Τι εντάσσεται σε ένα φάκελο προσωπικού υπαλλήλων;

Ο φάκελος του προσωπικού των εργαζομένων είναι ο κύριος φάκελος των εργαζομένων που περιέχει το ιστορικό της εργασιακής σχέσης από την αίτηση απασχόλησης μέσω τεκμηρίωσης εξόδου και τερματισμού απασχόλησης. Μόνο το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού και ο άμεσος επιβλέπων και διευθυντής του εργαζόμενου μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες στο αρχείο προσωπικού των εργαζομένων και δεν φεύγουν ποτέ από το γραφείο ανθρώπινων πόρων.

Το αρχείο προσωπικού των εργαζομένων αποθηκεύεται γενικά σε κλειδωμένο, πυροπροστατευτικό γραφείο σε κλειδωμένο χώρο που είναι προσβάσιμο από το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού. Η εμπιστευτικότητα των πληροφοριών των εργαζομένων στον φάκελο προσωπικού είναι υψίστης σημασίας.

Από όλα τα αρχεία υπαλλήλων που τηρούνται από την εταιρεία, το αρχείο προσωπικού των εργαζομένων είναι πιο συχνά προσβάσιμο καθημερινά για πληροφορίες από τον εργοδότη, τον επιβλέποντα ή το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού.

Προβληματισμοί σχετικά με το περιεχόμενο αρχείου προσωπικού προσωπικού προσωπικού

Οι θεμελιώδεις αρχές και τα ερωτήματα που πρέπει να εξεταστούν κατά την κατάθεση οποιουδήποτε εγγράφου σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου είναι αυτά.

• Θα χρειαστεί ο εργοδότης ένα συγκεκριμένο έγγραφο για να δικαιολογήσει τις αποφάσεις σε περίπτωση που ο εργοδότης έχει εναχθεί; Θα χρειαζόταν ο εργοδότης το έγγραφο στο δικαστήριο;
• Γνωρίζει ο εργαζόμενος και καταλαβαίνει ότι το έγγραφο θα κατατεθεί στο αρχείο προσωπικού του / της; Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εργοδότες θα έπρεπε να υπογράψουν το έγγραφο από τον υπάλληλο, όχι να συμφωνήσουν με το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά να αναγνωρίσουν ότι γνωρίζουν και έχουν διαβάσει το έγγραφο.
• Δεν πρέπει να τοποθετούνται ποτέ εκπλήξεις, απόψεις ή προσωπικές σημειώσεις σχετικά με τον υπάλληλο σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου. Μόνο τα γεγονότα, καμία κερδοσκοπική σκέψη, ανήκουν σε ένα αρχείο προσωπικού προσωπικού.

Περιεχόμενο αρχείου προσωπικού προσωπικού

Ακολουθούν οι συστάσεις σχετικά με την τεκμηρίωση που πρέπει να φυλάσσει ένας εργοδότης σε αρχείο προσωπικού προσωπικού.

Ιστορικό Απασχόλησης

• Αίτηση εργασίας
• ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ
• Συνεχίστε τη συνοδευτική επιστολή
• Επαλήθευση εκπαίδευσης
• Επαλήθευση της απασχόλησης
• Επιστολή απορρίψεων
• Περιγραφή θέσης θέσης
• Εργασίες ανάλυσης εργασίας
• Προσφορά εργασίας επιστολή ή σύμβαση εργασίας
• Σύμβαση απασχόλησης ή σύμβαση προσωρινής αντιπροσωπείας, εάν χρησιμοποιείται
• Πληροφορίες επικοινωνίας εκτάκτου ανάγκης
• Υπογεγραμμένο έντυπο επιβεβαίωσης του εγχειριδίου των εργαζομένων που δείχνει την παραλαβή του εγχειριδίου των εργαζομένων
• Λίστα ελέγχου από τον νέο προσανατολισμό των εργαζομένων που δείχνει τα θέματα που καλύπτονται και από ποιον
• Οποιεσδήποτε συμφωνίες και έγγραφα τεκμηρίωσης
• Κάθε σύμβαση, έγγραφη συμφωνία, παραλαβή ή βεβαίωση μεταξύ του εργαζομένου και του εργοδότη (όπως μη συμβατική σύμβαση, σύμβαση εργασίας ή συμφωνία σχετικά με αυτοκίνητο που παρέχεται από την εταιρεία), για παράδειγμα
• Έντυπα επίσημης απασχόλησης της εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των αιτήσεων μεταφοράς, της προώθησης, των εσωτερικών αιτήσεων εργασίας κ.ο.κ.
• Οποιαδήποτε άλλη τεκμηρίωση σχετικά με την απασχόληση

Ανάπτυξη απόδοσης εργαζομένων, αναπτυξιακά σχέδια και βελτίωση

• Αντίγραφα οποιασδήποτε αξιολόγησης απόδοσης ή σχεδίων ανάπτυξης εργαζομένων
• Αυτοαξιολόγηση υπαλλήλων
• Εγγραφές από τυχόν επίσημες συμβουλευτικές συνεδρίες
• Σημειώσεις σχετικά με τη συμμετοχή ή την καθυστέρηση
• Τεκμηρίωση σχεδίου βελτίωσης απόδοσης
• Εκθέσεις πειθαρχικής δράσης
• Η αναγνώριση των εργαζομένων παρουσιάζεται όπως πιστοποιητικά, επιστολές αναγνώρισης κλπ
• Οι επίσημες προτάσεις και συστάσεις του υπαλλήλου, οι απαντήσεις του οργανισμού
• Εγγραφές εκπαίδευσης
• Αιτήσεις για κατάρτιση
• Αξιολογήσεις ικανοτήτων
• Ειδοποιήσεις ή χρονοδιαγράμματα κατάρτισης ή περιόδου εκπαίδευσης
• Ανάγκες αξιολογήσεων υπογράφηκαν
• Εκθέσεις δαπανών κατάρτισης
• Καταγγελίες από πελάτες ή συνεργάτες

Εγγραφές τερματισμού απασχόλησης

• Επιστολή παραίτησης υπαλλήλου
• Έξοδος από τεκμηρίωση συνέντευξης
• Ειδοποίηση Cobra
• Λίστα ελέγχου λήξης απασχόλησης
• Τελική λογιστική για όλες τις πτυχές της απασχόλησης του εργαζομένου, όπως η τελική πληρωμή, η αμοιβή των διακοπών, η επιστροφή της εταιρικής περιουσίας κ.ο.κ.

Πρόσθετα έγγραφα σχετικά με αρχεία προσωπικού είναι διαθέσιμα.

• Επισκόπηση αρχείου προσωπικού
• Πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού
• Τι εργοδότες δεν πρέπει να φυλάσσονται στα αρχεία προσωπικού