Πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν σε ένα σχέδιο έργου

01 Στόχοι του προγράμματος

Οι στόχοι του έργου ορίζονται σε χάρτη έργου, αλλά πρέπει να συμπεριληφθούν και στο σχέδιο έργου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι να το κάνετε αυτό. Το σχέδιο έργου θα μπορούσε να εξηγήσει περαιτέρω τους στόχους του έργου ή θα μπορούσε να συμπεριλάβει τον χάρτη ως παράρτημα. Ανεξάρτητα από το πώς ένας διαχειριστής έργου επιλέγει να ενσωματώσει τους στόχους στο σχέδιο του έργου, το σημαντικό είναι να διατηρηθεί μια σαφής σχέση μεταξύ του πρώτου βασικού εγγράφου του χάρτη για το έργο του έργου και του δεύτερου βασικού εγγράφου του σχεδίου, του σχεδίου του σχεδίου .

02 Πεδίο εφαρμογής

Όπως και οι στόχοι του έργου, το Ässcope ορίζεται στο χάρτη. Ωστόσο, ένας διευθυντής έργου θα πρέπει να διευρύνει περαιτέρω το πεδίο εφαρμογής στο σχέδιο του έργου. Για παράδειγμα, ένα έργο για την αυτοματοποίηση μιας χειρωνακτικής διαδικασίας θα πρέπει να καθορίσει το πεδίο καθορίζοντας πού αρχίζει και τελειώνει αυτή η διαδικασία.

03 Ορόσημα και μεγάλα παραδοτέα

Τα βασικά επιτεύγματα ενός έργου ονομάζονται ορόσημα. Τα βασικά προϊόντα εργασίας ονομάζονται μεγάλα παραδοτέα. Αντιπροσωπεύουν τα μεγάλα στοιχεία της εργασίας σε ένα έργο. Ένα σχέδιο έργου πρέπει να προσδιορίζει αυτά τα στοιχεία, να τα ορίζει και να ορίζει προθεσμίες για την ολοκλήρωσή τους.

Εάν ένας οργανισμός αναλάβει ένα έργο για την ανάπτυξη νέου λογισμικού, τα μεγάλα παραδοτέα θα μπορούσαν να είναι ο τελικός κατάλογος των επιχειρησιακών απαιτήσεων και του τρόπου εφαρμογής τους. Μετά από αυτές, το έργο θα μπορούσε να έχει ορόσημα για την ολοκλήρωση του σχεδιασμού, τη δοκιμή του συστήματος, τις δοκιμές αποδοχής από τον χρήστη και την ημερομηνία ανάπτυξης του λογισμικού. Αυτά τα ορόσημα έχουν προϊόντα εργασίας που συνδέονται με αυτά, αλλά είναι περισσότερο για τις διαδικασίες από τα ίδια τα προϊόντα.

Ορόσημο και σημαντικές προθεσμίες παράδοσης δεν χρειάζεται να είναι ακριβείς ημερομηνίες, αλλά όσο πιο ακριβείς, τόσο το καλύτερο. Οι ακριβείς ημερομηνίες βοηθούν τους διαχειριστές έργων να καταστρέψουν τις δομές εργασίας με μεγαλύτερη ακρίβεια.

04 Δομή Κατανομής Εργασίας

Μια δομή κατανομής εργασιών, ή WBS, αποικοδομεί τα ορόσημα και τα μεγάλα παραδοτέα σε ένα έργο σε μικρότερα κομμάτια, ώστε ένα άτομο να μπορεί να αναλάβει την ευθύνη για κάθε κομμάτι. Κατά την ανάπτυξη της δομής κατανομής εργασιών, ο υπεύθυνος του έργου εξετάζει πολλούς παράγοντες, όπως τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας έργου, τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων, τους διαθέσιμους πόρους και τη συνολική προθεσμία για το έργο.

Ο υπεύθυνος του έργου είναι τελικά υπεύθυνος για την επιτυχία του έργου, αλλά δεν μπορεί να το κάνει μόνο του. Το WBS είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί ο διαχειριστής του έργου για να εξασφαλίσει τη λογοδοσία του στο έργο, διότι ενημερώνει τον χορηγό του έργου, τα μέλη της ομάδας έργου και τους ενδιαφερόμενους φορείς που είναι υπεύθυνοι για το τι. Εάν ο διαχειριστής του έργου ανησυχεί για μια εργασία, γνωρίζει ακριβώς σε ποιον θα συναντηθεί σχετικά με την ανησυχία αυτή.

05 Προϋπολογισμός

Ο προϋπολογισμός ενός έργου δείχνει πόσα χρήματα διατίθενται για την ολοκλήρωση του έργου. Ο υπεύθυνος του έργου είναι υπεύθυνος για την κατάλληλη διασπορά αυτών των πόρων. Για ένα έργο που έχει προμηθευτές, ο διαχειριστής του έργου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα ολοκληρώνονται σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα. Ορισμένοι προϋπολογισμοί σχεδίων συνδέονται με το σχέδιο ανθρώπινων πόρων.

06 Σχέδιο Ανθρώπινου Δυναμικού

Το σχέδιο ανθρώπινων πόρων δείχνει πώς θα στελεχωθεί το έργο. Μερικές φορές είναι γνωστό ως σχέδιο στελέχωσης. Αυτό το σχέδιο καθορίζει ποιος θα είναι στην ομάδα του έργου και πόσο μια χρονική δέσμευση κάθε άτομο αναμένεται να κάνει. Κατά την ανάπτυξη αυτού του σχεδίου, ο υπεύθυνος του έργου διαπραγματεύεται με τα μέλη της ομάδας και τους επιβλέποντες του πόσο χρόνο μπορεί να αφιερώνει κάθε μέλος της ομάδας στο έργο. Εάν το προσωπικό χρειάζεται να συμβουλευθεί το έργο αλλά ανήκει στην ομάδα του έργου, αυτό επίσης τεκμηριώνεται στο σχέδιο στελέχωσης. Και πάλι, ζητείται η γνώμη κατάλληλων εποπτών.

07 Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου

Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά σε ένα έργο. Ενώ κάθε πιθανή καταστροφή ή μικρός λόξυγκος είναι απρόβλεπτος, πολλοί μπορούν να προβλεφθούν. Στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου ο διαχειριστής του έργου προσδιορίζει τους κινδύνους για το έργο, την πιθανότητα να συμβούν αυτοί οι κίνδυνοι και τις στρατηγικές για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων. Ο διαχειριστής του έργου αναζητά πληροφορίες από τον ανάδοχο του έργου, την ομάδα έργου, τους ενδιαφερόμενους και τους εσωτερικούς εμπειρογνώμονες.

Εφαρμόζονται στρατηγικές μετριασμού για κινδύνους που ενδέχεται να προκύψουν ή που έχουν υψηλό κόστος που συνδέεται με αυτές. Οι κίνδυνοι που είναι απίθανο να εμφανιστούν και εκείνοι που έχουν χαμηλό κόστος σημειώνονται στο σχέδιο. Ωστόσο, ενδέχεται να μην έχουν στρατηγικές μετριασμού.

08 Σχέδιο Επικοινωνιών

Ένα σχέδιο επικοινωνίας περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ένα έργο θα κοινοποιηθεί σε διάφορα ακροατήρια. Όπως η δομή κατανομής εργασιών, ένα σχέδιο επικοινωνίας αναθέτει την ευθύνη για την ολοκλήρωση κάθε στοιχείου σε ένα μέλος της ομάδας έργου.

Κάθε μήνυμα έχει ένα προοριζόμενο κοινό. Οι διαχειριστές του έργου διασφαλίζουν ότι κάθε μήνυμα είναι προσαρμοσμένο στο συγκεκριμένο ακροατήριό του. Ένα σχέδιο επικοινωνίας βοηθά τους διαχειριστές έργων να διασφαλίσουν ότι οι σωστές πληροφορίες θα φτάσουν στους σωστούς ανθρώπους την κατάλληλη στιγμή.

09 Σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων

Ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο τα ενδιαφερόμενα μέρη θα χρησιμοποιηθούν στο έργο. Μερικές φορές οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να λαμβάνουν μόνο πληροφορίες. Αυτό μπορεί να ληφθεί υπόψη στο σχέδιο επικοινωνιών. Αν χρειάζονται περισσότερα από τα ενδιαφερόμενα μέρη, ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα αποκτηθεί.

10 Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών

Ένα σχέδιο διαχείρισης της αλλαγής θέτει ένα πλαίσιο για την πραγματοποίηση αλλαγών στο έργο. Οι διαχειριστές έργων τείνουν να θέλουν να αποφύγουν αλλαγές στο έργο, αλλά μερικές φορές είναι αναπόφευκτες. Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών παρέχει πρωτόκολλα και διαδικασίες για την πραγματοποίηση αλλαγών. Είναι κρίσιμο για τη λογοδοσία και τη διαφάνεια ότι οι χορηγοί έργων, οι υπεύθυνοι έργων και τα μέλη της ομάδας έργων ακολουθούν το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών.