Μου είχατε στο Hello: σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία

Η αλήθεια είναι ότι, ενώ δεν είναι επιστήμη πυραύλων, η σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία σε ένα εργασιακό περιβάλλον συνεπάγεται κάτι παραπάνω από την ικανότητα να στείλει ένα χαιρετισμό. Δεδομένου ότι μπορεί να είναι το αρχικό σημείο επαφής σας με έναν πελάτη, πελάτη ή ακόμη και τον εργοδότη σας, είναι η ευκαιρία σας να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση ή μια κακή. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε όταν χρησιμοποιείτε το τηλέφωνο στο χώρο εργασίας:

Καταπίνετε πρώτα

Με άλλα λόγια, το στόμα σας πρέπει να είναι κενό όταν πραγματοποιείτε μια κλήση ή απαντώντας στο τηλέφωνο. Θέλετε να είστε σε θέση να μιλήσετε σαφώς και αυτό είναι αδύνατο εάν κάνετε μάσημα ή κατάποση.

Όνομα και κατάταξη Παρακαλώ

Όταν λαμβάνετε μια κλήση κατά την εργασία, θα πρέπει να προσδιορίσετε τον εαυτό σας και την εταιρεία και το τμήμα σας, αν ισχύει. Εάν ο καλών έχει μεταφερθεί από εσάς από την κύρια γραμμή της εταιρείας, μπορείτε να δηλώσετε μόνο το όνομά σας και το τμήμα. Το άτομο που απάντησε αρχικά στην πρόσκληση έδωσε το όνομα της εταιρείας. Όταν είστε ο καλών, προσδιορίστε τον εαυτό σας με τον ίδιο τρόπο πριν ζητήσετε το άτομο που προσπαθείτε να προσεγγίσετε.

Οι τρόποι κάνουν το θέμα

Να είστε πάντα ευγενικοί ανεξάρτητα από το ποιος βρίσκεται στο άλλο άκρο της γραμμής. Είτε μιλάτε με ρεσεψιονίστ είτε με τον πρόεδρο της εταιρείας, μην ξεχνάτε ποτέ να σας πω και σας ευχαριστώ. Εκτός από το γεγονός ότι όλοι αξίζουν σεβασμό, το άτομο που απαντά στην κλήση σας μπορεί να σιγουρευτεί ότι αντιμετωπίζεται κατάλληλα.

Συγκεντρώνω

Ενώ όλοι μας αρέσει να κάνουμε πολλαπλούς λόγους (ή να επιχειρήσουμε) να αποφύγουμε να τείνουμε σε άλλα πράγματα ενώ βρίσκεστε σε κλήση. Πρέπει να δώσετε στο άτομο που μιλάτε την αμέριστη προσοχή σας. Τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα, τα κοινωνικά μέσα και τα παιχνίδια μπορούν να περιμένουν.

Τώρα κρατήστε πατημένο

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αποφύγετε όλες τις άλλες συνομιλίες ενώ βρίσκεστε στο τηλέφωνο. Η πραγματικότητα παίρνει μερικές φορές τον τρόπο. Μπορεί να χρειαστεί να μιλήσετε με κάποιον που έρχεται στο γραφείο ή το θάλαμό σας ή να πάρει μια άλλη κλήση. Εστιάστε τον εαυτό σας και, στη συνέχεια, περιορίστε την άλλη συζήτησή σας σε λίγα δευτερόλεπτα. Μην αφήνετε κάποιον να περιμένει αναλλοίωτα. Εάν δεν μπορείτε να φροντίσετε γρήγορα το άλλο θέμα, αλλά πρέπει να αντιμετωπιστεί αμέσως, αντί να θέσετε το πρόσωπο με το οποίο μιλάτε σε αναμονή, ρωτήστε αν μπορείτε να καλέσετε πίσω σε μια εποχή που είναι βολική γι 'αυτήν.

Μην αφήνετε τον καλούντα σας να χάσει στο σύστημα

Υπάρχουν φορές που δεν θα μπορείτε να βοηθήσετε το άτομο στην άλλη άκρη της γραμμής και θα πρέπει να τον μεταφέρετε σε κάποιον που μπορεί. Όταν το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζει σε ποιον μεταφέρετε την κλήση και γιατί. Αφήστε τον να γνωρίζει τι να κάνει αν η κλήση δεν περάσει ή αν το άτομο στο οποίο τον στέλνετε δεν υπάρχει ή δεν μπορεί να βοηθήσει.

Κρατήστε τα μηνύματα σύντομα και γλυκά

Όταν αφήνετε ένα μήνυμα τηλεφωνητή για κάποιον, μιλάμε αργά και καθαρά, ειδικά όταν δηλώνετε το όνομά σας και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Πάρα πολλοί άνθρωποι αφήνουν πολύ μακρινά και ραμπερά μηνύματα μόνο για να μπερδέψουν γρήγορα τα ονόματα και τους αριθμούς τους στο τέλος που αφήνει τον παραλήπτη σε θέση να επιστρέψει την κλήση.

Μόλις είναι αρκετό

Αν αφήσετε ένα μήνυμα και το άτομο για το οποίο το αφήσατε δεν επιστρέφει αμέσως σε εσάς μπορεί να είναι επειδή δεν μπορεί αυτή τη στιγμή. Δεν χρειάζεται να καλέσετε ξανά και ξανά. Εάν πρόκειται για πιεστικό θέμα, μπορείτε να δοκιμάσετε να καλέσετε ξανά την επόμενη μέρα ή να ακολουθήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δηλώνοντας ότι έχετε αφήσει επίσης ένα φωνητικό ταχυδρομείο.

Ακούστε πρώτα

Ακούστε ένα φωνητικό ταχυδρομείο που λάβατε στο σύνολό του πριν επιστρέψετε το τηλεφώνημα. Μπορεί να μάθετε ότι δεν είναι καν απαραίτητο να καλέσετε ξανά (wow, τι εξοικονόμηση χρόνου) ή ότι πρέπει πρώτα να φροντίσετε κάτι. Για παράδειγμα, ο καλών μπορεί να χρειαστεί πληροφορίες που μπορείτε να έχετε έτοιμες όταν επιστρέψετε σε αυτήν.