Οι Βέλτιστες Πρακτικές για τα Αρχεία Προσωπικού Εργαζομένων

Είναι καλή ιδέα για έναν εργοδότη να διατηρεί ένα αρχείο προσωπικού για κάθε εργαζόμενο. Η τεκμηρίωση του ιστορικού απασχόλησης, τα αρχεία συμβολής και επίτευξης, οι πειθαρχικές ειδοποιήσεις, οι προαγωγές, τα σχέδια ανάπτυξης επιδόσεων και πολλά άλλα ανήκουν σε ένα αρχείο προσωπικού. Έξυπνοι εργοδότες διατηρούν περισσότερα από ένα αρχεία προσωπικού.

Ο εργοδότης έχει βάσιμους λόγους να φυλάσσει πολλούς φακέλους προσωπικού - ορισμένους νομικούς και ορισμένους για βέλτιστες πρακτικές απασχόλησης. Απαιτείται τεκμηρίωση, οπότε ο εργοδότης έχει μια ακριβή εικόνα του ιστορικού απασχόλησης ενός εργαζομένου. Η τεκμηρίωση υποστηρίζει τις αποφάσεις του εργοδότη και μπορεί να προστατεύσει τον εργοδότη σε δίκη-διατήρηση σωστά.

Το περιεχόμενο του αρχείου προσωπικού παρέχει μια ιστορική επισκόπηση των σημαντικών γεγονότων κατά τη διάρκεια της σταδιοδρομίας ενός υπαλλήλου. Υποστηρίζουν τις αποφάσεις που λαμβάνονται σχετικά με τον εργαζόμενο και την καριέρα του. Αποδεικνύουν το σκεπτικό του εργοδότη για την πρόσληψη, την προώθηση, τη μεταβίβαση, την ανταμοιβή και την αναγνώριση, καθώς και τις αποφάσεις εκτόξευσης.

Διαφορετικές οδηγίες σχετίζονται με διαφορετικούς τύπους αρχείων προσωπικού

Επειδή συνιστώνται διάφοροι τύποι αρχείων προσωπικού, διάφοροι κανόνες και οδηγίες σχετίζονται με κάθε τύπο αρχείου προσωπικού.

• Κάθε τύπος αρχείου προσωπικού έχει διαφορετικό λόγο για υπάρχοντα και διαφορετικά περιεχόμενα, για τον λόγο αυτό.
• Κάθε τύπος αρχείου προσωπικού αποθηκεύεται διαφορετικά.
• Η πρόσβαση σε ένα αρχείο προσωπικού περιορίζεται σε ορισμένους υπαλλήλους των περισσότερων οργανισμών. Οι διαφορετικοί τύποι αρχείων προσωπικού έχουν διαφορετικές οδηγίες πρόσβασης.
• Η πρόσβαση των υπαλλήλων στο αρχείο προσωπικού του / της επιτρέπεται, αλλά οι περισσότεροι εργοδότες δημιούργησαν κατευθυντήριες γραμμές για την πρόσβαση των εργαζομένων με πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. (Οι διάφορες πολιτείες και δικαιοδοσίες έχουν διαφορετικούς κανόνες, οπότε παραμείνετε ενημερωμένοι για την τοποθεσία σας.)Οι περισσότεροι οργανισμοί δεν επιτρέπουν στον διαχειριστή του υπαλλήλου να έχει πρόσβαση στο συνολικό αρχείο προσωπικού. Αναμένουν από τους διαχειριστές να διατηρούν σχετική τεκμηρίωση στο δικό τους αρχείο υπαλλήλων που δεν είναι το επίσημο αρχείο προσωπικού.

• Το τμήμα ανθρωπίνων πόρων είναι κύριος και είναι υπεύθυνο για τα αρχεία προσωπικού του προσωπικού.

Προτεινόμενα αρχεία προσωπικού

Ακολουθούν οι τύποι αρχείων προσωπικού που συνιστώνται και τι πρέπει να ξέρετε για τη συνεργασία τους.

Αρχείο προσωπικού προσωπικού

Αυτό είναι το βασικό αρχείο προσωπικού που διατηρεί ο εργοδότης για κάθε εργαζόμενο. Το αρχείο προσωπικού αποθηκεύει το ιστορικό απασχόλησης του κάθε υπαλλήλου. Αυτό είναι που πρέπει να ξέρετε για ένα αρχείο προσωπικού προσωπικού.

Ιατρικό αρχείο

Ο ιατρικός φάκελος των εργαζομένων έχει σοβαρούς νομικούς περιορισμούς που ο εργοδότης πρέπει να γνωρίζει και να λαμβάνει υπόψη. Εδώ είναι τι πρέπει να ξέρετε για την εμπιστευτικότητα και το περιεχόμενο ενός ιατρικού φακέλου των εργαζομένων.

Αρχείο μισθοδοσίας

Η πρόσβαση των υπαλλήλων στο αρχείο μισθοδοσίας των εργαζομένων είναι λιγότερο περιοριστική από την πρόσβαση στο ιατρικό αρχείο ή στο αρχείο προσωπικού. Ο φάκελος μισθοδοσίας περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον μισθό, την επιλογή των παροχών, τις μεταβολές των επιτοκίων πληρωμής, τις προφυλάξεις και άλλα νομικά έγγραφα που επηρεάζουν το μισθό του εργαζομένου. Διάφορα προσωπικό λογιστικών και ανθρώπινων πόρων έχει πρόσβαση στις πληροφορίες στο αρχείο μισθοδοσίας.

Το I-9 μορφοποιεί το αρχείο για τους υπαλλήλους

Λόγω των δικαιωμάτων πρόσβασης διαφόρων κυβερνητικών υπηρεσιών, ακολουθείτε τις βέλτιστες πρακτικές διατηρώντας ένα ξεχωριστό αρχείο για τα έντυπα των εργαζομένων I-9. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την αποθήκευση των εντύπων I-9.

Επισκόπηση των αρχείων προσωπικού

Απλά θέλετε τις γρήγορες και βασικές λεπτομέρειες σχετικά με τα αρχεία προσωπικού προσωπικού; Ελέγξτε εδώ για μια επισκόπηση των αρχείων προσωπικού προσωπικού.

Πολιτική πρόσβασης αρχείων προσωπικού για υπαλλήλους

Θέλετε να επιτρέψετε σε κάθε υπάλληλο να γνωρίζει τι είναι στο αρχείο του προσωπικού του, αλλά πρέπει να ελέγχετε την ακεραιότητα, την πληρότητα και την πληρότητα του αρχείου. Η διατήρηση της εμπιστευτικότητας των εργαζομένων και του εργοδότη και η περιορισμένη πρόσβαση διασφαλίζονται με πολιτική πρόσβασης στο αρχείο προσωπικού.

Τι να μην περιλαμβάνεται σε ένα αρχείο προσωπικού προσωπικού

Ψάχνετε για οδηγίες σχετικά με περιεχόμενο που δεν πρέπει ποτέ να συμπεριληφθεί σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου; Ακολουθούν οι καλύτερες συστάσεις μου σχετικά με το περιεχόμενο που θέλετε να διατηρήσετε είτε σε ξεχωριστή, ανεπίσημη τοποθεσία είτε δεν διατηρείτε καθόλου. Η διατήρηση αχρεωστήτως τεκμηριωμένων εγγράφων μπορεί να σας βλάψει.

Απόδειξη με έγγραφα

Ξέρετε ποια τεκμηρίωση είναι; Η λέξη, τεκμηρίωση, καλλιεργείται συχνά στον κόσμο της απασχόλησης και του ανθρώπινου δυναμικού. Όμως, η σημασία της τεκμηρίωσης και γιατί μπορεί να θέλετε να τεκμηριώσετε συγκεκριμένες εκδηλώσεις απασχόλησης καλύπτεται διεξοδικά εδώ.

Αποποίηση ευθυνών: Λάβετε υπόψη ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι μόνο για καθοδήγηση.