Πώς να διαμορφώσετε τις πληροφορίες επικοινωνίας σας σε μια συνοδευτική επιστολή

Όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή ή στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει μια συνοδευτική επιστολή, θα πρέπει να δώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε μια σαφή και ευανάγνωστη μορφή. Φαίνεται απλό, αλλά είναι σημαντικό να το κάνουμε σωστά.

Αναφέρετε τον καλύτερο τρόπο προσέγγισης

Τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα περιλαμβάνουν τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά η επιστολή σας θα πρέπει να υποδεικνύει τον πιο γρήγορο τρόπο επικοινωνίας με εσάς. Εάν στέλνετε μια επιστολή συνοδευτικής επιστολής, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας στον αριθμό τηλεφώνου παραπάνω". Ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσθέστε αυτήν την τελευταία πρόταση: "Ανυπομονώ να ακούσω από Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός τηλεφώνου μου είναι με την υπογραφή μου παρακάτω. " Έχετε μόλις διευκολύνει τον παραλήπτη να σας προσεγγίσει.

Στην ενότητα Εκτύπωση: Βάλτε τις πληροφορίες επικοινωνίας στην κορυφή

Όταν γράφετε ένα συνοδευτικό επιστολόχαρτο για εκτύπωση και αποστολή μηνυμάτων ή για δημοσίευση σε πίνακα εργασίας, το επάνω μέρος θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο μελλοντικός εργοδότης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας.

Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας επάνω αριστερά. Χρησιμοποιήστε ενιαία απόσταση και συνεπή γραμματοσειρά και διαμορφώστε την ως μπλοκ πληροφοριών. Συμπεριλάβετε την πλήρη ταχυδρομική σας διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου σας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Αφήστε ένα κενό, προσθέστε την ημερομηνία και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη, με ένα μόνο κενό. Συμπεριλάβετε το όνομα και τον τίτλο του ατόμου στο οποίο στέλνετε την επιστολή και το όνομα του οργανισμού.

Είναι έξυπνο να χρησιμοποιείτε το όνομα του ατόμου που λαμβάνει το γράμμα. Εάν πρέπει, ελέγξτε την ιστοσελίδα της εταιρείας ή το LinkedIn για να μάθετε το όνομα του διαχειριστή του τμήματος. Σε περίπτωση αμφιβολίας, καλέστε την κύρια γραμμή της εταιρείας και ρωτήστε τον ρεσεψιονίστ.

Αν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε το όνομα της επαφής, χρησιμοποιήστε το όνομα του τμήματος στα στοιχεία επικοινωνίας.

Ακολουθεί μια μορφή δειγματοληψίας στοιχείων επικοινωνίας για τον αιτούντα και την εταιρεία που απευθύνεται.

Το όνομα σουΗ διεύθυνση σουΗ πόλη, η πολιτεία και ο ταχυδρομικός σας κώδικαςΤον αριθμό του τηλεφώνου σαςΗ ηλεκτρονική σου διεύθυνση

Ημερομηνία

Ονομα παραλήπτηΤίτλος του παραλήπτηΕταιρίαΔιεύθυνσηΠόλη, κράτος και ταχυδρομικό κώδικα

Εάν συμπεριλάβετε τις πληροφορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, φροντίστε να ελέγχετε συχνά τα εισερχόμενά σας ώστε να μπορείτε να απαντάτε γρήγορα σε οποιεσδήποτε επαφές.

Στο Email: Επαφές Πηγαίνετε στο κάτω μέρος

Το τυπικό επιχειρηματικό στυλ για τις επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι διαφορετικό, επειδή το μέγεθος της οθόνης μπορεί να μην επιτρέπει τη γρήγορη σάρωση του πλήρους κειμένου με τον τρόπο που κάνει ένα κομμάτι χαρτιού. Αντί να καταχωρίσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην κορυφή, συμπεριλάβετε την υπογραφή σας. Μην συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη.

Η υπογραφή σας μπορεί να παραλείψει τη διεύθυνση του δρόμου σας εάν προτιμάτε. Διαφορετικά, δώστε μόνο το όνομά σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σχετικούς συνδέσμους με το κοινωνικό σας αποτύπωμα, όπως το προφίλ σας LinkedIn ή την ιστοσελίδα της επιχείρησής σας. Αυτά μπορούν να προσθέσουν επιπλέον πληροφορίες και να υποδείξουν το ανάστημα στο επάγγελμά σας.

Ακολουθούν παραδείγματα υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Το όνομα σουΗ ηλεκτρονική σου διεύθυνσηΤον αριθμό του τηλεφώνου σαςΠροφίλ LinkedIn (ή άλλη σχετική διεύθυνση ιστού)

Ένα μικρό γραφικό μπορεί να είναι αποδεκτό στην υπογραφή σας, όπως γραπτή υπογραφή κάτω από το κείμενο. Αλλά μην παρασυρθείτε. Κρατήστε το απλό και επαγγελματικό.

Αποθηκεύστε τα πρότυπα

Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε την ίδια βασική μορφή κάθε φορά για να μοιράζεστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας με επιστολή ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.Η αποθήκευση ενός παραδείγματος και η κοπή και επικόλληση του, όπως απαιτείται, θα διασφαλίσει ότι ποτέ δεν θα κάνετε τυπογραφικό λάθος ούτε θα αφήσετε τίποτα από ένα σημαντικό μήνυμα.