11 Συμβουλές διαχείρισης χρόνου που λειτουργούν

Νιώθετε την ανάγκη να είστε πιο οργανωμένοι και / ή πιο παραγωγικοί; Ξοδεύετε την ημέρα σας σε μια φρενίτιδα της δραστηριότητας και μετά αναρωτιέστε γιατί δεν έχετε καταφέρει πολλά; Στη συνέχεια, αυτές οι συμβουλές διαχείρισης χρόνου είναι για σας - θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να παραμείνετε δροσεροί και συγκεντρωμένοι.

1. Συνειδητοποιήστε ότι η διαχείριση του χρόνου είναι ένας μύθος.

Αυτό είναι το πρώτο πράγμα που πρέπει να καταλάβετε για τη διαχείριση του χρόνου, ότι ανεξάρτητα από το πόσο οργανωμένο είμαστε, υπάρχουν πάντα μόνο 24 ώρες την ημέρα. Ο χρόνος δεν αλλάζει. Το μόνο που μπορούμε να διαχειριστούμε είναι εμείς οι ίδιοι και τι κάνουμε με το χρόνο που έχουμε. Εκτιμήστε αυτό. Εσωτερικοποιήστε το. Και προχωρήστε το συντομότερο στην επόμενη συμβουλή.

2. Μάθετε πού σπαταλάτε χρόνο.

Πολλοί από εμάς είναι θύματα των χρονοβόρων που χάνουν το χρόνο που θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε πολύ πιο παραγωγικά. Ποιες είναι οι ληστές του χρόνου σου; Μήπως ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο surfing στο Internet, διαβάζοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομήσεις στο Facebook, γραπτά μηνύματα ή κάνοντας προσωπικές κλήσεις;

Σε μια έρευνα από το salary.com, το 89% των ερωτηθέντων παραδέχτηκε ότι σπαταλάει καθημερινά το χρόνο στην εργασία:

• 31% απόβλητα περίπου 30 λεπτά ημερησίως
• 31 τοις εκατό απόβλητα περίπου μία ώρα την ημέρα
• 16 τοις εκατό απόβλητα περίπου δύο ώρες την ημέρα
• 6 τοις εκατό απόβλητα περίπου τρεις ώρες την ημέρα
• 2% απόβλητα περίπου τέσσερις ώρες ημερησίως
• 2 τοις εκατό αποβλήτων πέντε ή περισσότερες ώρες την ημέρα

Είσαι μια σπατάλη χρόνου; Η παρακολούθηση των ημερήσιων δραστηριοτήτων βοηθάει στην ακριβή απεικόνιση του χρόνου που αφιερώνετε σε διάφορες δραστηριότητες, το οποίο είναι το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

3. Δημιουργήστε στόχους διαχείρισης χρόνου.

Θυμηθείτε, η εστίαση της διαχείρισης του χρόνου αλλάζει πραγματικά τις συμπεριφορές σας, χωρίς να αλλάζει χρόνο. Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι η εξάλειψη των προσωπικών σας απορριμμάτων. Για μια εβδομάδα, για παράδειγμα, ορίστε έναν στόχο ότι δεν πρόκειται να πάρετε προσωπικά τηλεφωνήματα ή να απαντήσετε σε μηνύματα κειμένου που δεν σχετίζονται με την εργασία ενώ εργάζεστε.

4. Εφαρμόστε ένα σχέδιο διαχείρισης χρόνου.

Σκεφτείτε αυτό ως επέκταση της τρίτης συμβουλής διαχείρισης χρόνου. Ο στόχος είναι να αλλάξετε τις συμπεριφορές σας με την πάροδο του χρόνου, για να επιτύχετε τον γενικό στόχο που έχετε ορίσει για εσάς, όπως η αύξηση της παραγωγικότητάς σας ή η μείωση του άγχους σας. Επομένως, πρέπει όχι μόνο να ορίσετε τους συγκεκριμένους στόχους σας, αλλά να τα παρακολουθήσετε με την πάροδο του χρόνου, για να δείτε αν τα ολοκληρώνετε ή όχι.

5. Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης χρόνου.

Είτε πρόκειται για Day-Timer, για ένα πρόγραμμα λογισμικού είτε για μια εφαρμογή τηλεφώνου, το πρώτο βήμα για τη σωματική διαχείριση του χρόνου σας είναι να ξέρετε πού πηγαίνει τώρα και να προγραμματίσετε πώς θα περάσετε το χρόνο σας στο μέλλον. Ένα πρόγραμμα λογισμικού, όπως το Outlook, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να προγραμματίζετε τα συμβάντα εύκολα και μπορείτε να ρυθμίσετε για να σας υπενθυμίζει εκ των προτέρων τα γεγονότα, διευκολύνοντας τη διαχείριση του χρόνου σας.

6. Προτεραιότητα αμείλικτη.

Θα πρέπει να ξεκινάτε κάθε μέρα με μια συνάντηση με προτεραιότητα για τις εργασίες εκείνης της ημέρας και να ρυθμίζετε το σημείο αναφοράς απόδοσης. Εάν έχετε 20 καθήκοντα για μια δεδομένη ημέρα, πόσοι από αυτούς πρέπει πραγματικά να ολοκληρώσετε;

7. Μάθετε να εκχωρήσετε ή / και να αναθέσετε σε τρίτους.

Η αντιπροσωπεία είναι ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα για να μάθετε πώς να κάνετε για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αλλά δεν έχει σημασία πόσο μικρή είναι η δουλειά σας, δεν υπάρχει λόγος να είστε ένα show ενός ατόμου - πρέπει να αφήσετε άλλους ανθρώπους να φέρουν μέρος του φορτίου . Η αντιπροσωπεία μοιράζεται τα καθήκοντα που προτιμάτε να αφήνετε σε κάποιον άλλο, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τον χρόνο που έχετε.

8. Καθιέρωση ρουτίνες και να τους κολλήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο.

Ενώ οι κρίσεις θα προκύψουν, θα είστε πολύ πιο παραγωγικοί εάν μπορείτε να ακολουθήσετε τις ρουτίνες τις περισσότερες φορές. Για τους περισσότερους ανθρώπους, η δημιουργία και μετά από μια ρουτίνα τους επιτρέπει να φτάνουν μέχρι τα καθήκοντα της ημέρας και όχι να ξεφλουδίζουν το χρόνο να ξεκινήσουν.

9. Έχετε τη συνήθεια να ορίζετε χρονικά όρια για τις εργασίες.

Για παράδειγμα, η ανάγνωση και η απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να καταναλώσει ολόκληρη την ημέρα σας αν την αφήσετε. Αντ 'αυτού, ορίστε ένα όριο μιας ώρας την ημέρα για αυτό το έργο και να επιμείνουμε σε αυτό. (Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αντιστοιχίσετε ένα σταθερό χρονικό διάστημα σε αυτή την εργασία αντί να απαντήσετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κατόπιν αιτήματος.)

10. Βεβαιωθείτε ότι τα συστήματά σας είναι οργανωμένα.

Σπαταλάτε πολύ χρόνο ψάχνοντας για αρχεία στον υπολογιστή σας; Πάρτε το χρόνο για να οργανώσετε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων. Το σύστημα αρχειοθέτησης σας επιβραδύνει; Επανεξέταση, επομένως είναι οργανωμένη στο σημείο που μπορείτε γρήγορα να βάζετε τα χέρια σας σε αυτό που χρειάζεστε.

11. Μην χάσετε χρόνο περιμένοντας.

Από τις συναντήσεις των πελατών με τους διορισμούς οδοντιάτρων, είναι αδύνατο να αποφύγετε την αναμονή για κάποιον ή κάτι τέτοιο. Αλλά δεν χρειάζεται να καθίσετε απλά εκεί και να περιστρέψετε τους αντίχειρές σας. Η τεχνολογία διευκολύνει την εργασία σας όπου κι αν βρίσκεστε. το tablet ή το smartphone σας θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συνδεδεμένοι. Μπορείτε να διαβάζετε μια αναφορά, να ελέγχετε ένα υπολογιστικό φύλλο ή να σχεδιάζετε την επόμενη εκστρατεία μάρκετινγκ.

Ο χρόνος σου ανήκει σε εσένα

Και εδώ είναι η πιο σημαντική συμβουλή διαχείρισης χρόνου όλων. Μπορείτε να έχετε τον έλεγχο και να ολοκληρώσετε ό, τι θέλετε να ολοκληρώσετε - μόλις έχετε αντιμετωπίσει το μύθο διαχείρισης του χρόνου και έχετε πάρει τον έλεγχο του χρόνου σας.