεί να είναι χρονοβόρα.

Αποφύγετε την παρακολούθηση των προθεσμιών

Η πληρωμή και η αναφορά των φόρων μισθωτών υπηρεσιών (ομοσπονδιακή και κρατική, παρακράτηση φόρου, φόροι FICA, ανεργία και αποζημίωση των εργαζομένων και ατομικές κρατικές μισθολογικές επιλογές) μπορεί να είναι εκφοβιστική.

Και μια χαμένη προθεσμία για πληρωμή ή αναφορά μπορεί να σας κοστίσει χρήματα σε πρόστιμα και κυρώσεις.

Η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας, ακόμη και με λίγους υπαλλήλους, είναι μια επιλογή που πολλοί εργοδότες θεωρούν νωρίς στις επιχειρήσεις τους. Ίσως είναι η σωστή επιλογή για την επιχείρησή σας, ανάλογα με τις περιστάσεις σας.

Πώς χρεώνονται οι υπηρεσίες επεξεργασίας μισθοδοσίας;

Πολλές υπηρεσίες επεξεργασίας μισθοδοσίας χρεώνουν μια βασική αμοιβή, έτσι ώστε ακόμα και αν έχετε μόνο έναν υπάλληλο πληρώνετε περισσότερα επειδή η υπηρεσία έχει όλα τα ίδια αρχεία για έναν εργαζόμενο όπως θα έκανε για 10. Για παράδειγμα, θα πρέπει ακόμα να υποβάλουν Έντυπο 941 κάθε τρίμηνο, ακόμη και αν έχετε μόνο έναν υπάλληλο. Το πρόσθετο κόστος για κάθε πρόσθετο υπάλληλο είναι πολύ μικρό. Με αυτό κατά νου, εδώ είναι μερικές πληροφορίες σχετικά με τις υπηρεσίες επεξεργασίας μισθοδοσίας, με το κόστος τους και τι παρέχουν:

Υποστηριζόμενες Υπηρεσίες Μισθοδοσίας

Ορισμένες υπηρεσίες κάνουν όλη την κατάθεσή σας για εσάς. Για παράδειγμα, εταιρείες όπως η Paychex και η ADP χρεώνουν ανά έλεγχο ανά περίοδο πληρωμής, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης, της άμεσης κατάθεσης και των περικοπών των επιταγών. Μπορείτε να εισάγετε πληροφορίες στο διαδίκτυο και να αναθέσετε έναν ειδικό για την πληρωμή μισθοδοσίας που θα σας βοηθήσει. Για παράδειγμα, μπορείτε να δείτε την πλήρη γκάμα υπηρεσιών της ADP στην ιστοσελίδα της.

Αυτοαπασχολούμενη Μισθοδοσία σε απευθείας σύνδεση

Άλλες υπηρεσίες σας βοηθούν να κάνετε τη δική σας κατάθεση. Για παράδειγμα, η ηλεκτρονική υπηρεσία μισθοδοσίας του Intuit σας επιτρέπει να συμπληρώσετε ηλεκτρονικά τις φόρμες μισθοδοσίας. Προτού επιλέξετε αυτές τις υπηρεσίες, βεβαιωθείτε ότι είναι συμβατές με το λειτουργικό σας σύστημα και το υλικό (μερικοί δεν λειτουργούν σε συστήματα Macintosh.

Εταιρείες όπως το Paycycle σας επιτρέπουν να κάνετε τη δική σας μισθοδοσία online. Χρεώνουν με τον αριθμό των εργαζομένων και τον αριθμό των κρατών.

Έκανα μια πολύ σύντομη ανασκόπηση αυτών των υπηρεσιών. Ορισμένες μπορεί να έχουν πρόσθετα χαρακτηριστικά που ίσως χρειαστείτε για μια συγκεκριμένη κατάσταση (π.χ. είσοδος timecard). Διαβάστε τις πληροφορίες στους δικτυακούς τόπους και επικοινωνήστε με τους εκπροσώπους των εταιρειών. Αυτός είναι πάντα ένας καλός τρόπος να πει πόσο φιλικοί θα είναι. Έχω παρουσιάσει μόνο μερικές από τις πολλές υπηρεσίες που μπορείτε να βρείτε online. Το IRS έχει πληροφορίες σχετικά με τις υπηρεσίες μισθοδοσίας και τους παρόχους υπηρεσιών που μπορεί να θέλετε να εξετάσετε.

Είναι Outsourcing μισθοδοσίας αξίας του κόστους;

Ακόμα κι αν έχετε μόνο έναν υπάλληλο, ίσως θελήσετε να εξετάσετε σοβαρά μια υπηρεσία μισθοδοσίας για να σας βοηθήσει να προετοιμάσετε τους μισθούς και να πληρώσετε και να αναφέρετε φόρους μισθωτών υπηρεσιών. Θυμηθείτε, ένα πρόστιμο ή ποινή για μια χαμένη πληρωμή ή έκθεση μπορεί να είναι κάτι περισσότερο από μια ολόκληρη χρονιά αξίας υπηρεσίας. Η δημιουργία ενός συστήματος μισθοδοσίας για την επιχείρησή σας δεν είναι η πρώτη σας προτεραιότητα. Και αν έχετε μια υπηρεσία, είναι ένα μικρό πράγμα που πρέπει να σκεφτείτε.